Cos’è la Posta Elettronica Certificata

L’e-mail è lo strumento più utilizzato nel mondo per lo scambio di comunicazione tra privati, aziende e Pubblica Amministrazione. L’enorme vantaggio della comunicazione elettronica rispetto alla tradizionale forma cartacea è l’immediatezza e la velocità con cui questa viene spedita e ricevuta. In più, all’interno di un’e-mail, si possono allegare oltre al testo, immagini, file audio e video e qualsiasi altro tipo di file.

Il nuovo traguardo della tecnologia si chiama PEC (acronimo di Posta Elettronica Certificata), un sistema nel quale viene fornito al mittente una documentazione elettronica, che ha valenza legale e che attesta l’invio e la consegna di documenti informatici.
Ma qual è l’agevolazione data da questo strumento?
La Certificazione dell’invio e della ricezione di quello che viene spedito; questo significa, da parte del gestore di posta, fornire al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio e, se presente, della documentazione allegata. Inoltre, anche al destinatario viene fornita, sempre dal gestore, una ricevuta di avvenuta o mancata consegna, con una precisa indicazione temporale.
In caso di smarrimento, da parte del mittente, delle ricevute, la traccia informatica delle operazioni svolte per inviare l’e-mail, che deve essere conservata per legge per 30 mesi (2 anni e 6 mesi), è in grado di consentire la riproduzione delle ricevute stesse, con uguale valore giuridico. Il DPR che disciplina le modalità d’utilizzo della Posta Elettronica Certificata, è quello dell’11 Febbraio 2005, che sancisce le linea guida per lo scambio di PEC sia nei rapporti con la PA, sia tra privati.
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Novità contenute nel DPR

• Potranno scambiarsi e-mail certificate sia le Pubbliche Amministrazioni, sia i privati. Garanti dell’avvenuta consegna saranno i gestori di posta elettronica, che a loro volta dovranno essere iscritti in un apposito elenco redatto dal Cnipa.
• L’iscrizione a questo elenco sarà possibile solo se si possiede un capitale minimo, maggiore o uguale ad 1 milione di euro e se si presenterà una polizza assicurativa contro i rischi derivanti dall’attività di gestore.
• I messaggi inviati verranno sottoscritti automaticamente dai gestori con firme elettroniche; quest’ultime dovranno essere apposte su ogni tipologia di PEC, in particolare sulle buste di trasporto e sulle ricevute per assicurare l’integrità e l’autenticità del messaggio.
• I gestori hanno l’obbligo di conservare traccia delle operazioni per 30 mesi (2 anni e 6 mesi).
• I gestori hanno l’obbligo di verificare la presenza eventuale di virus nelle e-mail inviate ed informare, in caso positivo, il mittente del blocco della trasmissione.
• Le imprese potranno dichiarare esplicitamente la volontà di accettare l’invio di Posta Elettronica Certificata, mediante indicazione nell’atto di iscrizione delle imprese.

Regole Tecniche

Il Decreto Ministeriale che contiene le “Regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata” è stato pubblicato nella G.U. del 15 novembre 2005, n. 266.
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Sarà il Cnipa ed effettuare le attività di vigilanza e controllo assegnategli dalla norma e, con un apposito Centro di competenza, supporterà le PA ai fini dell’introduzione della PEC nei procedimenti amministrativi.

Per ulteriori informazioni, potete visitare il sito del Cnipa, nella pagina dedicata alla Posta Elettronica Certificata, in particolare per le Modalità di Accreditamento e le Raccomandazioni per la compilazione delle domande d’iscrizione all’elenco pubblico.

Per concludere, vogliamo ricordare che il Cnipa ha redatto una circolare la n°51 del 2006 che introduce l’obbligo per i gestori di posta elettronica di effettuare test per verificare l’interoperabilità dei propri sistemi. Inoltre prescrive l’obbligo, per questi, di fornire nel più breve tempo possibile tutta l’informativa relativa ad eventuali malfunzionamenti.