La Posta Elettronica Certificata

L’e-mail è lo strumento più utilizzato nel mondo per lo scambio di comunicazione tra privati, aziende e Pubblica Amministrazione. L’enorme vantaggio della comunicazione elettronica rispetto alla tradizionale forma cartacea è l’immediatezza e la velocità con cui questa viene spedita e ricevuta. In più, all’interno di un’e-mail, si possono allegare oltre al testo, immagini, file audio e video e qualsiasi altro tipo di file.

Il nuovo traguardo della tecnologia si chiama PEC (acronimo di Posta Elettronica Certificata), un sistema nel quale viene fornito al mittente una documentazione elettronica, che ha valenza legale e che attesta l’invio e la consegna di documenti informatici.
Ma qual è l’agevolazione data da questo strumento?
La Certificazione dell’invio e della ricezione di quello che viene spedito; questo significa, da parte del gestore di posta, fornire al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio e, se presente, della documentazione allegata. Inoltre, anche al destinatario viene fornita, sempre dal gestore, una ricevuta di avvenuta o mancata consegna, con una precisa indicazione temporale.
In caso di smarrimento, da parte del mittente, delle ricevute, la traccia informatica delle operazioni svolte per inviare l’e-mail, che deve essere conservata per legge per 30 mesi (2 anni e 6 mesi), è in grado di consentire la riproduzione delle ricevute stesse, con uguale valore giuridico.

Dal 1º luglio 2013 le comunicazioni tra imprese e pubblica amministrazione devono avvenire solo via posta elettronica certificata (PEC), non essendo più accettate le comunicazioni in forma cartacea. La posta elettronica certificata ha lo stesso valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento.

Tutte le imprese e i professionisti devono comunicare i propri indirizzi PEC ai rispettivi organi competenti (Registro Imprese e Ordini Professionali) che ne consentono la consultazione telematica alle pubbliche amministrazioni. A loro volta, le Pubbliche amministrazioni devono istituire una casella PEC per ciascun registro di protocollo e comunicarla all’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID). L’Agenzia ha il compito di provvedere alla pubblicazione di tali caselle in un elenco consultabile per via telematica denominato Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA).

La materia è disciplinata dagli artt. 16 e 16 bis del DECRETO LEGGE 29 novembre 2008, n. 185 convertito, con modificazioni, dalla LEGGE 28 gennaio 2009, n. 2.