AGENZIA ENTRATE
Direzione Centrale Normativa e Contenzioso

RISOLUZIONE N. 298
Roma, 18 ottobre 2007

Oggetto: Istanza di interpello, articolo 11 legge
27 luglio 2002, n. 212, - Conservazione su supporti informatici delle copie delle dichiarazioni da parte dei CAF. - Adempimenti correlati e termine per l’invio dell’impronta dell’archivio informatico

Con l’istanza di interpello di cui all’oggetto, concernente l’esatta applicazione del decreto ministeriale 23 gennaio 2004, e’ stato esposto il seguente

QUESITO

Il signor ALFA, in qualita’ di coordinatore della ……….. dei C.A.F. (di seguito, istante), espone che la principale attivita’ dei C.A.F.-dipendenti consiste nel fornire servizi di assistenza fiscale ed elaborazione dati per la compilazione delle dichiarazioni dei redditi (modelli 730 e Unico). Espone inoltre che, in base al decreto legislativo 9 luglio 1997, n. 241, e al decreto ministeriale 31 maggio 1999, n. 164, i C.A.F. sono tenuti alla conservazione delle copie delle dichiarazioni consegnate in originale ai contribuenti ed inviate telematicamente all’Amministrazione finanziaria.
Considerato l’elevato numero
di contribuenti che si rivolgono ai C.A.F.-dipendenti, l’assolvimento di tale obbligo di conservazione risulta particolarmente gravoso, soprattutto a causa dell’inadeguatezza degli spazi necessari per l’archiviazione delle dichiarazioni cartacee, che devono oltretutto essere sempre agevolmente reperibili in caso di verifiche da parte degli organi preposti.

Dovendo adottare delle soluzioni alternative piu’ funzionali rispetto alla conservazione delle copie delle dichiarazioni su supporto cartaceo, l’istante ritiene di avvalersi della facolta’ di conservazione “anche su supporti informatici”, prevista dall’articolo 3, comma 9-bis, del decreto del Presidente
della Repubblica 22 luglio 1998, n. 322. In tale prospettiva, l’istante e’ dell’avviso che la copia conservata dal C.A.F. possa anche non riprodurre la sottoscrizione del contribuente, che deve invece essere apposta sull’originale consegnato al contribuente.

Nel richiamare, quindi, il decreto ministeriale 23 gennaio 2004, la deliberazione del C.N.I.P.A. n. 11 del 19 febbraio 2004 e la circolare n. 36/E del 6 dicembre 2006, l’istante chiede conferma della correttezza della soluzione interpretativa di seguito proposta.

SOLUZIONE INTERPRETATIVA PROSPETTATA

L’istante, riferendosi implicitamente alla modulistica relativa all’anno di imposta 2005, sostiene che le scelte espresse dal contribuente nei modelli 730/1 (scheda dei destinazione dell’8 per mille) e 730/1-bis (scheda di destinazione del 5 per mille) sono riportate obbligatoriamente nelle annotazioni del prospetto d i liquidazione modello 730/3, e che il contribuente e’ in possesso delle schede originali. Ritiene quindi possibile sottoporre a conservazione sostitutiva unicamente il modello
730 base ed il prospetto di liquidazione modello 730/3 secondo una modalita’ articolata in quattro fasi, in cui il C.A.F. esegue distintamente le operazioni di seguito elencate.

Fase 1: elabora e stampa la dichiarazione e consegna l’originale al contribuente, che la sottoscrive e la conserva ai sensi dell’articolo 43 del decreto del Presidente della Repubblica 29 settembre 1973, n. 600.

Fase 2: invia telematicamente la dichiarazione elaborata.

Fase 3:
crea una copia della dichiarazione su un documento informatico riportando i dati sul modello vigente. Tale documento puo’. essere creato, alternativamente: secondo le specifiche tecniche per la trasmissione telematica in formato file controllato tramite il programma reso disponibile dall’Agenzia delle Entrate (file con estensione DCM); in formato.pdf, con
apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica (firma digitale) al fine di garantirne l’attestazione della data, l’autenticita’ e l’integrita’.

I documenti informatici cosi’ redatti sono sottoposti al processo di conservazione disciplinato dal D.M. 23 gennaio 2004 e dalla deliberazione C.N.I.P.A. n. 11 del 2004, assicurando in ogni caso la possibilita’ - richiesta dall’articolo 3 del citato decreto - di estrarre informazioni in relazione al cognome, al nome, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi.

Fase 4: invia all’Agenzia delle Entrate l’impronta dell’archivio informatico oggetto della conservazione, entro 90 giorni dalla scadenza del termine per la presentazione telematica delle dichiarazioni fiscali.

PARERE DELL’AGENZIA DELLE ENTRATE

Ai fini di un corretto inquadramento della fattispecie in esame, la scrivente ha ritenuto di dover acquisire ulteriori elementi rispetto a quelli desumibili dall’originaria istanza d’interpello.
Pertanto, in data 23 maggio 2007 e’ stata richiesta all’istante, ai sensi dell’articolo 4, comma 4, del decreto ministeriale 26 aprile 2001, n. 209, una relazione volta a chiarire meglio la fase 3) della soluzione interpretativa prospettata, avuto particolare riguardo alle due modalita’ con cui l’istante
ritiene di dare esecuzione alla suddetta fase.
La relazione - pervenuta alla scrivente in data 22 giugno 2007 - precisa che, nell’ambito della prima modalita’ (archiviazione su supporti informatici di copia delle dichiarazioni trasmesse) vi e’ la “necessita’ di disporre di un software che consenta di assemblare i dai trasmessi all’Amministrazione finanziaria al modello conforme”, laddove nell’ambito della seconda modalita’ (creazione di una copia del modello 730 base e del 730/3 in formato standard pdf) “tale assemblaggio e’ operato prima di iniziare l’iter della conservazione”.

Dalle suddette precisazioni si evince che mentre in base alla prima modalita’ la copia della
dichiarazione e’ creata conformemente al file trasmesso .ll’Amministrazione finanziaria, in base alla seconda modalita’ la copia e’ creata in pdf conformemente al modello 730 cartaceo, dopo la sua compilazione.

Fonte