Ris. n. 161/E del 9 luglio 2007 Agenzia delle Entrate - Dir. centr. normativa e contenzioso
Iva - Obblighi dei contribuenti - Fatturazione - Fatturazione elettronica e modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto

D.M. 23 gennaio 2004 - Art. 21 del D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633 - Istanza di interpello ex art. 11 della L. 27 luglio 2000, n. 212

Con l’interpello … concernente l’interpretazione del D.M. 23 gennaio 2004, è stato esposto il seguente quesito:

La Banca Alfa S.p.a. (d’ora innanzi Banca o istante) intende attivare un servizio di conservazione sostitutiva dei documenti informatici e dei documenti analogici già memorizzati sotto forma di immagini.
A tale fine il Gruppo Alfa S.p.a. creerà una apposita struttura tecnica con il compito di conservare in maniera sostitutiva i documenti fiscalmente rilevanti della Banca, quelli di altre società del Gruppo nonché quelli di soggetti terzi, operando, quindi, anche come outsourcer.

Il servizio offerto comprende, oltre alla conservazione, anche il controllo periodico, il riversamento diretto ed, eventualmente, quello sostitutivo dei documenti conservati nonché l’attività necessaria all’invio dell’impronta dell’archivio alle Agenzie fiscali.
I documenti da conservare devono essere messi a disposizione dell’istante in modalità telematica, tramite un’apposita piattaforma di gestione documentale in tempo utile per rispettare il termine quindicinale per la conservazione delle fatture e quello annuale per la conservazione
degli altri documenti fiscalmente rilevanti.
Nelle ipotesi in cui la Banca assume l’incarico della conservazione per conto di soggetti terzi, la stessa rilascia un’attestazione da cui risulta la tipologia dei documenti detenuti; sarà, quindi, compito del committente inviare la comunicazione di variazione dati, prescritta dall’art. 35 del
D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633, indicando il luogo in cui sono conservati i
libri, i registri, le scritture contabili ed ogni altro documento fiscalmente rilevante.
Sempre quando opera come outsourcer l’istante richiede ai clienti che sulle immagini dei documenti analogici, ricevute in via telematica, siano già apposti il riferimento temporale e la firma digitale; ciò avrebbe la funzione di garantire che il cliente assuma la responsabilità nei confronti dell’Amministrazione finanziaria della veridicità del contenuto dei documenti presentati per la conservazione.
All’atto della ricezione dei documenti la Banca evidenzia lo stato di presa in carico, ne controlla la validità formale e provvede alla creazione di una tavola di indici sia per i documenti informatici che per l’immagine dei documenti analogici.
I documenti ricevuti sono archiviati, in modo distinto per ciascun cliente o società del gruppo, in un Archivio Documentale Informatico (ADI), a cui è possibile accedere da remoto per controllare la continuità cronologica, l’integrità e la correttezza di quanto trasmesso.
Al momento della conservazione i documenti sono prelevati dall’ADI e memorizzati su delle basi di dati idonee alla conservazione sostitutiva, in questa fase è previsto l’intervento del responsabile della conservazione, individuato contrattualmente dalle parti, il quale perfeziona il
procedimento di conservazione apponendo sull’insieme dei documenti la marca temporale e la firma digitale.
I documenti, una volta completato il procedimento di conservazione, possono essere consultati ed estratti sia dall’archivio dei documenti conservati che dalla base di dati della conservazione; inoltre l’istante è in grado di fornire uno o più supporti informatici (CD o DVD) contenenti
copia dell’archivio e dei documenti conservati.
In caso di controlli o ispezioni da parte delle competenti Autorità, nei confronti della Banca, di altre società del gruppo e di clienti estranei l’istante effettua la conservazione dei documenti disponibili sull’ADI, anticipando rispetto ai termini ordinari la conservazione sostitutiva.

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Fonte:  Agenzia Entrate
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