La nuova frontiera dell’innovazione gestionale ed organizzativa
Centro Direzionale Noalis - Elitec Group Sala corsi - Spinea (VE)
venerdì 19 marzo 2010

Temi trattati

• La smaterializzazione dell’archivio storico.
• L’archiviazione digitale e conservazione sostitutiva dei documenti aziendali rilevanti ai fini tributari.
• La verifica fiscale in regime di Conservazione Sostitutiva.

Un corso unico quanto a supporto documentale A tutti i partecipanti verrà offerta la documentazione cartacea ed elettronica delle slide proiettate. Un corso unico quanto a organizzazione La segreteria organizzativa ha stipulato convenzioni con alcuni alberghi che vi permetteranno, oltre a frequentare il corso, di visitare la Riviera del Brenta e Venezia. Un corso unico quanto a caratteristiche

• Apprendere le competenze indispensabili per ricoprire il ruolo del Responsabile della Conservazione Sostitutiva.
• Conoscerne compiti e responsabilità.
• Conoscere ed approfondire gli aspetti più critici della nuova normativa e le modalità per affrontare l’attività di controllo e il rapporto con l’agenzia delle entrate.
• Apprendere come gestire operativamente un progetto di Conservazione Sostitutiva.
• Acquisire la capacità di implementare e gestire un sistema di gestione documentale e di conservazione sostitutiva.
• Acquisire capacità di far evolvere la propria organizzazione alla gestione digitale.

Un corso per le aziende che devono nominare il proprio responsabile della conservazione, ma anche per:

• Il Responsabile Amministrativo
• Il Responsabile Area Fiscale
• Il Responsabile Sistemi Informativi
• Il Responsabile Archiviazione e Conservazione dei Documenti
• Il Responsabile Organizzazione
• Il Responsabile Legale
• Il Responsabile del Personale
• Il Dottore Commercialista
• Il Tributarista
• Consulente del Lavoro

Conservazione-Sostitutiva.it, in collaborazione con Elitec Group, BCC Banca di Monastier e del Sile - Credito Cooperativo e Mazars organizza il corso professionale per “Responsabile della Conservazione Sostitutiva”. Il corso, strutturato su 2 moduli, si rivolge a imprese e professionisti interessati ad acquisire le necessarie competenze giuridiche e fiscali da un lato, tecniche ed organizzative dall’altro. Tale corso permetterà di implementare nella propria organizzazione dei Sistemi di Gestione Documentale evoluti ed applicare le nuove disposizioni legislative in materia di fatturazione elettronica, archiviazione elettronica e conservazione ottica sostitutiva dei documenti aziendali e rilevanti ai fini tributari. Oggi è finalmente possibile risparmiare grazie alla fatturazione elettronica e alla completa valenza giuridica, ai fini civilistici e fiscali, dell’archiviazione ottica e conservazione sostitutiva dei documenti contabili, consentendo l’eliminazione dell’archivio cartaceo per tutto il periodo dell’accertamento. I costi, spesso occulti nei bilanci delle aziende, relativi all’archiviazione e alla gestione di fatture e di documenti contabili sono enormi in termini economici, di produttività, del personale addetto e di adeguamento agli obblighi normativi di sicurezza e privacy. Si aggiungono anche i costi relativi alle eventuali problematiche di contenzioso e ai tempi d’attesa per la gestione dei pagamenti con ricadute negative per l’immagine aziendale e per i rapporti con i terzi. Dal combinato delle seguenti disposizioni normative: D.P.R. n. 633/72, D.M. 30 luglio 1999 n.340, d.lgs. 52 del 20 febbraio 2004, D.M. del 23.01.2004,  D.P.R. 445/2000, d.lgs. 82 del 7 marzo 2005 e con l’avallo dell’Amministrazione finanziaria con le numerose Risoluzioni dell’Agenzia delle Entrate sono entrate in vigore le regole attese da dieci anni per eliminare la carta dagli uffici amministrativi e dagli archivi di aziende e di studi professionali con conseguente risparmio di tempi e costi.

• Quale è l’impatto sulla Sua Organizzazione dell’innovazione digitale conseguente alla smaterializzazione?
• Come misurare i costi e valutare i ritorni dell’investimento?
• Come implementare un sistema corretto di fatturazione elettronica e archiviazione ottica dei documenti aziendali?
• Cosa prevede la normativa e quali sono gli adempimenti necessari per entrare in regime di Conservazione Sostitutiva?
• Chi è o chi dovrebbe assumere il ruolo di Responsabile del processo di Conservazione Sostitutiva dei documenti rilevanti ai fini tributari?
• Quali competenze deve avere, quali responsabilità ha e quali compiti deve svolgere il Responsabile del processo di Conservazione Sostitutiva?
• Come gestire operativamente un progetto di Conservazione Sostitutiva?

Partecipando al corso organizzato da Conservazione-sostitutiva.it avrà una risposta a tutte queste domande e acquisirà le competenze necessarie per:

• conoscere la struttura e le caratteristiche del documento informatico e le differenze di gestione rispetto al documento analogico, nonché il nuovo quadro normativo cogente e gli strumenti di innovazione tecnologica da questo introdotti;
• conoscere, analizzare e saper interpretare gli aspetti legislativi della conservazione sostitutiva e il rapporto con l’Agenzia delle Entrate;
• conoscere i compiti e le responsabilità del Responsabile della Conservazione;
• acquisire la capacità di gestire un progetto e un sistema di Conservazione Sostitutiva come Responsabile di processo;
• conoscere e saper applicare gli aspetti tecnici della conservazione sostitutiva e le tecnologie per l’implementazione di un Sistema di Gestione Documentale finalizzato alla Conservazione Sostitutiva.

Profilo dei docenti

• dott. Umberto Zanini Dottore Commercialista e Revisore Contabile in Modena, svolge dal 1993 la professione occupandosi principalmente di tematiche fiscali, contabili e finanziarie delle nuove tecnologie informatiche e telematiche, oltre a svolgere attività di consulenza societaria e fiscale, sindaco e curatore fallimentare. Presidente della commissione informatica e telematica dell’Ordine dei Dottori Commercialisti di Modena, è esperto in fatturazione elettronica, outsourcing dei processi di fatturazione, conservazione sostitutiva di documenti fiscali e sistemi di pagamenti elettronici software-based. Consulente di importanti società e software house, ha partecipato quale relatore a convegni e seminari ed è co-autore del libro “Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva” edito da Experta.
• dott. Alberto Bobbo Esperto di nuove tecnologie, qualità del software e delle organizzazioni dell’informatica. Amministratore unico di Eli-net Srl. E’consulente in organizzazione aziendale, progetti e contratti nell’informatica e sistemi informativi per conto di Elitec Group. Fa parte del Consiglio direttivo dell’Associazione Italiana Cultura Qualità per il Triveneto.  Fornisce assistenza nella redazione e conduzione dei contratti di informatica ad importanti realtà imprenditoriali; sui temi della fatturazione elettronica e della conservazione sostitutiva è consulente per conto di Elitec Group.
• dott. Aldo Lonciari: Dottore Commercialista e Revisore Contabile. Svolge dal 1993 la professione occupandosi principalmente di tematiche di gestione aziendale, con particolare riferimento all’attività di revisione di bilancio e di revisione fiscale su aziende del Triveneto. E’ esperto in assistenza e consulenza amministrativa e gestionale, ha svolto attività di formazione del personale di importanti istituti di credito in materia fiscale e contabile. Consulente di importanti società e software house, è un’autorevole e competente voce in materia operante nel tessuto imprenditoriale locale. Aldo Lonciari è membro della redazione di Conservazione-sostitutiva.it.
• Graziano Barberini Esperto di nuove tecnologie, analista-programmatore di ventennale esperienza in campo gestionale e documentale. Responsabile Tecnico team sviluppo soluzioni di Gestione Documentale per Pro.Sy.T. Srl, conduce i progetti di sviluppo e implementazione della soluzione HYPERDoc e HYPERFlow di Pro.Sy.T. Srl e affronta l’analisi di integrazione tra software gestionale e di gestione documentale.

Programma e Contenuti Il Responsabile della Conservazione: Competenze legali, fiscali, amministrative

Programma e Contenuti - 2° Modulo del Corso. Il Responsabile della Conservazione: Competenze tecniche, operative ed organizzative.

Obiettivi

• Analizzare le opportunità giuridiche del nuovo e ormai stabile quadro normativo sulla valenza ai fini civilistici e fiscali di un documento informatico.
• Conoscere le nuove modalità di tenuta delle scritture contabili e fatturazione elettronica.
• Gli adempimenti necessari per la fatturazione elettronica.
• I requisiti, le caratteristiche tecniche dei documenti informatici e la firma digitale.
• L’impatto sui processi e la gestione del cambiamento verso un’azienda senza carta.
• Le procedure per una corretta archiviazione della documentazione contabile e fiscale.
• Valutare i costi di implementazione e il ritorno dell’investimento di un sistema di fatturazione elettronica e archiviazione ottica.
• Acquisire tutte le competenze necessarie per ricoprire il ruolo di Responsabile Conservazione in Azienda.

Brochure dell’evento e Sede del Corso Per visualizzare e stampare i documenti che seguono è necessario disporre di un software per la visualizzazione di file PDF. Consigliamo l’uso di Foxit Reader per leggerezza e velocità. Sede dell’evento (mappa) per raggiungere la sede del Corso. Si aprirà un nuovo sito, premere sul pulsante indietro del browser per tornare a questa pagina. Costo (iva esclusa)

350 Euro per 1 partecipante e il 15% di sconto a partire dal secondo partecipante 200 Euro per le organizzazioni iscritte a Conservazione-sostitutiva.it Nel costo sono incluse la documentazione, buffet e coffee break. Informazioni: Conservazione-Sostitutiva.it
Segreteria Corsi Via E. De Filippo, 80/1 30038 Spinea - Venezia tel. 041.5084911 fax 041.5084981 segreteria@conservazione-sostitutiva.it

La nuova frontiera dell’innovazione gestionale ed organizzativa
Centro Direzionale Noalis - Elitec Group Sala corsi - Spinea (VE)
venerdì 5 febbraio 2010

Temi trattati

• La smaterializzazione dell’archivio storico.
• L’archiviazione digitale e conservazione sostitutiva dei documenti aziendali rilevanti ai fini tributari.
• La verifica fiscale in regime di Conservazione Sostitutiva.

Un corso unico quanto a supporto documentale A tutti i partecipanti verrà offerta la documentazione cartacea ed elettronica delle slide proiettate. Un corso unico quanto a organizzazione La segreteria organizzativa ha stipulato convenzioni con alcuni alberghi che vi permetteranno, oltre a frequentare il corso, di visitare la Riviera del Brenta e Venezia. Un corso unico quanto a caratteristiche

• Apprendere le competenze indispensabili per ricoprire il ruolo del Responsabile della Conservazione Sostitutiva.
• Conoscerne compiti e responsabilità.
• Conoscere ed approfondire gli aspetti più critici della nuova normativa e le modalità per affrontare l’attività di controllo e il rapporto con l’agenzia delle entrate.
• Apprendere come gestire operativamente un progetto di Conservazione Sostitutiva.
• Acquisire la capacità di implementare e gestire un sistema di gestione documentale e di conservazione sostitutiva.
• Acquisire capacità di far evolvere la propria organizzazione alla gestione digitale.

Un corso per le aziende che devono nominare il proprio responsabile della conservazione, ma anche per:

• Il Responsabile Amministrativo
• Il Responsabile Area Fiscale
• Il Responsabile Sistemi Informativi
• Il Responsabile Archiviazione e Conservazione dei Documenti
• Il Responsabile Organizzazione
• Il Responsabile Legale
• Il Responsabile del Personale
• Il Dottore Commercialista
• Il Tributarista
• Consulente del Lavoro

Conservazione-Sostitutiva.it, in collaborazione con Elitec Group, BCC Banca di Monastier e del Sile - Credito Cooperativo e Mazars organizza il corso professionale per “Responsabile della Conservazione Sostitutiva”. Il corso, strutturato su 2 moduli, si rivolge a imprese e professionisti interessati ad acquisire le necessarie competenze giuridiche e fiscali da un lato, tecniche ed organizzative dall’altro. Tale corso permetterà di implementare nella propria organizzazione dei Sistemi di Gestione Documentale evoluti ed applicare le nuove disposizioni legislative in materia di fatturazione elettronica, archiviazione elettronica e conservazione ottica sostitutiva dei documenti aziendali e rilevanti ai fini tributari. Oggi è finalmente possibile risparmiare grazie alla fatturazione elettronica e alla completa valenza giuridica, ai fini civilistici e fiscali, dell’archiviazione ottica e conservazione sostitutiva dei documenti contabili, consentendo l’eliminazione dell’archivio cartaceo per tutto il periodo dell’accertamento. I costi, spesso occulti nei bilanci delle aziende, relativi all’archiviazione e alla gestione di fatture e di documenti contabili sono enormi in termini economici, di produttività, del personale addetto e di adeguamento agli obblighi normativi di sicurezza e privacy. Si aggiungono anche i costi relativi alle eventuali problematiche di contenzioso e ai tempi d’attesa per la gestione dei pagamenti con ricadute negative per l’immagine aziendale e per i rapporti con i terzi. Dal combinato delle seguenti disposizioni normative: D.P.R. n. 633/72, D.M. 30 luglio 1999 n.340, d.lgs. 52 del 20 febbraio 2004, D.M. del 23.01.2004,  D.P.R. 445/2000, d.lgs. 82 del 7 marzo 2005 e con l’avallo dell’Amministrazione finanziaria con le numerose Risoluzioni dell’Agenzia delle Entrate sono entrate in vigore le regole attese da dieci anni per eliminare la carta dagli uffici amministrativi e dagli archivi di aziende e di studi professionali con conseguente risparmio di tempi e costi.

• Quale è l’impatto sulla Sua Organizzazione dell’innovazione digitale conseguente alla smaterializzazione?
• Come misurare i costi e valutare i ritorni dell’investimento?
• Come implementare un sistema corretto di fatturazione elettronica e archiviazione ottica dei documenti aziendali?
• Cosa prevede la normativa e quali sono gli adempimenti necessari per entrare in regime di Conservazione Sostitutiva?
• Chi è o chi dovrebbe assumere il ruolo di Responsabile del processo di Conservazione Sostitutiva dei documenti rilevanti ai fini tributari?
• Quali competenze deve avere, quali responsabilità ha e quali compiti deve svolgere il Responsabile del processo di Conservazione Sostitutiva?
• Come gestire operativamente un progetto di Conservazione Sostitutiva?

Partecipando al corso organizzato da Conservazione-sostitutiva.it avrà una risposta a tutte queste domande e acquisirà le competenze necessarie per:

• conoscere la struttura e le caratteristiche del documento informatico e le differenze di gestione rispetto al documento analogico, nonché il nuovo quadro normativo cogente e gli strumenti di innovazione tecnologica da questo introdotti;
• conoscere, analizzare e saper interpretare gli aspetti legislativi della conservazione sostitutiva e il rapporto con l’Agenzia delle Entrate;
• conoscere i compiti e le responsabilità del Responsabile della Conservazione;
• acquisire la capacità di gestire un progetto e un sistema di Conservazione Sostitutiva come Responsabile di processo;
• conoscere e saper applicare gli aspetti tecnici della conservazione sostitutiva e le tecnologie per l’implementazione di un Sistema di Gestione Documentale finalizzato alla Conservazione Sostitutiva.

Profilo dei docenti

• dott. Umberto Zanini Dottore Commercialista e Revisore Contabile in Modena, svolge dal 1993 la professione occupandosi principalmente di tematiche fiscali, contabili e finanziarie delle nuove tecnologie informatiche e telematiche, oltre a svolgere attività di consulenza societaria e fiscale, sindaco e curatore fallimentare. Presidente della commissione informatica e telematica dell’Ordine dei Dottori Commercialisti di Modena, è esperto in fatturazione elettronica, outsourcing dei processi di fatturazione, conservazione sostitutiva di documenti fiscali e sistemi di pagamenti elettronici software-based. Consulente di importanti società e software house, ha partecipato quale relatore a convegni e seminari ed è co-autore del libro “Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva” edito da Experta.
• dott. Alberto Bobbo Esperto di nuove tecnologie, qualità del software e delle organizzazioni dell’informatica. Amministratore unico di Eli-net Srl. E’consulente in organizzazione aziendale, progetti e contratti nell’informatica e sistemi informativi per conto di Elitec Group. Fa parte del Consiglio direttivo dell’Associazione Italiana Cultura Qualità per il Triveneto.  Fornisce assistenza nella redazione e conduzione dei contratti di informatica ad importanti realtà imprenditoriali; sui temi della fatturazione elettronica e della conservazione sostitutiva è consulente per conto di Elitec Group.
• dott. Aldo Lonciari: Dottore Commercialista e Revisore Contabile. Svolge dal 1993 la professione occupandosi principalmente di tematiche di gestione aziendale, con particolare riferimento all’attività di revisione di bilancio e di revisione fiscale su aziende del Triveneto. E’ esperto in assistenza e consulenza amministrativa e gestionale, ha svolto attività di formazione del personale di importanti istituti di credito in materia fiscale e contabile. Consulente di importanti società e software house, è un’autorevole e competente voce in materia operante nel tessuto imprenditoriale locale. Aldo Lonciari è membro della redazione di Conservazione-sostitutiva.it.
• Graziano Barberini Esperto di nuove tecnologie, analista-programmatore di ventennale esperienza in campo gestionale e documentale. Responsabile Tecnico team sviluppo soluzioni di Gestione Documentale per Pro.Sy.T. Srl, conduce i progetti di sviluppo e implementazione della soluzione HYPERDoc e HYPERFlow di Pro.Sy.T. Srl e affronta l’analisi di integrazione tra software gestionale e di gestione documentale.

Programma e Contenuti Il Responsabile della Conservazione: Competenze legali, fiscali, amministrative

Programma e Contenuti - 2° Modulo del Corso. Il Responsabile della Conservazione: Competenze tecniche, operative ed organizzative.

Obiettivi

• Analizzare le opportunità giuridiche del nuovo e ormai stabile quadro normativo sulla valenza ai fini civilistici e fiscali di un documento informatico.
• Conoscere le nuove modalità di tenuta delle scritture contabili e fatturazione elettronica.
• Gli adempimenti necessari per la fatturazione elettronica.
• I requisiti, le caratteristiche tecniche dei documenti informatici e la firma digitale.
• L’impatto sui processi e la gestione del cambiamento verso un’azienda senza carta.
• Le procedure per una corretta archiviazione della documentazione contabile e fiscale.
• Valutare i costi di implementazione e il ritorno dell’investimento di un sistema di fatturazione elettronica e archiviazione ottica.
• Acquisire tutte le competenze necessarie per ricoprire il ruolo di Responsabile Conservazione in Azienda.

Brochure dell’evento e Sede del Corso Per visualizzare e stampare i documenti che seguono è necessario disporre di un software per la visualizzazione di file PDF. Consigliamo l’uso di Foxit Reader per leggerezza e velocità. Sede dell’evento (mappa) per raggiungere la sede del Corso. Si aprirà un nuovo sito, premere sul pulsante indietro del browser per tornare a questa pagina. Costo (iva esclusa)

350 Euro per 1 partecipante e il 15% di sconto a partire dal secondo partecipante 200 Euro per le organizzazioni iscritte a Conservazione-sostitutiva.it Nel costo sono incluse la documentazione, buffet e coffee break. Informazioni: Conservazione-Sostitutiva.it
Segreteria Corsi Via E. De Filippo, 80/1 30038 Spinea - Venezia tel. 041.5084911 fax 041.5084981 segreteria@conservazione-sostitutiva.it

Il programma:

Figure dei Responsabili della sicurezza dei dati:
Il Titolare dei dati
I Responsabili del trattamento
Il Responsabile della sicurezza
I Responsabili dell’ accesso ai dati
Gli Incaricati del Trattamento dati

Amministratori di sistema:
Provvedimento del 27/11/2008 (agg. 25/06/2009)

Definizione di amministratore di sistema:
Operatori che accedono in forma ampia ai dati, anche riservati e sensibili, nell’ambito di uno o più sistemi informativi.

• Amministratori di sistema (di Server e Dominio)
• Amministratori di Data-Base
• Amministratori di procedure applicative
• Amministratori di rete (apparati di sicurezza)
• Incaricati con accesso discontinuo/episodico ai dati

Rif. Bollettino del Garante 99/nov2009 + FAQ + Boll. 106/giu2009

Adempimenti in scadenza:
Entro e non oltre il 15/12/2009:

• Lettera di incarico nominativa e circostanziata
• Custodia delle credenziali
• Valutazione preventiva e qualificata degli amministratori
• Aggiornamento informative con indicazione degli Amministratori
• Aggiornamento degli elenchi degli Amministratori
• Produzione dei file “LOG”
• Problematiche connesse al controllo dei lavoratori
• Consistenza ed inalterabilità dei file di “LOG”
• Verifica annuale dell’operato degli amministratori

Semplificazioni:
Di cui all’art. 34 comma 1 bis del Codice Privacy

Responsabilità:
Illeciti amministrativi e penali
Mancata adozione delle “misure minime di sicurezza”
Sistema sanzionatorio

Backup/Restore Dati & O.S.:
Servizio Backup/Restore:

• Soluzione Enterprise/Small Business
• Soluzione Studio/Small Office

Maggiori informazioni presso PrivacySI.it

La nuova frontiera dell’innovazione gestionale ed organizzativa
Centro Direzionale Noalis - Elitec Group Sala corsi - Spinea (VE)
venerdì 13 novembre 2009

Temi trattati

• La smaterializzazione dell’archivio storico.
• L’archiviazione digitale e conservazione sostitutiva dei documenti aziendali rilevanti ai fini tributari.
• La verifica fiscale in regime di Conservazione Sostitutiva.

Un corso unico quanto a supporto documentale A tutti i partecipanti verrà offerta la documentazione cartacea ed elettronica delle slide proiettate. Un corso unico quanto a organizzazione La segreteria organizzativa ha stipulato convenzioni con alcuni alberghi che vi permetteranno, oltre a frequentare il corso, di visitare la Riviera del Brenta e Venezia. Un corso unico quanto a caratteristiche

• Apprendere le competenze indispensabili per ricoprire il ruolo del Responsabile della Conservazione Sostitutiva.
• Conoscerne compiti e responsabilità.
• Conoscere ed approfondire gli aspetti più critici della nuova normativa e le modalità per affrontare l’attività di controllo e il rapporto con l’agenzia delle entrate.
• Apprendere come gestire operativamente un progetto di Conservazione Sostitutiva.
• Acquisire la capacità di implementare e gestire un sistema di gestione documentale e di conservazione sostitutiva.
• Acquisire capacità di far evolvere la propria organizzazione alla gestione digitale.

Un corso per le aziende che devono nominare il proprio responsabile della conservazione, ma anche per:

• Il Responsabile Amministrativo
• Il Responsabile Area Fiscale
• Il Responsabile Sistemi Informativi
• Il Responsabile Archiviazione e Conservazione dei Documenti
• Il Responsabile Organizzazione
• Il Responsabile Legale
• Il Responsabile del Personale
• Il Dottore Commercialista
• Il Tributarista
• Consulente del Lavoro

Conservazione-Sostitutiva.it, in collaborazione con Elitec Group, BCC Banca di Monastier e del Sile - Credito Cooperativo e Mazars organizza il corso professionale per “Responsabile della Conservazione Sostitutiva”. Il corso, strutturato su 2 moduli, si rivolge a imprese e professionisti interessati ad acquisire le necessarie competenze giuridiche e fiscali da un lato, tecniche ed organizzative dall’altro. Tale corso permetterà di implementare nella propria organizzazione dei Sistemi di Gestione Documentale evoluti ed applicare le nuove disposizioni legislative in materia di fatturazione elettronica, archiviazione elettronica e conservazione ottica sostitutiva dei documenti aziendali e rilevanti ai fini tributari. Oggi è finalmente possibile risparmiare grazie alla fatturazione elettronica e alla completa valenza giuridica, ai fini civilistici e fiscali, dell’archiviazione ottica e conservazione sostitutiva dei documenti contabili, consentendo l’eliminazione dell’archivio cartaceo per tutto il periodo dell’accertamento. I costi, spesso occulti nei bilanci delle aziende, relativi all’archiviazione e alla gestione di fatture e di documenti contabili sono enormi in termini economici, di produttività, del personale addetto e di adeguamento agli obblighi normativi di sicurezza e privacy. Si aggiungono anche i costi relativi alle eventuali problematiche di contenzioso e ai tempi d’attesa per la gestione dei pagamenti con ricadute negative per l’immagine aziendale e per i rapporti con i terzi. Dal combinato delle seguenti disposizioni normative: D.P.R. n. 633/72, D.M. 30 luglio 1999 n.340, d.lgs. 52 del 20 febbraio 2004, D.M. del 23.01.2004,  D.P.R. 445/2000, d.lgs. 82 del 7 marzo 2005 e con l’avallo dell’Amministrazione finanziaria con le numerose Risoluzioni dell’Agenzia delle Entrate sono entrate in vigore le regole attese da dieci anni per eliminare la carta dagli uffici amministrativi e dagli archivi di aziende e di studi professionali con conseguente risparmio di tempi e costi.

• Quale è l’impatto sulla Sua Organizzazione dell’innovazione digitale conseguente alla smaterializzazione?
• Come misurare i costi e valutare i ritorni dell’investimento?
• Come implementare un sistema corretto di fatturazione elettronica e archiviazione ottica dei documenti aziendali?
• Cosa prevede la normativa e quali sono gli adempimenti necessari per entrare in regime di Conservazione Sostitutiva?
• Chi è o chi dovrebbe assumere il ruolo di Responsabile del processo di Conservazione Sostitutiva dei documenti rilevanti ai fini tributari?
• Quali competenze deve avere, quali responsabilità ha e quali compiti deve svolgere il Responsabile del processo di Conservazione Sostitutiva?
• Come gestire operativamente un progetto di Conservazione Sostitutiva?

Partecipando al corso organizzato da Conservazione-sostitutiva.it avrà una risposta a tutte queste domande e acquisirà le competenze necessarie per:

• conoscere la struttura e le caratteristiche del documento informatico e le differenze di gestione rispetto al documento analogico, nonché il nuovo quadro normativo cogente e gli strumenti di innovazione tecnologica da questo introdotti;
• conoscere, analizzare e saper interpretare gli aspetti legislativi della conservazione sostitutiva e il rapporto con l’Agenzia delle Entrate;
• conoscere i compiti e le responsabilità del Responsabile della Conservazione;
• acquisire la capacità di gestire un progetto e un sistema di Conservazione Sostitutiva come Responsabile di processo;
• conoscere e saper applicare gli aspetti tecnici della conservazione sostitutiva e le tecnologie per l’implementazione di un Sistema di Gestione Documentale finalizzato alla Conservazione Sostitutiva.

Profilo dei docenti

• dott. Umberto Zanini Dottore Commercialista e Revisore Contabile in Modena, svolge dal 1993 la professione occupandosi principalmente di tematiche fiscali, contabili e finanziarie delle nuove tecnologie informatiche e telematiche, oltre a svolgere attività di consulenza societaria e fiscale, sindaco e curatore fallimentare. Presidente della commissione informatica e telematica dell’Ordine dei Dottori Commercialisti di Modena, è esperto in fatturazione elettronica, outsourcing dei processi di fatturazione, conservazione sostitutiva di documenti fiscali e sistemi di pagamenti elettronici software-based. Consulente di importanti società e software house, ha partecipato quale relatore a convegni e seminari ed è co-autore del libro “Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva” edito da Experta.
• dott. Alberto Bobbo Esperto di nuove tecnologie, qualità del software e delle organizzazioni dell’informatica. Amministratore unico di Eli-net Srl. E’consulente in organizzazione aziendale, progetti e contratti nell’informatica e sistemi informativi per conto di Elitec Group. Fa parte del Consiglio direttivo dell’Associazione Italiana Cultura Qualità per il Triveneto.  Fornisce assistenza nella redazione e conduzione dei contratti di informatica ad importanti realtà imprenditoriali; sui temi della fatturazione elettronica e della conservazione sostitutiva è consulente per conto di Elitec Group.
• dott. Aldo Lonciari: Dottore Commercialista e Revisore Contabile. Svolge dal 1993 la professione occupandosi principalmente di tematiche di gestione aziendale, con particolare riferimento all’attività di revisione di bilancio e di revisione fiscale su aziende del Triveneto. E’ esperto in assistenza e consulenza amministrativa e gestionale, ha svolto attività di formazione del personale di importanti istituti di credito in materia fiscale e contabile. Consulente di importanti società e software house, è un’autorevole e competente voce in materia operante nel tessuto imprenditoriale locale. Aldo Lonciari è membro della redazione di Conservazione-sostitutiva.it.
• Graziano Barberini Esperto di nuove tecnologie, analista-programmatore di ventennale esperienza in campo gestionale e documentale. Responsabile Tecnico team sviluppo soluzioni di Gestione Documentale per Pro.Sy.T. Srl, conduce i progetti di sviluppo e implementazione della soluzione HYPERDoc e HYPERFlow di Pro.Sy.T. Srl e affronta l’analisi di integrazione tra software gestionale e di gestione documentale.

Programma e Contenuti Il Responsabile della Conservazione: Competenze legali, fiscali, amministrative

Programma e Contenuti - 2° Modulo del Corso. Il Responsabile della Conservazione: Competenze tecniche, operative ed organizzative.

Obiettivi

• Analizzare le opportunità giuridiche del nuovo e ormai stabile quadro normativo sulla valenza ai fini civilistici e fiscali di un documento informatico.
• Conoscere le nuove modalità di tenuta delle scritture contabili e fatturazione elettronica.
• Gli adempimenti necessari per la fatturazione elettronica.
• I requisiti, le caratteristiche tecniche dei documenti informatici e la firma digitale.
• L’impatto sui processi e la gestione del cambiamento verso un’azienda senza carta.
• Le procedure per una corretta archiviazione della documentazione contabile e fiscale.
• Valutare i costi di implementazione e il ritorno dell’investimento di un sistema di fatturazione elettronica e archiviazione ottica.
• Acquisire tutte le competenze necessarie per ricoprire il ruolo di Responsabile Conservazione in Azienda.

Brochure dell’evento e Sede del Corso Per visualizzare e stampare i documenti che seguono è necessario disporre di un software per la visualizzazione di file PDF. Consigliamo l’uso di Foxit Reader per leggerezza e velocità. Sede dell’evento (mappa) per raggiungere la sede del Corso. Si aprirà un nuovo sito, premere sul pulsante indietro del browser per tornare a questa pagina. Costo (iva esclusa)

350 Euro per 1 partecipante e il 15% di sconto a partire dal secondo partecipante 200 Euro per le organizzazioni iscritte a Conservazione-sostitutiva.it Nel costo sono incluse la documentazione, buffet e coffee break. Informazioni: Conservazione-Sostitutiva.it
Segreteria Corsi Via E. De Filippo, 80/1 30038 Spinea - Venezia tel. 041.5084911 fax 041.5084981 segreteria@conservazione-sostitutiva.it

La nuova frontiera dell’innovazione gestionale ed organizzativa
Centro Direzionale Noalis - Elitec Group Sala corsi - Spinea (VE)
venerdì 25 settembre 2009

Temi trattati

• La smaterializzazione dell’archivio storico.
• L’archiviazione digitale e conservazione sostitutiva dei documenti aziendali rilevanti ai fini tributari.
• La verifica fiscale in regime di Conservazione Sostitutiva.

Un corso unico quanto a supporto documentale A tutti i partecipanti verrà offerta la documentazione cartacea ed elettronica delle slide proiettate. Un corso unico quanto a organizzazione La segreteria organizzativa ha stipulato convenzioni con alcuni alberghi che vi permetteranno, oltre a frequentare il corso, di visitare la Riviera del Brenta e Venezia. Un corso unico quanto a caratteristiche

• Apprendere le competenze indispensabili per ricoprire il ruolo del Responsabile della Conservazione Sostitutiva.
• Conoscerne compiti e responsabilità.
• Conoscere ed approfondire gli aspetti più critici della nuova normativa e le modalità per affrontare l’attività di controllo e il rapporto con l’agenzia delle entrate.
• Apprendere come gestire operativamente un progetto di Conservazione Sostitutiva.
• Acquisire la capacità di implementare e gestire un sistema di gestione documentale e di conservazione sostitutiva.
• Acquisire capacità di far evolvere la propria organizzazione alla gestione digitale.

Un corso per le aziende che devono nominare il proprio responsabile della conservazione, ma anche per:

• Il Responsabile Amministrativo
• Il Responsabile Area Fiscale
• Il Responsabile Sistemi Informativi
• Il Responsabile Archiviazione e Conservazione dei Documenti
• Il Responsabile Organizzazione
• Il Responsabile Legale
• Il Responsabile del Personale
• Il Dottore Commercialista
• Il Tributarista
• Consulente del Lavoro

Conservazione-Sostitutiva.it, in collaborazione con Elitec Group, BCC Banca di Monastier e del Sile - Credito Cooperativo e Mazars organizza il corso professionale per “Responsabile della Conservazione Sostitutiva”. Il corso, strutturato su 2 moduli, si rivolge a imprese e professionisti interessati ad acquisire le necessarie competenze giuridiche e fiscali da un lato, tecniche ed organizzative dall’altro. Tale corso permetterà di implementare nella propria organizzazione dei Sistemi di Gestione Documentale evoluti ed applicare le nuove disposizioni legislative in materia di fatturazione elettronica, archiviazione elettronica e conservazione ottica sostitutiva dei documenti aziendali e rilevanti ai fini tributari. Oggi è finalmente possibile risparmiare grazie alla fatturazione elettronica e alla completa valenza giuridica, ai fini civilistici e fiscali, dell’archiviazione ottica e conservazione sostitutiva dei documenti contabili, consentendo l’eliminazione dell’archivio cartaceo per tutto il periodo dell’accertamento. I costi, spesso occulti nei bilanci delle aziende, relativi all’archiviazione e alla gestione di fatture e di documenti contabili sono enormi in termini economici, di produttività, del personale addetto e di adeguamento agli obblighi normativi di sicurezza e privacy. Si aggiungono anche i costi relativi alle eventuali problematiche di contenzioso e ai tempi d’attesa per la gestione dei pagamenti con ricadute negative per l’immagine aziendale e per i rapporti con i terzi. Dal combinato delle seguenti disposizioni normative: D.P.R. n. 633/72, D.M. 30 luglio 1999 n.340, d.lgs. 52 del 20 febbraio 2004, D.M. del 23.01.2004,  D.P.R. 445/2000, d.lgs. 82 del 7 marzo 2005 e con l’avallo dell’Amministrazione finanziaria con le numerose Risoluzioni dell’Agenzia delle Entrate sono entrate in vigore le regole attese da dieci anni per eliminare la carta dagli uffici amministrativi e dagli archivi di aziende e di studi professionali con conseguente risparmio di tempi e costi.

• Quale è l’impatto sulla Sua Organizzazione dell’innovazione digitale conseguente alla smaterializzazione?
• Come misurare i costi e valutare i ritorni dell’investimento?
• Come implementare un sistema corretto di fatturazione elettronica e archiviazione ottica dei documenti aziendali?
• Cosa prevede la normativa e quali sono gli adempimenti necessari per entrare in regime di Conservazione Sostitutiva?
• Chi è o chi dovrebbe assumere il ruolo di Responsabile del processo di Conservazione Sostitutiva dei documenti rilevanti ai fini tributari?
• Quali competenze deve avere, quali responsabilità ha e quali compiti deve svolgere il Responsabile del processo di Conservazione Sostitutiva?
• Come gestire operativamente un progetto di Conservazione Sostitutiva?

Partecipando al corso organizzato da Conservazione-sostitutiva.it avrà una risposta a tutte queste domande e acquisirà le competenze necessarie per:

• conoscere la struttura e le caratteristiche del documento informatico e le differenze di gestione rispetto al documento analogico, nonché il nuovo quadro normativo cogente e gli strumenti di innovazione tecnologica da questo introdotti;
• conoscere, analizzare e saper interpretare gli aspetti legislativi della conservazione sostitutiva e il rapporto con l’Agenzia delle Entrate;
• conoscere i compiti e le responsabilità del Responsabile della Conservazione;
• acquisire la capacità di gestire un progetto e un sistema di Conservazione Sostitutiva come Responsabile di processo;
• conoscere e saper applicare gli aspetti tecnici della conservazione sostitutiva e le tecnologie per l’implementazione di un Sistema di Gestione Documentale finalizzato alla Conservazione Sostitutiva.

Profilo dei docenti

• dott. Umberto Zanini Dottore Commercialista e Revisore Contabile in Modena, svolge dal 1993 la professione occupandosi principalmente di tematiche fiscali, contabili e finanziarie delle nuove tecnologie informatiche e telematiche, oltre a svolgere attività di consulenza societaria e fiscale, sindaco e curatore fallimentare. Presidente della commissione informatica e telematica dell’Ordine dei Dottori Commercialisti di Modena, è esperto in fatturazione elettronica, outsourcing dei processi di fatturazione, conservazione sostitutiva di documenti fiscali e sistemi di pagamenti elettronici software-based. Consulente di importanti società e software house, ha partecipato quale relatore a convegni e seminari ed è co-autore del libro “Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva” edito da Experta.
• dott. Alberto Bobbo Esperto di nuove tecnologie, qualità del software e delle organizzazioni dell’informatica. Amministratore unico di Eli-net Srl. E’consulente in organizzazione aziendale, progetti e contratti nell’informatica e sistemi informativi per conto di Elitec Group. Fa parte del Consiglio direttivo dell’Associazione Italiana Cultura Qualità per il Triveneto.  Fornisce assistenza nella redazione e conduzione dei contratti di informatica ad importanti realtà imprenditoriali; sui temi della fatturazione elettronica e della conservazione sostitutiva è consulente per conto di Elitec Group.
• dott. Aldo Lonciari: Dottore Commercialista e Revisore Contabile. Svolge dal 1993 la professione occupandosi principalmente di tematiche di gestione aziendale, con particolare riferimento all’attività di revisione di bilancio e di revisione fiscale su aziende del Triveneto. E’ esperto in assistenza e consulenza amministrativa e gestionale, ha svolto attività di formazione del personale di importanti istituti di credito in materia fiscale e contabile. Consulente di importanti società e software house, è un’autorevole e competente voce in materia operante nel tessuto imprenditoriale locale. Aldo Lonciari è membro della redazione di Conservazione-sostitutiva.it.
• Graziano Barberini Esperto di nuove tecnologie, analista-programmatore di ventennale esperienza in campo gestionale e documentale. Responsabile Tecnico team sviluppo soluzioni di Gestione Documentale per Pro.Sy.T. Srl, conduce i progetti di sviluppo e implementazione della soluzione HYPERDoc e HYPERFlow di Pro.Sy.T. Srl e affronta l’analisi di integrazione tra software gestionale e di gestione documentale.

Programma e Contenuti Il Responsabile della Conservazione: Competenze legali, fiscali, amministrative

Programma e Contenuti - 2° Modulo del Corso. Il Responsabile della Conservazione: Competenze tecniche, operative ed organizzative.

Obiettivi

• Analizzare le opportunità giuridiche del nuovo e ormai stabile quadro normativo sulla valenza ai fini civilistici e fiscali di un documento informatico.
• Conoscere le nuove modalità di tenuta delle scritture contabili e fatturazione elettronica.
• Gli adempimenti necessari per la fatturazione elettronica.
• I requisiti, le caratteristiche tecniche dei documenti informatici e la firma digitale.
• L’impatto sui processi e la gestione del cambiamento verso un’azienda senza carta.
• Le procedure per una corretta archiviazione della documentazione contabile e fiscale.
• Valutare i costi di implementazione e il ritorno dell’investimento di un sistema di fatturazione elettronica e archiviazione ottica.
• Acquisire tutte le competenze necessarie per ricoprire il ruolo di Responsabile Conservazione in Azienda.

Brochure dell’evento e Sede del Corso Per visualizzare e stampare i documenti che seguono è necessario disporre di un software per la visualizzazione di file PDF. Consigliamo l’uso di Foxit Reader per leggerezza e velocità. Sede dell’evento (mappa) per raggiungere la sede del Corso. Si aprirà un nuovo sito, premere sul pulsante indietro del browser per tornare a questa pagina. Costo (iva esclusa)

350 Euro per 1 partecipante e il 15% di sconto a partire dal secondo partecipante 200 Euro per le organizzazioni iscritte a Conservazione-sostitutiva.it Nel costo sono incluse la documentazione, buffet e coffee break.

Informazioni: Conservazione-Sostitutiva.it
Segreteria Corsi
Via E. De Filippo, 80/1 30038 Spinea - Venezia
tel. 041.5084911 fax 041.5084981
segreteria@conservazione-sostitutiva.it

SOLUZIONE INTERPRETATIVA PROSPETTATA DAL CONTRIBUENTE

1) Riferimento temporale per i documenti informatici rilevanti ai fini tributari
L’articolo 3, comma 1, lettera b), del Decreto del Ministro dell’economia e delle finanze 23 gennaio 2004 (d’ora innanzi per brevità D.M.) prevede che i documenti informatici rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie siano emessi con il riferimento temporale, che ha la funzione di attestare la data di formazione del documento.
A sua volta l’articolo 21 del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633 prevede che la fattura, sia analogica che elettronica, sia “… datata e numerata in ordine progressivo per anno solare” e che “l’attestazione della data, l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto della fattura elettronica sono rispettivamente garantite mediante l’apposizione su ciascuna fattura o sul lotto di fatture del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata dell’emittente”.
La presenza di una duplice indicazione temporale potrebbe ingenerare confusioni e difficoltà di natura interpretativa, ragion per cui l’istante propone di far coincidere il riferimento temporale con la data della fattura.
Tale soluzione sarebbe corroborata dalla normativa comunitaria ed in specie dagli articoli 226 e 234 della Direttiva del Consiglio 28 novembre 2006, n. 2006/112/CE.
Il primo contiene l’elencazione del contenuto minimo obbligatorio delle fatture tra cui rientra l’indicazione della data di emissione, mentre il secondo espressamente stabilisce che: “gli Stati membri non possono imporre ai soggetti
passivi che effettuano cessioni di beni o prestazioni di servizi nel loro territorio altri obblighi o formalità relativi all’uso di un sistema di trasmissione o messa a disposizione delle fatture per via elettronica”.
Poiché il riferimento temporale non viene individuato dal legislatore comunitario come indicazione obbligatoria da inserire nella fattura, il legislatore italiano non avrebbe potuto richiederlo quando ha dettato la disciplina della fattura elettronica con il decreto legislativo 20 febbraio 2004, n. 52.
2) Termine per la conservazione delle fatture elettroniche
L’articolo 3, comma 2, del D.M. stabilisce che la conservazione delle fatture elettroniche debba avvenire con cadenza almeno quindicinale. Poiché le fatture elettroniche già presentano stringenti requisiti di staticità, immodificabilità, e
garantiscono l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto del documento, l’istante propone di far decorrere il termine di quindici giorni per completare il procedimento di conservazione dalla data di registrazione della fattura nella contabilità generale o da altra data ben identificata e meno restrittiva e non, come avviene attualmente, dalla data di invio o ricezione della fattura.
3) Stampa dei documenti analogici rilevanti ai fini tributari emessi o ricevuti dal contribuente
I documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie sono nella maggior parte dei casi formati avvalendosi di strumenti informatici; tuttavia, non possiedono dall’origine i requisiti prescritti dal D.M. per essere considerati documenti informatici rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie.
Ciò comporta che tali documenti, pur essendo prodotti e trasmessi tramite strumenti informatici devono essere materializzati su un supporto fisico e possono successivamente essere sottoposti al procedimento di conservazione
sostitutiva, tramite acquisizione dell’immagine di tale supporto.
Dai documenti in parola, però, può essere generato uno spool, ossia un’immagine digitale statica e non modificabile, senza provvedere alla loro stampa. L’istante propone, dunque, di utilizzare gli spool generati ai fini della
conservazione sostitutiva, e di prevedere la stampa dei documenti generati o ricevuti dal contribuente soltanto in caso di accessi ispezioni e verifiche che potrebbero intervenire nel periodo che intercorre tra la generazione dello spool ed il completamento del procedimento di conservazione.
4) Conservazione sostitutiva di documenti creati con strumenti elettronici
non aventi le caratteristiche dei documenti informatici
Le due risoluzioni dell’Agenzia delle entrate 9 luglio 2007, n. 161/E e 28 gennaio 2008, n. 14/E hanno affermato e ribadito che i documenti creati con strumenti informatici, che non sono emessi con il riferimento temporale e la sottoscrizione elettronica, sono, ai fini delle disposizioni tributarie, documenti analogici e dunque per la loro esistenza è necessario procedere alla materializzazione su di un supporto fisico.
Soltanto dopo che il documento è stato materializzato, ossia, nella maggior parte di casi, stampato su carta, lo stesso si può dire venuto ad esistenza e, dunque, sarà possibile acquisirne l’immagine ai fini della conservazione sostitutiva.
L’istante, propone, invece, che l’immagine del documento possa essere ottenuta tramite lo spool di stampa, ferma restando la necessità di stampare il documento.
Tale possibilità risulterebbe confermata dall’articolo 4 del D.M., che per la conservazione dei documenti analogici rilevanti ai fini tributari, prevede che si debba acquisire la relativa immagine, senza precisare ulteriormente secondo
quale procedimento tale acquisizione debba avvenire.
5) Invio dell’impronta dell’archivio informatico oggetto di conservazione
L’articolo 5 del D.M. prevede che il contribuente “al fine di estendere la validità dei documenti informatici trasmette alle competenti Agenzie fiscali, l’impronta dell’archivio informatico oggetto della conservazione, la relativa sottoscrizione elettronica e la marca temporale”.
Sostiene l’istante che, poiché ai sensi del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 13 gennaio 2004, le marche temporali hanno valenza quinquennale e il soggetto che le ha rilasciate ne conserva copia, l’invio dell’impronta avrebbe la sola finalità pratica di portare a conoscenza delle Agenzie fiscali i nominativi dei soggetti che adottano sistemi di conservazione sostitutiva.
Se la finalità ultima dell’invio è, dunque, di notiziare l’Amministrazione finanziaria, tale effetto potrebbe essere raggiunto con un mezzo più snello e meno gravoso per il contribuente.
6) Distinzione “rigida” tra fatture analogiche e fatture elettroniche
L’associazione di categoria istante ritiene utile, per il decollo della fattura elettronica, non adottare una distinzione rigida tra fattura analogica e fattura elettronica, così che possa essere consentito ad un soggetto che emette un numero limitato di fatture in formato elettronico di stamparne una copia su carta da conservare secondo le regole proprie dei documenti analogici.
Tale modalità consentirebbe di gestire più agevolmente anche l’obbligo di fatturazione elettronica nei rapporti con le Amministrazioni dello Stato, con gli Enti pubblici nazionali e con le Regioni introdotto dall’articolo 1, commi da 209
a 213, della legge 24 dicembre 2007, n. 244 (finanziaria per il 2008).
PARERE DELL’AGENZIA DELLE ENTRATE
1) Riferimento temporale per i documenti informatici rilevanti ai fini tributari
Il riferimento temporale, secondo quanto espressamente stabilito dall’articolo 3, comma 1, lettera b), del D.M., assolve la funzione di attestare la data del documento informatico rilevante ai fini tributari.
In proposito l’Amministrazione finanziaria con la circolare n. 45/E del 2005, punto 2.5.2.1, ha avuto modo di chiarire che: “il riferimento temporale consiste in una informazione associata ad uno o più documenti informatici che attesta la data e l’ora di formazione della fattura elettronica”. Tale affermazione deve ritenersi valida per tutti i documenti informatici rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie.
In particolare la data assume una specifica rilevanza sia per i documenti che vengono emessi dal contribuente, ossia escono dalla sua disponibilità per essere inviati o comunicati a soggetti terzi, come la fattura, sia documenti che non sono destinati ad uscire dalla disponibilità del contribuente (come ad esempio libri e registri).
Secondo l’articolo 21, comma 2, del d.P.R. n. 633 del 1972 (che riprende l’articolo 226 della Direttiva comunitaria 2006/112/Ce), inoltre, “la fattura è datata e numerata in ordine progressivo per anno solare”; il comma 3 dispone
che l’attestazione della data della fattura è ottenuta tramite l’apposizione del riferimento temporale, e ai sensi del successivo comma 4, “la fattura è emessa al momento di effettuazione dell’operazione determinata a norma dell’articolo 6”.
Dal combinato delle trascritte disposizione si evince chiaramente che la data indicata nella fattura è la data di emissione del documento.
Orbene è possibile che, soprattutto nelle ipotesi di fatturazione differita (articolo 21, comma 4, d.P.R. n. 633 del 1972), la data di formazione del documento (data attestata dal riferimento temporale ) non coincida con la data di emissione dello stesso (data indicata sulla fattura).
Si ritiene pertanto che, così come previsto dalla normativa vigente, ogni documento informatico rilevante ai fini delle disposizioni tributarie, e quindi anche la fattura elettronica, debba presentare il riferimento temporale.
Peraltro, si evidenzia che esiste uno specifico interesse dell’Amministrazione finanziaria a conoscere quando un determinato documento sia stato formato, soprattutto se si tratta di documenti non “emessi”, cioè non destinati ad uscire dalla disponibilità del contribuente, interesse che consiste nel verificare il rispetto della tempistica di formazione e conservazione del documento stesso.
2) Termine per la conservazione delle fatture elettroniche Come chiarito con la circolare n. 45/E del 2005, punto 3.1, e successivamente ribadito con la risoluzione n. 161/E del 2007 “… si ritiene che il processo di conservazione delle fatture elettroniche debba essere operato entro i quindici giorni dal ricevimento/emissione delle stesse, così come previsto dall’art. 3, comma 2, ultimo periodo, del decreto ministeriale, fermi restando i termini per l’assolvimento degli obblighi di registrazione previsti dagli artt. 23 e 25 del D.P.R. n. 633 del 1972”.
Non essendo intervenute successivamente modifiche normative non può che ribadirsi l’orientamento interpretativo già espresso.
3) Stampa dei documenti analogici rilevanti ai fini tributari emessi o ricevuti dal contribuente
I documenti informatici per assumere rilevanza ai fini delle disposizioni tributarie, oltre ad avere la forma di documenti statici ed immodificabili, devono esser emessi con il riferimento temporale e la sottoscrizione elettronica.
Tali requisiti devono essere presenti fin dal momento dell’emissione del documento, ragion per cui un documento che non presenti dall’origine la firma elettronica qualificata ed il riferimento temporale, dovrà essere considerato come
un documento analogico formato tramite strumenti informatici.
Ciò comporta che siffatto documento, carente dei requisiti per essere considerato fin dalla sua origine un documento informatico, dovrà essere materializzato su di un supporto fisico per essere considerato giuridicamente esistente ai fini delle disposizioni tributarie.
La materializzazione su supporto fisico in generale e, più in particolare, la stampa su carta, sono, dunque, adempimenti ineludibili ai fini dell’esistenza stessa del documento formato tramite strumenti informatici ma carente del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata.
4) Conservazione sostitutiva di documenti creati con strumenti elettronici non aventi le caratteristiche dei documenti informatici
Come chiarito nel punto precedente, il documento creato con strumenti informatici, ma privo, fin dal momento della sua formazione, del riferimento temporale e della firma digitale, ai fini delle disposizioni fiscali è da considerare
come un documento analogico, per la cui esistenza è necessario la materializzazione su di un supporto fisico.
In particolare si sottolinea che soltanto a seguito della materializzazione il documento potrà considerarsi giuridicamente esistente e rilevante ai fini delle disposizioni tributarie.
Tuttavia, al fine della sua conservazione l’articolo 4, comma 1, del D.M. prevede che “il processo di conservazione digitale di documenti e scritture analogici rilevanti ai fini tributari avviene mediante memorizzazione della relativa
immagine, secondo le modalità di cui all’art. 3, commi 1 e 2,”
A sua volta, l’articolo 3, comma 2, del D.M. rimanda alla deliberazione A.I.P.A. n. 42 del 2001, per le modalità di memorizzazione.
Tale deliberazione è stata integralmente sostituita dalla deliberazione C.N.I.P.A. 19 febbraio 2004, n. 11, il cui articolo 1, lettera f), così definisce il concetto di “memorizzazione”: “processo di trasposizione su un qualsiasi idoneo supporto, attraverso un processo di elaborazione, di documenti analogici o informatici,
anche sottoscritti …”.
Il successivo articolo 4, che relativo alla conservazione dei documenti analogici, stabilisce che “il processo di conservazione sostitutiva di documenti analogici avviene mediante memorizzazione della relativa immagine direttamente sui supporti ottici, eventualmente, anche della relativa impronta, e termina con
l’apposizione, sull’insieme dei documenti o su una evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o di insiemi di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione
che attesta così il corretto svolgimento del processo”. Le trascritte disposizioni non specificano con quale sistema debba avvenire l’acquisizione dell’immagine, tale modalità, dunque, deve considerarsi libera e non soggetta a specifiche regole.
Tuttavia, trattandosi di acquisire l’immagine di “documenti”, ossia della rappresentazione di atti, fatti e dati giuridicamente rilevanti, è necessario che il procedimento di acquisizione garantisca che l’immagine rispecchi in maniera fedele, corretta e veritiera i dati, i fatti e gli atti che il documento rappresenta.
Per quanto riguarda le fatture, ad esempio, sarà necessario che dall’immagine acquisita ai fini della conservazione, risultino rappresentati gli elementi essenziali, indicati dall’articolo 21, comma 2, del d.P.R. n. 633 del 1972.
E’, altresì, opportuno evidenziare che, ai sensi dell’articolo 3, comma 1, lettera d), del D.M., ai fini della conservazione dei documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie, è necessario che la memorizzazione avvenga su qualsiasi
supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo, purché sia assicurato l’ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo d’imposta.
Inoltre a seguito della memorizzazione “devono essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita Iva, alla data o associazioni logiche di questi ultimi”.
Proiettando i principi testé enunciati alla fattispecie rappresentata dall’istante, se ne ricava che, ferma restando la necessità della materializzazione su supporto fisico dei documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie, formati tramite strumenti informatici, ma non aventi, fin dall’origine i requisiti dei documenti informatici, per la loro conservazione si potrà procedere all’acquisizione della relativa immagine tramite il processo di generazione dello spool (o rappresentazione grafica) di stampa, a condizione che l’immagine così acquisita rispecchi in maniera, fedele, corretta e veritiera il contenuto rappresentativo del documento.
Come precisato, è indispensabile che l’immagine sia memorizzata su di un supporto di cui sia assicurata la leggibilità nel tempo, con garanzia dell’ordine cronologico e senza soluzioni di continuità. Peraltro, fin dal momento della
memorizzazione dovranno essere garantire le funzioni di ricerca ed estrazione secondo i menzionati indici.
In ogni caso, infine, il supporto fisico dovrà essere conservato, ed a richiesta degli organi accertatori esibito, fino al completamento del processo di conservazione sostitutiva.
5) Invio dell’impronta dell’archivio informatico oggetto di conservazione
Con la circolare n. 36/E del 2006, punto 10, è stato chiarito che l’invio dell’impronta dell’archivio informatico oggetto di conservazione, della relativa sottoscrizione elettronica e della marca temporale “… risponde alla finalità “di
estendere la validità dei documenti informatici” conservati; in particolare, attraverso la comunicazione si attribuisce specifica rilevanza fiscale ai documenti conservati secondo le regole del decreto”.
La finalità dell’invio dell’impronta dell’archivio, della relativa sottoscrizione elettronica e della marca temporale alle Agenzie fiscali non è, dunque, soltanto quella di portare a conoscenza dell’Amministrazione finanziaria i nominativi dei soggetti che intendono adottare sistemi di conservazione sostitutiva dei documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie, bensì, risponde all’esigenza di garantire l’immodificabilità sia dell’archivio che dei documenti
che lo compongono, poiché eventuali modifiche dell’uno o degli altri, comporterebbero la generazione di un’impronta diversa da quella inviata.
Pertanto, l’adempimento in parola non può essere sostituito da altro più agevole e meno gravoso, come proposto dall’istante.
Al riguardo, si segnala che con il decreto del Ministro dell’economia e delle finanze 6 marzo 2009 è stato modificato il termine previsto per l’invio all’Agenzia dell’impronta dell’archivio informatico oggetto di conservazione; per
effetto delle novità, tale adempimento dovrà essere assolto non più entro il mese successivo, bensì entro il quarto mese successivo alla scadenza dei termini stabiliti dal D.P.R. 22 luglio 1998, n. 322 per la presentazione delle dichiarazioni relative alle imposte sui redditi, all’imposta regionale sulle attività produttive ed all’imposta sul valore aggiunto.
6) Distinzione “rigida” tra fatture analogiche e fatture elettroniche
L’articolo 39 del d.P.R. n. 633 del 1972 espressamente dispone che: “le fatture elettroniche consegnate o spedite in copia sotto forma cartacea possono essere archiviate in forma elettronica”. Dal dato testuale della norma emerge
chiaramente che il contribuente può emettere fatture elettroniche e consegnarle o spedirle al destinatario in copia sotto forma cartacea, in tale evenienza gli è anche consentito conservare o la fattura in forma elettronica o la sua copia cartacea.
Al riguardo l’Agenzia delle entrate con la circolare n. 45/E del 2005, punto 3.1.2, ha avuto modo di precisare che; “La fattura elettronica trasmessa e ricevuta in forma elettronica deve essere conservata nella stessa forma.
La fattura emessa in forma elettronica, ma consegnata o spedita in formato cartaceo, con i mezzi tradizionali o mediante strumenti elettronici (ad esempio, e-mail), può essere conservata in formato elettronico o, in alternativa, secondo le modalità tradizionali, su supporto cartaceo”.
I contribuenti, tuttavia, non potranno avvalersi della possibilità di conservare in forma cartacea copia delle fatture emesse nei confronti delle Amministrazioni dello Stato, anche ad ordinamento autonomo, degli Enti Pubblici nazionali e delle Regioni, allorquando diverranno operativi gli obblighi previsti dall’articolo 1, comma 209, delle legge n. 244 del 2007.
Ciò in quanto il richiamato comma 209, espressamente prevede che: “a decorrere dalla data di entrata in vigore del regolamento di cui al comma 213, l’emissione, la trasmissione, la conservazione e l’archiviazione delle fatture emesse nei rapporti con le amministrazioni dello Stato, anche ad ordinamento autonomo, e con gli enti pubblici nazionali, anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili, deve essere effettuata esclusivamente in forma elettronica, con
l’osservanza del decreto legislativo 20 febbraio 2004, n. 52, e del codice dell’amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82”.
Pertanto, a decorrere dal termine che verrà fissato dal regolamento previsto dal comma 213 per l’adempimento degli obblighi elencati dalla disposizione sopra riportata, i contribuenti che effettuano cessioni di beni e prestazioni di servizi in favore delle pubbliche amministrazioni statali e delle regioni saranno obbligati non soltanto ad emettere, ma anche a trasmette conservare ed archiviare le relative fatture secondo la disciplina propria della fatture elettroniche.

TITOLO I
DISPOSIZIONI GENERALI

IL PRESIDENTE
DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI

Visto il decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e successive modificazioni, recante il codice dell’amministrazione digitale e, in particolare, la sezione II, che disciplina le firme elettroniche ed i certificatori, e l’art. 71, comma 1;
Visto il decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e successive modificazioni, recante codice in materia di protezione dei dati personali;
Visto il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 13 gennaio 2004, recante le regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale 27 aprile 2004, n. 98;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica in data 7 maggio 2008, con il quale l’on. prof. Renato Brunetta e’ stato nominato Ministro senza portafoglio;
Visto il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri dell’8 maggio 2008, con il quale al predetto Ministro senza portafoglio e’ stato conferito l’incarico per la pubblica amministrazione e
l’innovazione;
Visto il decreto del Presidente del Consiglio dei ministri 13 giugno 2008, recante delega di funzioni del Presidente del Consiglio dei Ministri in materia pubblica amministrazione ed innovazione al Ministro senza portafoglio on. prof. Renato Brunetta;
Acquisito il parere tecnico del Centro nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione di cui al decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39 e successive modificazioni;
Sentito il Garante per la protezione dei dati personali;
Sentita la Conferenza unificata di cui all’art. 8 del decreto legislativo 28 agosto 1997, n. 281 nella seduta del 13 novembre 2008;
Espletata la procedura di notifica alla Commissione europea di cui alla direttiva 98/34/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 22 giugno 1998, modificata dalla direttiva 98/48/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 20 luglio 1998, attuata con decreto legislativo 23 novembre 2000, n. 427;
Decreta:

Art. 1.

Definizioni

1. Ai fini delle presenti regole tecniche si applicano le definizioni contenute nell’art. 1 del decreto legislativo 7 marzo
2005, n. 82, e successive modificazioni. Si intende, inoltre, per:
a) codice: il codice dell’amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82;
b) chiavi: la coppia di chiavi asimmetriche come definite all’articolo 1, comma 1, lettere h) e i), del codice;
c) CNIPA: il centro nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione;
d) compromissione della chiave privata: la sopravvenuta assenza di affidabilita’ nelle caratteristiche di sicurezza della chiave crittografica privata;
e) dati per la creazione della firma: l’insieme dei codici personali e delle chiavi crittografiche private, utilizzate dal
firmatario per creare una firma elettronica;
f) evidenza informatica: una sequenza di simboli binari (bit) che puo’ essere elaborata da una procedura informatica;
g) funzione di hash: una funzione matematica che genera, a partire da una evidenza informatica, una impronta in modo tale che risulti di fatto impossibile, a partire da questa, ricostruire l’evidenza informatica originaria e generare impronte uguali a partire da evidenze informatiche differenti;
h) impronta di una sequenza di simboli binari (bit): la sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza predefinita generata mediante l’applicazione alla prima di una opportuna funzione di hash;
i) marca temporale: il riferimento temporale che consente la validazione temporale;
l) registro dei certificati: la combinazione di uno o piu’ archivi informatici, tenuto dal certificatore, contenente tutti i
certificati emessi;
m) riferimento temporale: informazione, contenente la data e l’ora, che viene associata ad uno o piu’ documenti informatici.

Art. 2.

Ambito di applicazione

1. Il presente decreto stabilisce, ai sensi degli articoli 20, 24 comma 4, 27, 28, 29, 30 e 32 del codice, le regole tecniche per la generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche qualificate e per la validazione temporale, nonche’ per lo svolgimento delle attivita’ dei certificatori qualificati.
2. Le disposizioni di cui al titolo II si applicano ai certificatori che rilasciano al pubblico certificati qualificati in
conformita’ al codice.
3. Ai certificatori accreditati o che intendono accreditarsi ai sensi del codice, si applicano, oltre a quanto previsto dal comma 2, anche le disposizioni di cui al titolo III.
4. I certificatori accreditati rendono disponibile ai propri titolari un sistema di validazione temporale conforme alle
disposizioni di cui al titolo IV.
5. Ai prodotti sviluppati o commercializzati in uno degli Stati membri dell’Unione europea e dello spazio economico europeo in conformita’ alle norme nazionali di recepimento della direttiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo e del Consiglio, pubblicata nella Gazzetta Ufficiale dell’Unione europea, Serie L, n. 13 del 19 gennaio 2000, e’ consentito di circolare liberamente nel mercato interno.

TITOLO II
REGOLE TECNICHE DI BASE

Art. 3.

Norme tecniche di riferimento

1. I dispositivi sicuri per la generazione delle firme di cui all’art. 35 del codice sono conformi alle norme generalmente
riconosciute a livello internazionale.
2. Gli algoritmi di generazione e verifica delle firme, le caratteristiche delle chiavi utilizzate, le funzioni di hash, i
formati e le caratteristiche dei certificati qualificati, le caratteristiche delle firme digitali e delle marche temporali, il
formato dell’elenco di cui all’art. 39 del presente decreto, sono definiti, anche ai fini del riconoscimento e della verifica del documento informatico, con deliberazioni del CNIPA e pubblicati sul sito internet dello stesso Centro nazionale.
3. Il documento informatico, sottoscritto con firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata, non produce gli effetti di cui all’art. 21, comma 2, del codice, se contiene macroistruzioni o codici eseguibili, tali da attivare funzionalita’ che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati.
Art. 4.

Caratteristiche generali delle chiavi per la creazione e la verifica
della firma

1. Una coppia di chiavi per la creazione e la verifica della firma puo’ essere attribuita ad un solo titolare.
2. Se il soggetto appone la sua firma per mezzo di una procedura automatica ai sensi dell’art. 35, comma 3 del codice, deve utilizzare una coppia di chiavi diversa da tutte le altre in suo possesso.
3. Se la procedura automatica fa uso di un insieme di dispositivi sicuri per la generazione delle firme del medesimo soggetto, deve essere utilizzata una coppia di chiavi diversa per ciascun dispositivo utilizzato dalla procedura automatica.
4. Ai fini del presente decreto, le chiavi di creazione e verifica della firma ed i correlati servizi, si distinguono secondo le seguenti tipologie:
a) chiavi di sottoscrizione, destinate alla generazione e verifica delle firme apposte o associate ai documenti;
b) chiavi di certificazione, destinate alla generazione e verifica delle firme apposte o associate ai certificati qualificati, alle informazioni sullo stato di validita’ del certificato ovvero alla sottoscrizione dei certificati relativi a chiavi di marcatura temporale;
c) chiavi di marcatura temporale, destinate alla generazione e verifica delle marche temporali.
5. Non e’ consentito l’uso di una coppia di chiavi per funzioni diverse da quelle previste, per ciascuna tipologia, dal comma 4, salvo che, con riferimento esclusivo alle chiavi di cui al medesimo comma 4, lettera b), il CNIPA non ne autorizzi l’utilizzo per altri scopi.
6. Le caratteristiche quantitative e qualitative delle chiavi sono tali da garantire un adeguato livello di sicurezza in rapporto allo stato delle conoscenze scientifiche e tecnologiche, in conformita’ con quanto indicato dal CNIPA nella deliberazione di cui all’art. 3, comma 2.

Art. 5.

Generazione delle chiavi

1. La generazione della coppia di chiavi e’ effettuata mediante dispositivi e procedure che assicurano, in rapporto allo stato delle conoscenze scientifiche e tecnologiche, l’unicita’ e un adeguato livello di sicurezza della coppia generata, nonche’ la segretezza della chiave privata.
2. Il sistema di generazione della coppia di chiavi comunque assicura:
a) la rispondenza della coppia ai requisiti imposti dagli algoritmi di generazione e di verifica utilizzati;
b) l’utilizzo di algoritmi che consentano l’equiprobabilita’ di generazione di tutte le coppie possibili;
c) l’autenticazione informatica del soggetto che attiva la procedura di generazione.

Art. 6.

Modalita’ di generazione delle chiavi

1. Le chiavi di certificazione possono essere generate esclusivamente in presenza del responsabile del servizio.
2. Le chiavi di sottoscrizione possono essere generate dal titolare o dal certificatore.
3. La generazione delle chiavi di sottoscrizione effettuata autonomamente dal titolare, avviene all’interno del dispositivo sicuro per la generazione delle firme, che e’ rilasciato o indicato dal certificatore.
4. Il certificatore e’ tenuto ad assicurarsi che il dispositivo sicuro per la generazione delle firme, da lui fornito o indicato, presenti le caratteristiche e i requisiti di sicurezza di cui all’art. 35 del codice e all’art. 9 del presente decreto.
5. Il titolare e’ tenuto ad utilizzare esclusivamente il dispositivo sicuro per la generazione delle firme fornito dal
certificatore, ovvero un dispositivo scelto tra quelli indicati dal certificatore stesso.

Art. 7.

Conservazione delle chiavi e dei dati per la creazione della firma

1. E’ vietata la duplicazione della chiave privata e dei dispositivi che la contengono.
2. Per fini particolari di sicurezza, e’ consentito che le chiavi di certificazione vengano esportate, purche’ cio’ avvenga con modalita’ tali da non ridurre il livello di sicurezza e di riservatezza delle chiavi stesse.
3. Il titolare della coppia di chiavi:
a) assicura la custodia del dispositivo di firma in conformita’ all’art. 32, comma 1, del codice, in ottemperanza alle indicazioni fornite dal certificatore;
b) conserva le informazioni di abilitazione all’uso della chiave privata separatamente dal dispositivo contenente la chiave;
c) richiede immediatamente la revoca dei certificati qualificati relativi alle chiavi contenute in dispositivi di firma difettosi o di cui abbia perduto il possesso, o qualora abbia il ragionevole dubbio che essi siano stati usati abusivamente da persone non autorizzate;
d) mantiene in modo esclusivo la conoscenza o la disponibilita’ di almeno uno dei dati per la creazione della firma.

Art. 8.

Generazione delle chiavi al di fuori del dispositivo di firma

1. Se la generazione delle chiavi avviene su un sistema diverso da quello destinato all’uso della chiave privata, il sistema di generazione assicura:
a) l’impossibilita’ di intercettazione o recupero di qualsiasi informazione, anche temporanea, prodotta durante l’esecuzione della procedura;
b) il trasferimento della chiave privata, in condizioni di massima sicurezza, nel dispositivo di firma in cui verra’ utilizzata.
2. Il sistema di generazione e’ isolato, dedicato esclusivamente a questa attivita’ ed adeguatamente protetto.
3. L’accesso al sistema e’ controllato e ciascun utente preventivamente identificato per l’accesso fisico e autenticato per l’accesso logico. Ogni sessione di lavoro e’ registrata nel giornale di controllo.
4. Il sistema e’ dotato di strumenti di controllo della propria configurazione che consentano di verificare l’autenticita’ e l’integrita’ del software installato e l’assenza di programmi non previsti dalla procedura e di dati residuali provenienti dalla generazione di coppie di chiavi precedenti che possano inficiare l’equiprobabilita’ della generazione di quelle successive.

Art. 9.

Dispositivi sicuri e procedure per la generazione della firma

1. In aggiunta a quanto previsto all’art. 35 del codice, la generazione della firma avviene all’interno di un dispositivo sicuro per la generazione delle firme, cosi’ che non sia possibile l’intercettazione della chiave privata utilizzata.
2. Il dispositivo sicuro per la generazione delle firme deve poter essere attivato esclusivamente dal titolare mediante codici personali prima di procedere alla generazione della firma.
3. Il CNIPA, nell’ambito dell’attivita’ di cui agli articoli 29 e 31 del codice, valuta l’adeguatezza tecnologica della modalita’ di gestione dei codici personali anche in relazione al dispositivo di firma utilizzato.
4. La certificazione di sicurezza dei dispositivi sicuri per la creazione di una firma prevista dall’art. 35 del codice e’ effettuata secondo criteri non inferiori a quelli previsti:
a) dal livello EAL 4+ in conformita’ ai Profili di Protezione indicati nella decisione della Commissione europea 14 luglio 2003 e successive modificazioni;
b) dal livello EAL 4+ della norma ISO/IEC 15408, in conformita’ a  Profili di Protezione o traguardi di sicurezza giudicati adeguati ai sensi dell’art. 35, commi 5 e 6 del codice, e successive modificazioni.
5. La certificazione di sicurezza di cui al comma 4 puo’ inoltre essere effettuata secondo i criteri previsti dal livello di
valutazione E3 e robustezza HIGH dell’ITSEC, o superiori, con un traguardo di sicurezza giudicato adeguato dal CNIPA nell’ambito dell’attivita’ di cui agli articoli 29 e 31 del codice.
6. La personalizzazione del dispositivo sicuro di firma garantisce almeno:
a) l’acquisizione da parte del certificatore dei dati identificativi del dispositivo sicuro per la generazione delle firme
utilizzato e la loro associazione al titolare;
b) la registrazione nel dispositivo sicuro per la generazione delle firme del certificato qualificato, relativo alle chiavi di
sottoscrizione del titolare.
7. La personalizzazione del dispositivo sicuro per la generazione delle firme puo’ prevedere, per l’utilizzo nelle procedure di firma, la registrazione, nel dispositivo sicuro per la generazione delle firme, del certificato elettronico relativo alla chiave pubblica del certificatore la cui corrispondente privata e’ stata utilizzata per sottoscrivere il certificato qualificato relativo alle chiavi di sottoscrizione del titolare.
8. La personalizzazione del dispositivo sicuro per la generazione delle firme e’ registrata nel giornale di controllo.
9. Il certificatore adotta, nel processo di personalizzazione del dispositivo sicuro per la generazione delle firme, procedure atte ad identificare il titolare di un dispositivo sicuro per la generazione delle firme e dei certificati in esso contenuti.
10. I certificatori che rilasciano certificati qualificati forniscono almeno un sistema che consenta la generazione delle firme digitali.

Art. 10.

Verifica delle firme digitali

1. I certificatori che rilasciano certificati qualificati forniscono ovvero indicano almeno un sistema che consenta di
effettuare la verifica delle firme digitali.
2. Il sistema di verifica delle firme digitali:
a) presenta almeno sinteticamente lo stato di aggiornamento delle informazioni di validita’ dei certificati di certificazione presenti nell’elenco pubblico;
b) visualizza le informazioni presenti nel certificato qualificato, in attuazione di quanto stabilito nell’art. 28, comma 3,
del codice, nonche’ le estensioni obbligatorie nel certificato qualificato (qcStatements), indicate nel provvedimento di cui all’art. 3, comma 2;
c) consente l’aggiornamento, per via telematica, delle informazioni pubblicate nell’elenco pubblico dei certificatori.
3. Il CNIPA, ai sensi dell’art. 31 del codice, accerta la conformita’ dei sistemi di verifica di cui al comma 1 alle norme del codice e alle presenti regole tecniche.

Art. 11.

Informazioni riguardanti i certificatori

1. I certificatori che rilasciano al pubblico certificati qualificati ai sensi del codice forniscono al CNIPA le seguenti
informazioni e documenti a loro relativi:
a) dati anagrafici ovvero denominazione o ragione sociale;
b) residenza ovvero sede legale;
c) sedi operative;
d) rappresentante legale;
e) certificati delle chiavi di certificazione;
f) piano per la sicurezza di cui al successivo art. 31;
g) manuale operativo di cui al successivo art. 36;
h) relazione sulla struttura organizzativa;
i) copia di una polizza assicurativa a copertura dei rischi dell’attivita’ e dei danni causati a terzi.
2. Il CNIPA rende accessibili, in via telematica, le informazioni di cui al comma 1, lettere a), b), d), e), g) al fine di rendere pubbliche le informazioni che individuano il certificatore qualificato. Tali informazioni sono utilizzate, da chi le consulta, solo per le finalita’ consentite dalla legge.

Art. 12.

Comunicazione tra certificatore e CNIPA

1. I certificatori che rilasciano al pubblico certificati qualificati comunicano al CNIPA la casella di posta elettronica
certificata da utilizzare per realizzare un sistema di comunicazione attraverso il quale scambiare le informazioni previste dal presente
decreto.
2. Il CNIPA rende disponibile sul proprio sito internet l’indirizzo della propria casella di posta elettronica certificata.

Art. 13.

Generazione delle chiavi di certificazione

1. La generazione delle chiavi di certificazione avviene in modo conforme a quanto previsto dalle presenti regole tecniche.
2. Per ciascuna chiave di certificazione il certificatore genera un certificato sottoscritto con la chiave privata della coppia cui il certificato si riferisce.
3. I valori contenuti nei singoli campi del certificato delle chiavi di certificazione sono codificati in modo da non generare equivoci relativi al nome, ragione o denominazione sociale del certificatore.

Art. 14.

Generazione dei certificati qualificati

1. In aggiunta agli obblighi previsti per il certificatore dall’art. 32 del codice, emettendo il certificato qualificato il
certificatore:
a) si accerta dell’autenticita’ della richiesta;
b) nel caso di chiavi generate dal certificatore, assicura la consegna al legittimo titolare ovvero, nel caso di chiavi non
generate dal certificatore, verifica il possesso della chiave privata da parte del titolare e il corretto funzionamento della coppia di chiavi.
2. Il certificato qualificato e’ generato con un sistema conforme a quanto previsto dall’art. 29.
3. Il termine del periodo di validita’ del certificato qualificato e’ anteriore al termine del periodo di validita’ del certificato delle chiavi di certificazione utilizzato per verificarne l’autenticita’.
4. L’emissione dei certificati qualificati e’ registrata nel giornale di controllo specificando il riferimento temporale relativo alla registrazione.

Art. 15.

Informazioni contenute nei certificati qualificati

1. Fatto salvo quanto previsto dall’art. 28 del codice, i certificati qualificati contengono almeno le seguenti ulteriori
informazioni:
a) codice identificativo del titolare presso il certificatore;
b) tipologia della coppia di chiavi in base all’uso cui sono destinate.
2. Le informazioni personali contenute nel certificato ai sensi di quanto previsto nell’art. 28 del codice sono utilizzabili unicamente per identificare il titolare della firma digitale, per verificare la firma del documento informatico, nonche’ per indicare eventuali qualifiche specifiche del titolare.
3. I valori contenuti nei singoli campi del certificato qualificato sono codificati in modo da non generare equivoci relativi al nome, ragione o denominazione sociale del certificatore.
4. Le informazioni e le qualifiche di cui all’art. 28, comma 3, lettera a) del Codice, codificate secondo le modalita’ indicate dalla delibera del CNIPA prevista ai sensi dell’art. 38, comma 4, del presente decreto, sono inserite d’ufficio dal certificatore nel certificato qualificato, nel caso in cui l’organizzazione di appartenenza abbia autorizzato la richiesta di emissione del certificato medesimo. In quest’ultimo caso l’organizzazione richiedente assume l’impegno di richiedere la revoca del certificato qualificato qualora venga a conoscenza della variazione delle
informazioni contenute nello stesso.
5. Il certificatore determina il periodo di validita’ dei certificati qualificati anche in funzione della robustezza
crittografica delle chiavi impiegate.
6. Il CNIPA, ai sensi dell’art. 3, comma 2, determina il periodo massimo di validita’ del certificato qualificato in funzione degli algoritmi e delle caratteristiche delle chiavi.
7. Il certificatore custodisce le informazioni di cui all’art. 32, comma 3, lettera j) del codice, per un periodo pari a 20 (venti) anni dalla data di emissione del certificato qualificato, salvo quanto previsto dall’art. 11 del decreto legislativo n. 196 del 2003.

Art. 16.

Revoca e sospensione del certificato qualificato

1. Fatto salvo quanto previsto dall’articolo 36 del codice, il certificato qualificato e’ revocato o sospeso dal certificatore, ove quest’ultimo abbia notizia della compromissione della chiave privata o del dispositivo sicuro per la generazione delle firme.
2. Il certificatore conserva le richieste di revoca e sospensione per lo stesso periodo previsto all’art. 15, comma 7.
Art. 17.

Codice di emergenza

1. Per ciascun certificato qualificato emesso il certificatore fornisce al titolare almeno un codice riservato, da utilizzare per richiedere la sospensione del certificato nei casi di emergenza indicati nel manuale operativo e comunicati al titolare.
2. La richiesta di cui al comma 1 e’ successivamente confermata utilizzando una delle modalita’ previste dal certificatore.
3. Il certificatore adotta specifiche misure di sicurezza per assicurare la segretezza del codice di emergenza.

Art. 18.

Revoca dei certificati qualificati relativi a chiavi di sottoscrizione

1. La revoca del certificato qualificato relativo a chiavi di sottoscrizione viene effettuata dal certificatore mediante
l’inserimento del suo codice identificativo in una delle liste di certificati revocati e sospesi (CRL/CSL).
2. Se la revoca avviene a causa della possibile compromissione della chiave privata, il certificatore deve procedere tempestivamente alla pubblicazione dell’aggiornamento della lista di revoca.
3. La revoca dei certificati e’ annotata nel giornale di controllo con la specificazione della data e dell’ora della pubblicazione della nuova lista.
4. Il certificatore comunica tempestivamente l’avvenuta revoca al titolare e all’eventuale terzo interessato specificando la data e l’ora a partire dalla quale il certificato qualificato risulta revocato.

Art. 19.

Revoca su iniziativa del certificatore

1. Salvo i casi di motivata urgenza, il certificatore che intende revocare un certificato qualificato ne da’ preventiva comunicazione al titolare, specificando i motivi della revoca nonche’ la data e l’ora a partire dalla quale la revoca e’ efficace.
Art. 20.

Revoca su richiesta del titolare

1. La richiesta di revoca e’ inoltrata al certificatore munita della sottoscrizione del titolare e con la specificazione della sua decorrenza.
2. Le modalita’ di inoltro della richiesta sono indicate dal certificatore nel manuale operativo di cui al successivo art. 36.
3. Il certificatore verifica l’autenticita’ della richiesta e procede alla revoca entro il termine richiesto. Sono considerate autentiche le richieste inoltrate con le modalita’ previste dal precedente comma 2.
4. Se il certificatore non ha la possibilita’ di accertare in tempo utile l’autenticita’ della richiesta, procede alla sospensione del certificato.

Art. 21.

Revoca su richiesta del terzo interessato

1. La richiesta di revoca da parte del terzo interessato da cui derivano i poteri di firma del titolare e’ inoltrata al certificatore munita di sottoscrizione e con la specificazione della sua decorrenza.
2. In caso di cessazione o modifica delle qualifiche o del titolo inserite nel certificato su richiesta del terzo interessato, la richiesta di revoca di cui al comma 1 e’ inoltrata non appena il terzo venga a conoscenza della variazione di stato.
3. Se il certificatore non ha la possibilita’ di accertare in tempo utile l’autenticita’ della richiesta, procede alla sospensione del certificato.

Art. 22.

Sospensione dei certificati qualificati

1. La sospensione del certificato qualificato e’ effettuata dal certificatore mediante l’inserimento del suo codice identificativo in una delle liste dei certificati revocati e sospesi (CRL/CSL).
2. Il certificatore comunica tempestivamente l’avvenuta sospensione al titolare e all’eventuale terzo interessato specificando la data e l’ora a partire dalla quale il certificato qualificato risulta sospeso.
3. Il certificatore indica nel manuale operativo, ai sensi dell’art. 36, comma 3, lettera l), la durata massima del periodo di sospensione e le azioni intraprese al termine dello stesso in assenza di diverse indicazioni da parte del soggetto che ha richiesto la sospensione.
4. In caso di revoca di un certificato qualificato sospeso, la data della stessa decorre dalla data di inizio del periodo di sospensione.
5. La sospensione e la cessazione della stessa sono annotate nel giornale di controllo con l’indicazione della data e dell’ora di esecuzione dell’operazione.
6. La cessazione dello stato di sospensione del certificato, che sara’ considerato come mai sospeso, e’ tempestivamente comunicata al titolare e all’eventuale terzo interessato specificando la data e l’ora a partire dalla quale il certificato ha cambiato stato.

Art. 23.

Sospensione su iniziativa del certificatore

1. Salvo casi d’urgenza, che il certificatore e’ tenuto a motivare contestualmente alla comunicazione conseguente alla sospensione di cui al comma 2, il certificatore che intende sospendere un certificato qualificato ne da’ preventiva comunicazione al titolare e all’eventuale terzo interessato specificando i motivi della sospensione e la sua durata.
2. Se la sospensione e’ causata da una richiesta di revoca motivata dalla possibile compromissione della chiave privata, il certificatore procede tempestivamente alla pubblicazione della sospensione.

Art. 24.

Sospensione su richiesta del titolare

1. La richiesta di sospensione e’ inoltrata al certificatore munita della sottoscrizione del titolare e con la specificazione della sua durata.
2. Il certificatore verifica l’autenticita’ della richiesta e procede alla sospensione entro il termine richiesto. Sono considerate autentiche le richieste inoltrate con le modalita’ previste dal precedente comma 1.

Art. 25.

Sospensione su richiesta del terzo interessato

1. La richiesta di sospensione da parte del terzo interessato, da cui derivano i poteri di firma del titolare, e’ inoltrata al certificatore munita di sottoscrizione e con la specificazione della sua durata.

Art. 26.

Sostituzione delle chiavi di certificazione

1. La procedura di sostituzione delle chiavi, generate dal certificatore in conformita’ all’art. 13 del presente decreto, assicura che non siano stati emessi certificati qualificati con data di scadenza posteriore al periodo di validita’ del certificato relativo alla coppia sostituita.
2. I certificati generati a seguito della sostituzione delle chiavi di certificazione sono inviati al CNIPA.

Art. 27.

Revoca dei certificati relativi a chiavi di certificazione

1. La revoca del certificato relativo ad una coppia di chiavi di certificazione e’ consentita solo nei seguenti casi:
a) compromissione della chiave privata;
b) malfunzionamento del dispositivo sicuro per la generazione delle firme;
c) cessazione dell’attivita’.
2. La revoca e’ comunicata entro ventiquattro ore al CNIPA e resa nota a tutti i titolari di certificati qualificati sottoscritti con la chiave privata la cui corrispondente chiave pubblica e’ contenuta nel certificato revocato.
3. La revoca di certificati di cui al comma 1, pubblicati dal CNIPA nell’elenco pubblico dei certificatori di cui all’art. 39, e’ resa nota attraverso il medesimo elenco.

Art. 28.

Requisiti di sicurezza dei sistemi operativi

1. I sistemi operativi dei sistemi di elaborazione utilizzati nelle attivita’ di certificazione per la generazione delle chiavi, la generazione dei certificati qualificati e la gestione del registro dei certificati qualificati, devono essere stati oggetto di opportune personalizzazioni atte a innalzarne il livello di sicurezza (hardening).
2. Ai sensi dell’art. 31 del codice, il CNIPA verifica l’idoneita’ delle personalizzazioni di cui al comma 1 e indica al certificatore eventuali azioni correttive.
3. Il requisito di cui al comma 1 non si applica al sistema operativo dei dispositivi di firma.

Art. 29.

Sistema di generazione dei certificati qualificati

1. La generazione dei certificati qualificati avviene su un sistema utilizzato esclusivamente per la generazione di certificati, situato in locali adeguatamente protetti.
2. L’entrata e l’uscita dai locali protetti e’ registrata sul giornale di controllo.
3. L’accesso ai sistemi di elaborazione e’ consentito, limitatamente alle funzioni assegnate, esclusivamente al personale autorizzato, identificato attraverso un’opportuna procedura di riconoscimento da parte del sistema al momento di apertura di ciascuna sessione.
4. L’inizio e la fine di ciascuna sessione sono registrate sul giornale di controllo.

Art. 30.

Accesso del pubblico ai certificati

1. Le liste dei certificati revocati e sospesi sono rese pubbliche.
2. I certificati qualificati, su richiesta del titolare, possono essere accessibili alla consultazione del pubblico nonche’ comunicati a terzi, al fine di verificare le firme digitali, esclusivamente nei casi consentiti dal titolare del certificato e nel rispetto del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196.
3. Le liste pubblicate dei certificati revocati e sospesi, nonche’ i certificati qualificati eventualmente resi accessibili alla consultazione del pubblico, sono utilizzabili da chi le consulta per le sole finalita’ di applicazione delle norme che disciplinano la verifica e la validita’ della firma digitale.

Art. 31.

Piano per la sicurezza

1. Il certificatore definisce un piano per la sicurezza nel quale sono contenuti almeno i seguenti elementi:
a) struttura generale, modalita’ operativa e struttura logistica;
b) descrizione dell’infrastruttura di sicurezza fisica rilevante ai fini dell’attivita’ di certificatore;
c) allocazione dei servizi e degli uffici negli immobili rilevanti ai fini dell’attivita’ di certificatore;
d) descrizione delle funzioni del personale e sua allocazione ai fini dell’attivita’ di certificatore;
e) attribuzione delle responsabilita’;
f) algoritmi crittografici o altri sistemi utilizzati;
g) descrizione delle procedure utilizzate nell’attivita’ di certificatore;
h) descrizione dei dispositivi installati;
i) descrizione dei flussi di dati;
l) procedura di gestione delle copie di sicurezza dei dati;
m) procedura di continuita’ operativa del servizio di pubblicazione delle liste di revoca e sospensione;
n) analisi dei rischi;
o) descrizione delle contromisure;
p) descrizione delle verifiche e delle ispezioni;
q) descrizione delle misure adottate ai sensi degli articoli 28, comma 1 e 43, comma 2;
r) procedura di gestione dei disastri.
2. Il piano per la sicurezza, sottoscritto dal legale rappresentante del certificatore, e’ consegnato al CNIPA in busta sigillata o inviato, cifrato ai fini di riservatezza, in base alle indicazioni fornite dal CNIPA.
3. Il piano per la sicurezza si attiene almeno alle misure minime di sicurezza per il trattamento dei dati personali emanate ai sensi dell’art. 33 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196.

Art. 32.

Giornale di controllo

1. Il giornale di controllo e’ costituito dall’insieme delle registrazioni effettuate anche automaticamente dai dispositivi
installati presso il certificatore, allorche’ si verificano le condizioni previste dal presente decreto.
2. Le registrazioni possono essere effettuate indipendentemente anche su supporti distinti e di tipo diverso.
3. A ciascuna registrazione e’ apposto un riferimento temporale.
4. Il giornale di controllo e’ tenuto in modo da garantire l’autenticita’ delle annotazioni e consentire la ricostruzione, con la necessaria accuratezza, di tutti gli eventi rilevanti ai fini della sicurezza.
5. L’integrita’ del giornale di controllo e’ verificata con frequenza almeno mensile.
6. Le registrazioni contenute nel giornale di controllo sono conservate per un periodo pari a venti anni, salvo quanto previsto dall’art. 11 del decreto legislativo n. 196 del 2003.

Art. 33.

Sistema di qualita’ del certificatore

1. Entro un anno dall’avvio dell’attivita’ di certificazione, il certificatore dichiara la conformita’ del proprio sistema di qualita’ alle norme ISO 9000, successive modifiche o a norme equivalenti.
2. Il manuale della qualita’ e’ depositato presso il CNIPA e reso disponibile presso il certificatore.

Art. 34.

Organizzazione del personale addetto al servizio di certificazione

1. Fatto salvo quanto previsto al comma 3, l’organizzazione del certificatore prevede almeno le seguenti figure professionali:
a) responsabile della sicurezza;
b) responsabile del servizio di certificazione e validazione temporale;
c) responsabile della conduzione tecnica dei sistemi;
d) responsabile dei servizi tecnici e logistici;
e) responsabile delle verifiche e delle ispezioni (auditing).
2. Non e’ possibile attribuire al medesimo soggetto piu’ funzioni tra quelle previste dal comma 1.
3. Ferma restando la responsabilita’ del certificatore, l’organizzazione dello stesso puo’ prevedere che alcune delle suddette responsabilita’ siano affidate ad altre organizzazioni. In questo caso il responsabile della sicurezza o altro dipendente appositamente designato gestisce i rapporti con tali figure professionali.
4. In nessun caso quanto previsto al comma 3 si applica per le figure professionali di cui al comma 1, lettere a) ed e).

Art. 35.

Requisiti di competenza ed esperienza del personale

1. Il personale cui sono attribuite le funzioni previste dall’art. 34 del presente decreto deve aver maturato una esperienza professionale nelle tecnologie informatiche e delle telecomunicazioni almeno quinquennale.
2. Per ogni aggiornamento apportato al sistema di certificazione e’ previsto un apposito addestramento.

Art. 36.

Manuale operativo

1. Il manuale operativo definisce le procedure applicate dal certificatore che rilascia certificati qualificati nello svolgimento della sua attivita’.
2. Il manuale operativo e’ depositato presso il CNIPA e pubblicato a cura del certificatore in modo da essere consultabile per via telematica.
3. Il manuale contiene almeno le seguenti informazioni:
a) dati identificativi del certificatore;
b) dati identificativi della versione del manuale operativo;
c) responsabile del manuale operativo;
d) definizione degli obblighi del certificatore, del titolare e dei richiedenti la verifica delle firme;
e) definizione delle responsabilita’ e delle eventuali limitazioni agli indennizzi;
f) indirizzo del sito web del certificatore ove sono pubblicate le tariffe;
g) modalita’ di identificazione e registrazione degli utenti;
h) modalita’ di generazione delle chiavi per la creazione e la verifica della firma;
i) modalita’ di emissione dei certificati;
l) modalita’ di inoltro delle richieste e della gestione di sospensione e revoca dei certificati;
m) modalita’ di sostituzione delle chiavi;
n) modalita’ di gestione del registro dei certificati;
o) modalita’ di accesso al registro dei certificati;
p) modalita’ per l’apposizione e la definizione del riferimento temporale;
q) modalita’ di protezione dei dati personali;
r) modalita’ operative per l’utilizzo del sistema di verifica delle firme di cui all’art. 10, comma 1 del presente decreto;
s) modalita’ operative per la generazione della firma digitale.

Art. 37.

Riferimenti temporali opponibili ai terzi

1. I riferimenti temporali realizzati dai certificatori accreditati in conformita’ con quanto disposto dal titolo IV sono opponibili ai terzi ai sensi dell’art. 20, comma 3, del codice.
2. I riferimenti temporali apposti sul giornale di controllo da un certificatore accreditato, secondo quanto indicato nel proprio manuale operativo, sono opponibili ai terzi ai sensi dell’art. 20, comma 3 del codice.
3. L’ora assegnata ai riferimenti temporali di cui al comma 2 del presente articolo, deve corrispondere alla scala di tempo UTC(IEN),di cui al decreto del Ministro dell’industria, del commercio e dell’artigianato 30 novembre 1993, n. 591, con una differenza non superiore ad un minuto primo.
4. Costituiscono inoltre validazione temporale:
a) il riferimento temporale contenuto nella segnatura di protocollo di cui all’art. 9 del decreto del Presidente del Consiglio dei ministri, 31 ottobre 2000, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale 21 novembre 2000, n. 272;
b) il riferimento temporale ottenuto attraverso la procedura di conservazione dei documenti in conformita’ alle norme vigenti, ad opera di un pubblico ufficiale o di una pubblica amministrazione;
c) il riferimento temporale ottenuto attraverso l’utilizzo di posta elettronica certificata ai sensi dell’art. 48 del codice;
d) il riferimento temporale ottenuto attraverso l’utilizzo della marcatura postale elettronica ai sensi dell’art. 14 , comma 1, punto 1.4 della Convenzione postale universale, come modificata dalle decisioni adottate dal XXIII Congresso dell’Unione postale universale, recepite dal Regolamento di esecuzione emanato con il decreto del Presidente della Repubblica 12 gennaio 2007, n. 18.

TITOLO III
CERTIFICATORI ACCREDITATI

Art. 38.

Obblighi per i certificatori accreditati

1. Il certificatore accreditato genera un certificato qualificato per ciascuna delle chiavi di firma elettronica o qualificata utilizzate dal CNIPA per la sottoscrizione dell’elenco pubblico dei certificatori, lo pubblica nel proprio registro dei certificati e lo rende accessibile per via telematica al fine di verificare la validita’ delle chiavi utilizzate dal CNIPA Tali informazioni sono utilizzate, da chi le consulta, solo per le finalita’ consentite dalla legge.
2. Il certificatore accreditato garantisce l’interoperabilita’ del prodotto di verifica di cui all’art. 10 del presente decreto con i documenti informatici sottoscritti mediante firma digitale ad opera del CNIPA, nell’ambito delle attivita’ di cui all’art. 31 del codice.
3. Il certificatore accreditato mantiene copia della lista, sottoscritta dal CNIPA, dei certificati relativi alle chiavi di certificazione di cui all’art. 39, comma 1, lettera e) del presente decreto, che rende accessibile per via telematica per la specifica finalita’ della verifica delle firme digitali.
4. I certificatori accreditati, al fine di ottenere e mantenere il riconoscimento di cui all’art. 29, comma 1 del codice, svolgono la propria attivita’ in conformita’ con quanto previsto dalla Deliberazione CNIPA, 17 febbraio 2005, n. 4, recante regole per il riconoscimento e la verifica del documento informatico e successive modificazioni.
5. I prodotti di generazione e verifica delle firme digitali forniti dal certificatore accreditato ai sensi degli articoli 9,
comma 10 e 10, comma 1, non devono consentire a quest’ultimo di conoscere gli atti o fatti rappresentati nel documento informatico oggetto del processo di sottoscrizione o verifica.

Art. 39.

Elenco pubblico dei certificatori accreditati

1. L’elenco pubblico dei certificatori accreditati tenuto dal CNIPA ai sensi dell’art. 29, comma 6, del codice, contiene per ogni certificatore accreditato almeno le seguenti informazioni:
a) denominazione;
b) sede legale;
c) rappresentante legale;
d) indirizzo internet;
e) lista dei certificati delle chiavi di certificazione;
f) manuale operativo;
g) data di accreditamento volontario;
h) eventuale data di cessazione.
2. L’elenco pubblico e’ sottoscritto e reso disponibile per via telematica dal CNIPA al fine di verificare le firme digitali e diffondere i dati dei certificatori accreditati. Tali informazioni sono utilizzate, da chi le consulta, solo per le finalita’ consentite dalla legge. Il CNIPA stabilisce il formato dell’elenco pubblico attraverso propria Deliberazione.
3. L’elenco pubblico e’ sottoscritto dal Presidente del CNIPA o daisoggetti da lui designati, mediante firma elettronica o qualificata.
4. Nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana e’ dato avviso:
a) dell’indicazione dei soggetti preposti alla sottoscrizione dell’elenco pubblico di cui al comma 3;
b) del valore dei codici identificativi del certificato relativo alle chiavi utilizzate per la sottoscrizione dell’elenco pubblico, generati attraverso gli algoritmi di cui all’art. 3 del presente decreto;
c) con almeno sessanta giorni di preavviso rispetto alla scadenza del certificato, della sostituzione delle chiavi utilizzate per la sottoscrizione dell’elenco pubblico;
d) della revoca dei certificati utilizzati per la sottoscrizione dell’elenco pubblico sopravvenuta per ragioni di sicurezza.

Art. 40.

Rappresentazione del documento informatico

1. Il certificatore indica nel manuale operativo i formati del documento informatico e le modalita’ operative a cui il titolare deve attenersi per evitare le conseguenze previste dall’art. 3, comma 3.

Art. 41.

Limitazioni d’uso

1. Il certificatore, su richiesta del titolare o del terzo interessato, e’ tenuto a inserire nel certificato qualificato eventuali limitazioni d’uso.
2. La modalita’ di rappresentazione dei limiti d’uso e di valore di cui all’articolo 28, comma 3, del codice e’ definita dal CNIPA con il provvedimento di cui all’art. 3, comma 2 del presente decreto.

Art. 42.

Verifica delle marche temporali

1. I certificatori accreditati forniscono ovvero indicano almeno unsistema, conforme al successivo comma 2, che consenta di effettuare la verifica delle marche temporali.
2. Il CNIPA con il provvedimento di cui all’art. 3, comma 2, del presente decreto stabilisce le regole di interoperabilita’ per la verifica della marca temporale, anche associata al documento informatico cui si riferisce.

TITOLO IV
REGOLE PER LA VALIDAZIONE TEMPORALE MEDIANTE MARCA TEMPORALE

Art. 43.

Validazione temporale con marca temporale

1. Una evidenza informatica e’ sottoposta a validazione temporale mediante generazione e applicazione di una marca temporale alla relativa impronta.
2. Le marche temporali sono generate da un apposito sistema divalidazione temporale, sottoposto ad opportune personalizzazioni atte a innalzarne il livello di sicurezza, in grado di:
a) garantire l’esattezza del riferimento temporale conformemente a quanto richiesto dal presente decreto;
b) generare la struttura dei dati temporali secondo quanto specificato negli articoli 44 e 47 del presente decreto;
c) sottoscrivere digitalmente la struttura di dati di cui alla lettera b).
3. L’evidenza informatica da sottoporre a validazione temporale puo’ essere costituita da un insieme di impronte.

Art. 44.

Informazioni contenute nella marca temporale

1. Una marca temporale contiene almeno le seguenti informazioni:
a) identificativo dell’emittente;
b) numero di serie della marca temporale;
c) algoritmo di sottoscrizione della marca temporale;
d) identificativo del certificato relativo alla chiave di verifica della marca temporale;
e) riferimento temporale della generazione della marca temporale;
f) identificativo della funzione di hash utilizzata per generare l’impronta dell’evidenza informatica sottoposta a validazione temporale;
g) valore dell’impronta dell’evidenza informatica.
2. La marca temporale puo’ inoltre contenere un codice identificativo dell’oggetto a cui appartiene l’impronta di cui al comma 1, lettera g).

Art. 45.

Chiavi di marcatura temporale

1. Dal certificato relativo alla coppia di chiavi utilizzate per la validazione temporale deve essere possibile individuare il sistema di validazione temporale.
2. Al fine di limitare il numero di marche temporali generate con la medesima coppia, le chiavi di marcatura temporale sono sostituite ed un nuovo certificato e’ emesso, in relazione alla robustezza delle chiavi crittografiche utilizzate, dopo non piu’ di tre mesi di utilizzazione, indipendentemente dalla durata del loro periodo di
validita’ e senza revocare il corrispondente certificato. Detto periodo e’ indicato nel manuale operativo e ritenuto congruente alla presente disposizione dal CNIPA.
3. Per la sottoscrizione dei certificati relativi a chiavi di marcatura temporale sono utilizzate chiavi di certificazione appositamente generate.
4. Le chiavi di certificazione e di marcatura temporale possono essere generate esclusivamente in presenza dei responsabili dei rispettivi servizi.

Art. 46.

Gestione dei certificati e delle chiavi

1. Alle chiavi di certificazione utilizzate, ai sensi dell’art. 45, comma 3 del presente decreto, per sottoscrivere i certificati relativi a chiavi di marcatura temporale, si applica quanto previsto per le chiavi di certificazione utilizzate per sottoscrivere certificati relativi a chiavi di sottoscrizione.
2. I certificati relativi ad una coppia di chiavi di marcatura temporale, oltre ad essere conformi a quanto stabilito ai sensi dell’art. 3, comma 2, contengono l’identificativo del sistema di marcatura temporale che utilizza le chiavi.

Art. 47.

Precisione dei sistemi di validazione temporale

1. Il riferimento temporale assegnato ad una marca temporale coincide con il momento della sua generazione, con una differenza non superiore ad un minuto secondo rispetto alla scala di tempo UTC(IEN), di cui al decreto del Ministro dell’industria, del commercio e dell’artigianato 30 novembre 1993, n. 591.
2. Il riferimento temporale contenuto nella marca temporale e’ specificato con riferimento al Tempo Universale Coordinato (UTC).

Art. 48.

Sicurezza dei sistemi di validazione temporale

1. Qualsiasi anomalia o tentativo di manomissione che possa modificare il funzionamento del sistema di validazione temporale in modo da renderlo incompatibile con i requisiti previsti dal presente decreto, ed in particolare con quello di cui all’art. 47, comma 1, e’ annotato sul giornale di controllo e causa il blocco del sistema medesimo.
2. Il blocco del sistema di validazione temporale puo’ essere rimosso esclusivamente con l’intervento di personale espressamente autorizzato.
3. La verifica della conformita’ ai requisiti di sicurezza specificati nel presente articolo deve essere effettuata secondo criteri di sicurezza almeno equivalenti al livello EAL 3 della norma ISO/IEC 15408 o superiori. Sono ammessi livelli di valutazione internazionalmente riconosciuti come equivalenti, tra i quali quelli previsti dal livello di valutazione E2 e robustezza dei meccanismi HIGH dell’ITSEC.
4. Ai sensi dell’art. 31 del codice, il CNIPA verifica le equivalenze dichiarate dal certificatore ai sensi del precedente
comma 3.

Art. 49.

Registrazione delle marche generate

1. Tutte le marche temporali emesse da un sistema di validazione sono conservate in un apposito archivio digitale non modificabile per un periodo non inferiore a venti anni ovvero, su richiesta dell’interessato, per un periodo maggiore, alle condizioni previstedal certificatore.
2. La marca temporale e’ valida per il periodo di conservazione stabilito o concordato con il certificatore di cui al comma 1.

Art. 50.

Richiesta di marca temporale

1. Il certificatore stabilisce, pubblicandole nel manuale operativo, le procedure per l’inoltro della richiesta di marca
temporale.
2. La richiesta contiene l’evidenza informatica alla quale applicare la marca temporale.
3. L’evidenza informatica puo’ essere sostituita da una o piu’ impronte, calcolate con funzioni di hash scelte dal certificatore tra quelle stabilite ai sensi dell’articolo 3 del presente decreto.
4. La generazione delle marche temporali garantisce un tempo di risposta, misurato come differenza tra il momento della ricezione della richiesta e l’ora riportata nella marca temporale, non superiore al minuto primo.

TITOLO V
DISPOSIZIONI FINALI

Art. 51.

Valore della firma digitale nel tempo

1. La firma digitale, ancorche’ sia scaduto, revocato o sospeso il relativo certificato qualificato del sottoscrittore, e’ valida se alla stessa e’ associabile un riferimento temporale opponibile ai terzi che colloca la generazione di detta firma digitale in un momento precedente alla sospensione, scadenza o revoca del suddetto certificato.

Art. 52.

Cessazione dell’attivita’ di certificatore

1. Qualora il certificatore qualificato cessi la propria attivita’ senza indicare un certificatore sostitutivo ai sensi dell’art. 37, comma 2, del codice e senza garantire la conservazione e la disponibilita’ della documentazione prevista dal codice e dal presente decreto, il CNIPA, nell’ambito dei poteri di vigilanza e controllo previsti dall’articolo 31 del codice, si rende depositario di quest’ultima.

Art. 53.

Disposizioni finali

1. Il presente decreto entra in vigore decorsi centottanta giorni dalla data di pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.
2. Dall’entrata in vigore del presente decreto e’ abrogato il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 13 gennaio 2004, recante le regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale 27 aprile 2004, n. 98.
Il presente decreto sara’ inviato ai competenti organi di controllo e pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.
Roma, 30 marzo 2009

Il Ministro delegato
per la pubblica amministrazione
e l’innovazione
Brunetta

La nuova frontiera dell’innovazione gestionale ed organizzativa
Centro Direzionale Noalis - Elitec Group Sala corsi - Spinea (VE) venerdì 20 marzo 2009

Temi trattati

• La smaterializzazione dell’archivio storico.
• L’archiviazione digitale e conservazione sostitutiva dei documenti aziendali rilevanti ai fini tributari.
• La verifica fiscale in regime di Conservazione Sostitutiva.

Un corso unico quanto a supporto documentale

A tutti i partecipanti verrà offerta la documentazione cartacea ed elettronica delle slide proiettate.

Un corso unico quanto a organizzazione

La segreteria organizzativa ha stipulato convenzioni con alcuni alberghi che vi permetteranno, oltre a frequentare il corso, di visitare la Riviera del Brenta e Venezia.

Un corso unico quanto a caratteristiche

• Apprendere le competenze indispensabili per ricoprire il ruolo del Responsabile della Conservazione Sostitutiva.
• Conoscerne compiti e responsabilità.
• Conoscere ed approfondire gli aspetti più critici della nuova normativa e le modalità per affrontare l’attività di controllo e il rapporto con l’agenzia delle entrate.
• Apprendere come gestire operativamente un progetto di Conservazione Sostitutiva.
• Acquisire la capacità di implementare e gestire un sistema di gestione documentale e di conservazione sostitutiva.
• Acquisire capacità di far evolvere la propria organizzazione alla gestione digitale.

Un corso per le aziende che devono nominare il proprio responsabile della conservazione, ma anche per:

• Il Responsabile Amministrativo
• Il Responsabile Area Fiscale
• Il Responsabile Sistemi Informativi
• Il Responsabile Archiviazione e Conservazione dei Documenti
• Il Responsabile Organizzazione
• Il Responsabile Legale
• Il Responsabile del Personale
• Il Dottore Commercialista
• Il Tributarista
• Consulente del Lavoro

Conservazione-Sostitutiva.it, in collaborazione con Elitec Group, BCC Banca di Monastier e del Sile - Credito Cooperativo e Mazars organizza il corso professionale per “Responsabile della Conservazione Sostitutiva”. Il corso, strutturato su 2 moduli, si rivolge a imprese e professionisti interessati ad acquisire le necessarie competenze giuridiche e fiscali da un lato, tecniche ed organizzative dall’altro. Tale corso permetterà di implementare nella propria organizzazione dei Sistemi di Gestione Documentale evoluti ed applicare le nuove disposizioni legislative in materia di fatturazione elettronica, archiviazione elettronica e conservazione ottica sostitutiva dei documenti aziendali e rilevanti ai fini tributari. Oggi è finalmente possibile risparmiare grazie alla fatturazione elettronica e alla completa valenza giuridica, ai fini civilistici e fiscali, dell’archiviazione ottica e conservazione sostitutiva dei documenti contabili, consentendo l’eliminazione dell’archivio cartaceo per tutto il periodo dell’accertamento. I costi, spesso occulti nei bilanci delle aziende, relativi all’archiviazione e alla gestione di fatture e di documenti contabili sono enormi in termini economici, di produttività, del personale addetto e di adeguamento agli obblighi normativi di sicurezza e privacy. Si aggiungono anche i costi relativi alle eventuali problematiche di contenzioso e ai tempi d’attesa per la gestione dei pagamenti con ricadute negative per l’immagine aziendale e per i rapporti con i terzi. Dal combinato delle seguenti disposizioni normative: D.P.R. n. 633/72, D.M. 30 luglio 1999 n.340, d.lgs. 52 del 20 febbraio 2004, D.M. del 23.01.2004,  D.P.R. 445/2000, d.lgs. 82 del 7 marzo 2005 e con l’avallo dell’Amministrazione finanziaria con le numerose Risoluzioni dell’Agenzia delle Entrate sono entrate in vigore le regole attese da dieci anni per eliminare la carta dagli uffici amministrativi e dagli archivi di aziende e di studi professionali con conseguente risparmio di tempi e costi.

• Quale è l’impatto sulla Sua Organizzazione dell’innovazione digitale conseguente alla smaterializzazione?
• Come misurare i costi e valutare i ritorni dell’investimento?
• Come implementare un sistema corretto di fatturazione elettronica e archiviazione ottica dei documenti aziendali?
• Cosa prevede la normativa e quali sono gli adempimenti necessari per entrare in regime di Conservazione Sostitutiva?
• Chi è o chi dovrebbe assumere il ruolo di Responsabile del processo di Conservazione Sostitutiva dei documenti rilevanti ai fini tributari?
• Quali competenze deve avere, quali responsabilità ha e quali compiti deve svolgere il Responsabile del processo di Conservazione Sostitutiva?
• Come gestire operativamente un progetto di Conservazione Sostitutiva?

Partecipando al corso organizzato da Conservazione-sostitutiva.it avrà una risposta a tutte queste domande e acquisirà le competenze necessarie per:

• conoscere la struttura e le caratteristiche del documento informatico e le differenze di gestione rispetto al documento analogico, nonché il nuovo quadro normativo cogente e gli strumenti di innovazione tecnologica da questo introdotti;
• conoscere, analizzare e saper interpretare gli aspetti legislativi della conservazione sostitutiva e il rapporto con l’Agenzia delle Entrate;
• conoscere i compiti e le responsabilità del Responsabile della Conservazione;
• acquisire la capacità di gestire un progetto e un sistema di Conservazione Sostitutiva come Responsabile di processo;
• conoscere e saper applicare gli aspetti tecnici della conservazione sostitutiva e le tecnologie per l’implementazione di un Sistema di Gestione Documentale finalizzato alla Conservazione Sostitutiva.

Profilo dei docenti

• dott. Umberto Zanini Dottore Commercialista e Revisore Contabile in Modena, svolge dal 1993 la professione occupandosi principalmente di tematiche fiscali, contabili e finanziarie delle nuove tecnologie informatiche e telematiche, oltre a svolgere attività di consulenza societaria e fiscale, sindaco e curatore fallimentare. Presidente della commissione informatica e telematica dell’Ordine dei Dottori Commercialisti di Modena, è esperto in fatturazione elettronica, outsourcing dei processi di fatturazione, conservazione sostitutiva di documenti fiscali e sistemi di pagamenti elettronici software-based. Consulente di importanti società e software house, ha partecipato quale relatore a convegni e seminari ed è co-autore del libro “Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva” edito da Experta.
• dott. Alberto Bobbo Esperto di nuove tecnologie, qualità del software e delle organizzazioni dell’informatica. Amministratore unico di Eli-net Srl. E’consulente in organizzazione aziendale, progetti e contratti nell’informatica e sistemi informativi per conto di Elitec Group. Fa parte del Consiglio direttivo dell’Associazione Italiana Cultura Qualità per il Triveneto.  Fornisce assistenza nella redazione e conduzione dei contratti di informatica ad importanti realtà imprenditoriali; sui temi della fatturazione elettronica e della conservazione sostitutiva è consulente per conto di Elitec Group.
• dott. Aldo Lonciari: Dottore Commercialista e Revisore Contabile. Svolge dal 1993 la professione occupandosi principalmente di tematiche di gestione aziendale, con particolare riferimento all’attività di revisione di bilancio e di revisione fiscale su aziende del Triveneto. E’ esperto in assistenza e consulenza amministrativa e gestionale, ha svolto attività di formazione del personale di importanti istituti di credito in materia fiscale e contabile. Consulente di importanti società e software house, è un’autorevole e competente voce in materia operante nel tessuto imprenditoriale locale. Aldo Lonciari è membro della redazione di Conservazione-sostitutiva.it.
• Graziano Barberini Esperto di nuove tecnologie, analista-programmatore di ventennale esperienza in campo gestionale e documentale. Responsabile Tecnico team sviluppo soluzioni di Gestione Documentale per Pro.Sy.T. Srl, conduce i progetti di sviluppo e implementazione della soluzione HYPERDoc e HYPERFlow di Pro.Sy.T. Srl e affronta l’analisi di integrazione tra software gestionale e di gestione documentale.

Programma e Contenuti Il Responsabile della Conservazione: Competenze legali, fiscali, amministrative

Programma e Contenuti - 2° Modulo del Corso. Il Responsabile della Conservazione: Competenze tecniche, operative ed organizzative.

Obiettivi

• Analizzare le opportunità giuridiche del nuovo e ormai stabile quadro normativo sulla valenza ai fini civilistici e fiscali di un documento informatico.
• Conoscere le nuove modalità di tenuta delle scritture contabili e fatturazione elettronica.
• Gli adempimenti necessari per la fatturazione elettronica.
• I requisiti, le caratteristiche tecniche dei documenti informatici e la firma digitale.
• L’impatto sui processi e la gestione del cambiamento verso un’azienda senza carta.
• Le procedure per una corretta archiviazione della documentazione contabile e fiscale.
• Valutare i costi di implementazione e il ritorno dell’investimento di un sistema di fatturazione elettronica e archiviazione ottica.
• Acquisire tutte le competenze necessarie per ricoprire il ruolo di Responsabile Conservazione in Azienda.

Brochure dell’evento e Sede del Corso

Per visualizzare e stampare i documenti che seguono è necessario disporre di un software per la visualizzazione di file PDF. Consigliamo l’uso di Foxit Reader per leggerezza e velocità.
Sede dell’evento (mappa) per raggiungere la sede del Corso. Si aprirà un nuovo sito, premere sul pulsante indietro del browser per tornare a questa pagina.

Costo (iva esclusa)

350 Euro per 1 partecipante e il 15% di sconto a partire dal secondo partecipante
200 Euro per le organizzazioni iscritte a Conservazione-sostitutiva.it
Nel costo sono incluse la documentazione, buffet e coffee break.
Informazioni: Conservazione-Sostitutiva.it
Segreteria Corsi Via E. De Filippo, 80/1 30038 Spinea - Venezia
tel. 041.5084911
fax 041.5084981
segreteria@conservazione-sostitutiva.it

Programma corso

Ore 9.00 -9.30   Registrazione partecipanti

Ore 9.30 - 11.00  dott. Lonciari

• Novità normative e interpretative in ambito contabile e fiscale con particolare riferimento ai seguenti temi:
• IRAP - Nuove metodologie di calcolo e deducibilità dall’IRES
• Rivalutazioni immobili
• Deducibilità interessi passivi
• Pillole di Unico 2009 - Novità e approfondimenti

Ore 11.00-11.15  Break

Ore 11.15-12.30  Lucio Schiavolin

• Implementazione delle novità normative nelle applicazioni TeamSystem: dimostrazione operativa

Pausa pranzo

Ore 13.30-16.30  dott. Zanini

• Normativa in materia di conservazione sostitutiva dei documenti digitali e fiscali e novità introdotte dalla legge 2/2009 in tema di conservazione sostitutiva dei libri digitali e scritture elettroniche

Ore 16.30-17.30  Graziano Barberini

• La gestione documentale nello Studio attraverso HYPERDoc-HYPERFlow:  dimostrazione operativa dei processi di conservazione sostitutiva dei documenti conservati nello Studio

Il corso tratterà i seguenti temi:

• aspetti normativi della conservazione sostitutiva
• aspetti normativi della tenuta del LUL in modalità informatica
• figura del Consulente del lavoro in qualità di Responsabile della conservazione sostitutiva del LUL
• aspetti tecnici: esemplificazione operativa del processo di generazione e conservazione sostitutiva del LUL

Il nuovo decreto ha previsto una serie di misure volte a ridurre i costi amministrativi a carico delle imprese.
La nuova disciplina, dopo aver affermato la validità delle scritture contabili formate e tenute con strumenti informatici, indica le formalità da rispettare e quale sia la loro efficacia probatoria. Le regole si applicano anche ai libri sociali tenuti in via informatica.

Dall’emanazione del decreto derivano ragionevoli dubbi trattati dalla suddetta circolare. Primo fra tutti, l’istituzione dell’articolo 2215 bis nel codice civile e il suo raggio applicativo.
Cioè, il suo potere d’azione e l’estensione applicativa relativa non solo alla tenuta ma anche alla conservazione delle scritture contabili.

Altri dubbi riguardano poi l’individuazione di quali libri tenere in modalità digitali e varie questioni applicative, quali ad esempio chi sia il soggetto che deve apporre la firma digitale e la marca temporale e come si coniuga l’apposizione trimestrale della marca e della firma con la regola che prevede l’aggiornamento del libro giornale entro sessanta giorni.

L’apposizione trimestrale della marca temporale obbliga la società a registrare tutte le operazioni avvenute antecedentemente?

Secondo Assonime, la marca temporale e la firma digitale rendono immodificabili e dotate di data certa tutte le annotazioni effettuate nei libri contabili ma non stabiliscono il termine entro cui effettuare le annotazioni.

Ai tre mesi precedenti, viene così aggiunto un quarto mese  per trasmettere all’agenzia delle Entrate la documentazione  rilevante ai fini tributari, comprensiva della sottoscrizione elettronica e marca temporale.

Le modalità pratiche di tenuta del libro giornale e delle altre scritture cronologiche

L’adozione degli elaboratori elettronici nei sistemi di tenuta della contabilità, ha introdotto una netta separazione fra registrazione delle scritture e formazione delle medesime. Mentre nelle contabilità tenute con sistemi cartacei la registrazione a libro giornale coincideva con la sua formazione, nei sistemi computerizzati quest’ultima avviene solo in fase di stampa. Per formare un libro giornale pertanto (ma anche qualsiasi scrittura contabile cronologica) si sarebbe  dovuto procedere alla sua stampa effettiva entro un lasso di tempo giudicato ragionevole ai fini civilistici, oppure ogni 60 giorni richiesti dalla normativa fiscale.
L’art.7 comma 4/ter del Decreto Legge del 10/06/1994 n. 357  ovviava a tale separazione : “ 4-ter. A tutti gli effetti di legge, la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi meccanografici e’ considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei, nei termini di legge, dei dati relativi all’esercizio per il quale i termini di presentazione delle relative dichiarazioni annuali non siano scaduti da oltre tre mesi, allorquando anche in sede di controlli ed ispezioni gli stessi risultino aggiornati sugli appositi supporti magnetici e vengano stampati contestualmente alla richiesta avanzata dagli organi competenti ed in loro presenza”. Veniva in questo modo ricomposta la separazione fra registrazione contabile e formazione del libro contabile, in cui tuttavia la definitiva regolarizzazione avveniva (ed avviene tutt’ora ) solo una volta effettuata la stampa definitiva. Solo in quest’ ultima fase ha infatti senso parlare di corretta tenuta secondo le norme di un’ordinata contabilità senza spazi in bianco, senza interlinee, senza trasporti in margine, abrasioni e cancellazioni, come richiesto dall’ art. 2219 c.c. .

Con l’abolizione delle vidimazioni iniziale ed annuali, tuttavia, non vi è alcuna garanzia che le registrazioni vengano effettivamente poste in essere nei termini indicati, nè che i dati stessi siano immodificabili, neanche in fase di stampa definitiva, poiché non vi è alcun sistema normativo che assicuri la definitività dei dati memorizzati e delle stampe effettuate.

Le diverse modalità operative nella tenuta e conservazione delle scritture contabili ante art. 2215/bis c.c.

Le aziende, prima dell’introduzione dell’art.2215/bis del c.c., avvenuto con la Legge n.2 del 28 gennaio 2009, potevano alternativamente conservare le proprie scritture contabili secondo quattro precise modalità:

1 - Scritture contabili conservate su supporto cartaceo previa loro vidimazione iniziale.

In questo caso, se l’azienda intendeva conservare le scritture contabili conferendo alle stesse un valore probatorio ex art. 2710 del c.c., doveva stamparle su registri e libri previa loro vidimazione iniziale prima della messa in uso, eseguita a norma dell’art.2215 primo comma c.c.

La suddetta modalità di conservazione era scarsamente utilizzata dalle aziende.

Il termine ultimo per la loro stampa era quello individuato dal Decreto Legge del 10 giugno 1994 n. 357, ovvero entro tre mesi dal termine ultimo di presentazione delle relative dichiarazioni annuali.

2 - Scritture contabili conservate su supporto cartaceo senza vidimazione iniziale.

In questo caso, l’azienda conservava le scritture contabili senza conferire alle stesse un valore probatorio ex art. 2710 del c.c., dato appunto che venivano stampate su registri e libri non aventi una vidimazione iniziale eseguita a norma dell’art.2215 primo comma c.c..

La suddetta modalità di conservazione, largamente utilizzata dalle aziende, era pienamente conforme sia alle disposizioni civili che fiscali.

Il termine ultimo per la loro stampa, era sempre quello individuato dal Decreto Legge del 10 giugno 1994 n. 357, ovvero entro tre mesi dal termine ultimo di presentazione delle relative dichiarazioni annuali.

3 - Scritture contabili conservate in formato digitale adottando una conservazione sostitutiva di documento informatico.

In questo caso, l’azienda conservava le scritture contabili senza conferire alle stesse un valore probatorio ex art. 2710 del c.c., dato appunto che venivano direttamente conservate in formato digitale, secondo quanto previsto sia dalle 2 Legge n.2 del 28 gennaio 2009, di conversione in legge con modificazioni del decreto-legge 29 novembre 2008 n. 185, recante misure urgenti per il sostegno a famiglie, lavoro, occupazione e impresa e per ridisegnare in funzione anti-crisi il quadro strategico nazionale. (GU n. 22 del 28-1-2009), sia dalle disposizioni civilistiche (art. 2220 del c.c., e D.L. n.82 del 7 marzo 2005), sia dalle disposizioni fiscali (DMEF del 23 gennaio 2004).

In sostanza l’azienda produceva, con la medesima tempistica della stampa cartacea, un file privo di macroistruzioni e codici eseguibili, e successivamente apponeva la firma digitale ed il riferimento temporale del soggetto emittente, ed infine chiudeva il processo di conservazione sostitutiva, previa apposizione di firma digitale del responsabile della conservazione e marca temporale.

La suddetta modalità di conservazione, già utilizzata da alcune aziende, era pienamente conforme sia alle disposizioni civili che fiscali.

Il termine ultimo per la loro conservazione sostitutiva, era sempre quello individuato dal Decreto Legge del 10 giugno 1994 n. 357, ovvero entro tre mesi dal termine ultimo di presentazione delle relative dichiarazioni annuali.

4-Scritture contabili conservate in formato digitale adottando una conservazione sostitutiva di documento analogico

In questo caso, l’azienda conservava le scritture contabili senza conferire alle stesse un valore probatorio ex art. 2710 del c.c., dato appunto che venivano prima stampate su supporto cartaceo senza alcuna vidimazione iniziale e solo successivamente conservate in formato digitale previa loro scansione, secondo quanto previsto sia dalle disposizioni civili (art. 2220 del c.c., e D.L. n.82 del 7 marzo 2005), sia dalle disposizioni fiscali ( DMEF del 23 gennaio 2004).

In sostanza l’azienda stampava su carta le scritture contabili, e successivamente, previa scansione, produceva un file privo di macroistruzioni e codici eseguibili su cui apponeva il riferimento temporale e la firma digitale del detentore, chiudendo infine il processo di conservazione sostitutiva previa apposizione di firma digitale del responsabile della conservazione e marca temporale.

La suddetta modalità di conservazione, a dire il vero poco utilizzata dalle aziende se non nei casi di conservazione sostitutiva del pregresso, era pienamente conforme sia alle disposizioni civili che fiscali.

La nuova modalità operativa nella tenuta e conservazione delle scritture contabili ex art.2215/bis cc

Con l’emanazione della Legge n.2 del 28 gennaio 2009, è stato introdotto il nuovo articolo 2215/bis del c.c., in tema di “documentazione informatica” che testualmente riporta:

“I libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta e’ obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell’impresa possono essere formati e tenuti con strumenti informatici.

Le registrazioni contenute nei documenti di cui al primo comma debbono essere rese consultabili in ogni momento con i mezzi messi a disposizione dal soggetto tenutario e costituiscono informazione primaria e originale da cui e’ possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge.

Gli obblighi di numerazione progressiva, vidimazione e gli altri obblighi previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture, ivi compreso quello di regolare tenuta dei medesimi, sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, ogni tre mesi a far data dalla messa in opera, della marcatura temporale e della firma digitale dell’imprenditore, o di altro soggetto dal medesimo delegato, inerenti al documento contenente le registrazioni relative ai tre mesi precedenti.

Qualora per tre mesi non siano state eseguite registrazioni, la firma digitale e la marcatura temporale devono essere apposte all’atto di una nuova registrazione, e da tale apposizione decorre il periodo trimestrale di cui al terzo comma.

I libri, i repertori e le scritture tenuti con strumenti informatici, secondo quanto previsto dal presente articolo, hanno l’efficacia probatoria di cui agli articoli 2709 e 2710 del codice civile”.

Sempre l’art.16 al comma 12/ter della Legge n.2 del 28 gennaio 2009, aggiunge poi che “L’obbligo di bollatura dei documenti di cui all’articolo 2215-bis del codice civile, introdotto dal comma 12-bis del presente articolo, in caso di tenuta con strumenti informatici, e’ assolto in base a quanto previsto all’articolo 7 del decreto del Ministro dell’economia e delle finanze 23 gennaio 2004, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 27 del 3 febbraio 2004″.

Vanno evidenziati da subito alcuni importanti punti:

1-al terzo comma è riportato obbligo di “vidimazione” (art.2215 primo comma c.c.), ancora richiesto per i libri sociali (art.2421 c.c.), ma non più obbligatorio per tutte le altre scritture contabili sia civili che fiscali, tranne naturalmente il caso in cui l’azienda intenda conferire alle proprie scritture contabili un valore probatorio ex art.2710 c.c. tramite una vidimazione iniziale prima della loro messa in uso;

2-l’art.16 al comma 12/ter della Legge n.2 del 28 gennaio 2009, riporta obbligo di “bollatura”, (art.2215 primo comma c.c.), ancora richiesto per i libri sociali (art.2421 c.c.), ma non più obbligatorio per tutte le altre scritture contabili sia civili che fiscali, tranne naturalmente il caso in cui l’azienda intenda conferire alle proprie scritture contabili un valore probatorio ex art.2710 c.c. tramite una vidimazione iniziale prima della loro messa in uso;

3-al quinto comma è chiaramente riportato che la modalità di tenuta ex art. 2215/bis non è obbligatoria, ma serve a conferire alle scritture contabili tenute in formato digitale, l’efficacia probatoria di cui agli articoli 2709 e 2710 del codice civile, ovvero la medesima efficacia probatoria della stampa su supporto cartaceo previa vidimazione iniziale prima della loro messa in uso.

In definitiva possiamo affermare che:

a-la modalità di tenuta di cui all’art.2215/bis del c.c , non elimina le 4 modalità sopra riportate, ma ne aggiunge una nuova, consentendo finalmente alle aziende di poter conservare in solo formato digitale le scritture contabili con un valore probatorio ex art 2709 e 2710 del c.c.;

b- la modalità di tenuta di cui all’art.2215/bis del c.c. si applica obbligatoriamente nella conservazione in formato digitale dei libri sociali obbligatori elencati all’art.2421 del c.c.( libro soci, libro delle obbligazioni, ecc. laddove espressamente dice: “I libri di cui al presente articolo, prima che siano messi in uso, devono essere numerati progressivamente in ogni pagina e bollati in ogni foglio a norma dell’art. 2215“), dato appunto che per questi libri sociali è richiesta obbligatoriamente la vidimazione iniziale ex art.2215 c.c. primo comma;

c- l’art. 22 primo comma del DPR 600/1973 (registrazioni eseguite entro sessanta giorni) non si ritiene applicabile secondo le modalità di tenuta di cui all’art.2215/bis del c.c., dato appunto che siamo nell’ambito delle disposizioni civili e non fiscali.

Con il nuovo art.2215/bis del c.c. introdotto con la Legge n.2 del 28 gennaio 2009, le aziende hanno quindi ad oggi la possibilità di tenere e conservare le scritture contabili secondo cinque modalità:

1-Scritture contabili conservate su supporto cartaceo previa loro vidimazione iniziale

2-Scritture contabili conservate su supporto cartaceo senza vidimazione iniziale

3-Scritture contabili conservate in formato digitale adottando una conservazione sostitutiva di documento informatico

4-Scritture contabili conservate in formato digitale adottando una conservazione sostitutiva di documento analogico

5-Scritture contabili tenute e conservate in formato digitale adottando una conservazione sostitutiva di documento informatico avente un valore probatorio pari a quelle conservate su supporto cartaceo con vidimazione iniziale

In questo caso, l’azienda conserva le scritture contabili conferendo alle stesse un valore probatorio ex art. 2709 e 2710 del c.c., dato appunto che vengono sia correttamente tenute con apposizione trimestrale di firma digitale e marca temporale, sia correttamente conservate in formato digitale, secondo quanto previsto sia dalle disposizioni civili (art. 2220 del c.c., e D.L. n.82 del 7 marzo 2005), sia dalle disposizioni fiscali ( DMEF del 23 gennaio 2004).

In sostanza l’azienda trimestralmente produce un file privo di macroistruzioni e codici eseguibili, appone successivamente la firma digitale dell’imprenditore (o di altro soggetto dal medesimo delegato) e la marca temporale ai fini di una corretta tenuta, ed infine chiude il processo di conservazione sostitutiva, previa apposizione di firma digitale del responsabile della conservazione e della marca temporale.

Il DUI - Documento Unico di iscrizione -  è il documento valido al riconoscimento dell’individuo, permette di specificare il ruolo del possessore come iscritto all’Ordine dei Consulenti del Lavoro.
Ogni iscritto avrà una casella di posta elettronica certificata - PEC - con dominio @consulentidellavoropec.it, il cui indirizzo sarà riportato nell’Albo informatico disponibile sul portale impresa.gov, sezione realizzata dal CNIPA, che permetterà alla PA di avere tutti i riferimenti dei Consulenti del Lavoro in tempo reale.

In allegato la documentazione da compilare per ottenere l’innovativo strumento.

allegato-1
allegato-2
allegato-3
allegato-3-bis

Un corso unico quanto a caratteristiche

Il corso permette ai suoi partecipanti di:

• Conoscere compiti e responsabilità del “nuovo” Ente Pubblico
• Conoscere ed approfondire gli aspetti più critici della nuova normativa e le modalità per affrontare l’attività di controllo e monitoraggio
• Acquisire la capacità di implementare e gestire un sistema di gestione documentale
• Implementare la capacità evolutiva delle organizzazioni pubbliche

Un corso rivolto alle organizzazioni della PA che sono chiamate a nominare il proprio Responsabile della Conservazione, ma anche al Responsabile Amministrativo, al Responsabile Sistemi Informativi e al Responsabile del Servizio Archivio- Protocollo.

Conservazione-Sostitutiva.it, in collaborazione con Elitec Group, organizza venerdì 12 giugno 2009, il corso:
“La nuova frontiera dell’innovazione gestionale ed organizzativa.
La sfida dell’e-Government e la modernizzazione della PA”

Il corso si rivolge ai liberi professionisti e agli operatori della PA interessati ad acquisire le necessarie competenze giuridiche da un lato, tecniche ed organizzative dall’altro.
Il corso permetterà di individuare le attività da implementare nella propria organizzazione ed applicare le nuove disposizioni legislative in materia di archiviazione elettronica e conservazione sostitutiva dei documenti.
I costi relativi all’archiviazione e alla gestione documentale sono enormi in termini economici, di produttività, del personale addetto e di adeguamento agli obblighi normativi di sicurezza e privacy. Si aggiungono anche gli eventuali costi relativi all’immagine che possono derivare da una cattiva gestione di tali problematiche da parte della Pubblica Amministrazione.
Nella finanziaria 2008, inoltre, è stato introdotto l’obbligo di Fatturazione Elettronica e conseguente Conservazione Sostituiva nei rapporti tra fornitori ed enti della PA, con conseguente risparmio di tempi e costi.
Partecipando al corso organizzato da Conservazione-sostitutiva.it avrà una risposta a tutte le domande relative alla gestione documentale e acquisirà le competenze necessarie per:

• conoscere la struttura e le caratteristiche del documento informatico e le differenze di gestione rispetto al documento analogico, nonchè il nuovo quadro normativo e gli strumenti di innovazione tecnologica da questo introdotti;
• conoscere, analizzare e saper interpretare gli aspetti legislativi della conservazione sostitutiva;
• conoscere i compiti e le responsabilità del Responsabile della Conservazione;
• conoscere e sapere applicare gli aspetti tecnici della Conservazione Sostitutiva e le tecnologie per l’implementazione di un sistema di Gestione Documentale finalizzato alla Conservazione Sostitutiva.

Oggi è finalmente possibile risparmiare grazie alla fatturazione elettronica e alla completa valenza giuridica, ai fini civilistici e fiscali, dell’archiviazione ottica e conservazione sostitutiva dei documenti contabili, consentendo l’eliminazione dell’archivio cartaceo per tutto il periodo dell’accertamento.

Profilo dei docenti

• dott.ssa Paola Mirizio Consulente per la formazione, gestione e conservazione di archivi digitali in ambito pubblico e privato, nonchè nell’implementazione organizzativa di strutture tecnologiche per la gestione documentale nelle organizzazioni della PA, dove ha svolto significative esperienze progettuali.
• Andrea Rivolta. Consulente Privacy, per la sicurezza dei sistemi informatici e per la tutela dei dati personali.
• Graziano Barberini Esperto di nuove tecnologie, analista-programmatore di ventennale esperienza in campo gestionale e documentale. Responsabile Tecnico del team sviluppo di Gestione Documentale per Pro.Sy.T. s.r.l. , conduce i progetti di sviluppo ed implementazione della soluzione HYPERDoc e HYPERFlow.

Programma e Contenuti

OBIETTIVI

• Analizzare le opportunità giuridiche del nuovo quadro normativo sulla valenza ai fini civilistici e fiscali del documento informatico
• Conoscere le nuove modalità di tenuta e conservazione dei documenti
• Conoscere gli adempimenti necessari per l’implementazione dei sistemi di gestione documentale
• Prevedere l’impatto sui processi e la gestione del cambiamento verso una Pubblica Amministrazione senza carta
• Assimilare le procedure per una corretta archiviazione della documentazione amministrativa
• Valutare i costi di implementazione e il ritorno dell’investimento di un sistema di gestione documentale

Brochure dell’evento e Sede del Corso

Per visualizzare e stampare i documenti che seguono è necessario disporre di un software per la visualizzazione di file PDF.
Sede dell’evento (mappa) per raggiungere la sede del Corso. Si aprirà un nuovo sito, premere sul pulsante indietro del browser per tornare a questa pagina.

Costo (iva esclusa)

50 Euro per 1 partecipante
80 Euro per 2 partecipanti (sconto del 40 %)
110 Euro per 3 partecipanti (sconto del 40 %)

inclusa documentazione, buffet e coffee break.

Sono disponibili, su richiesta degli interessati alla segreteria organizzativa, delle convenzioni con strutture ricettive per soggiorno di 1 notte.
Modalità d’iscrizione: l’iscrizione dei partecipanti è da considerarsi valida solo a seguito del pagamento della quota d’iscrizione entro il 8 Giugno 2009.
Informazioni: per ulteriori informazioni rivolgersi alla dott.ssa Paola Mirizio ai seguenti recapiti:
tel. 041 5084924
cell. 346 8596660
paola.mirizio@elitecgroup.it

Un corso unico quanto a caratteristiche

Il corso permette ai suoi partecipanti di:

• Conoscere compiti e responsabilità del “nuovo” Ente Pubblico
• Conoscere ed approfondire gli aspetti più critici della nuova normativa e le modalità per affrontare l’attività di controllo e monitoraggio
• Acquisire la capacità di implementare e gestire un sistema di gestione documentale
• Implementare la capacità evolutiva delle organizzazioni pubbliche

Un corso rivolto alle organizzazioni della PA che sono chiamate a nominare il proprio Responsabile della Conservazione, ma anche al Responsabile Amministrativo, al Responsabile Sistemi Informativi e al Responsabile del Servizio Archivio- Protocollo.

Conservazione-Sostitutiva.it, in collaborazione con Elitec Group, organizza venerdì 22 maggio 2009, il corso:
“La nuova frontiera dell’innovazione gestionale ed organizzativa. La sfida dell’e-Government e la modernizzazione della PA”

Il corso si rivolge ai liberi professionisti e agli operatori della PA interessati ad acquisire le necessarie competenze giuridiche da un lato, tecniche ed organizzative dall’altro.
Il corso permetterà di individuare le attività da implementare nella propria organizzazione ed applicare le nuove disposizioni legislative in materia di archiviazione elettronica e conservazione sostitutiva dei documenti.
I costi relativi all’archiviazione e alla gestione documentale sono enormi in termini economici, di produttività, del personale addetto e di adeguamento agli obblighi normativi di sicurezza e privacy. Si aggiungono anche gli eventuali costi relativi all’immagine che possono derivare da una cattiva gestione di tali problematiche da parte della Pubblica Amministrazione.
Nella finanziaria 2008, inoltre, è stato introdotto l’obbligo di Fatturazione Elettronica e conseguente Conservazione Sostituiva nei rapporti tra fornitori ed enti della PA, con conseguente risparmio di tempi e costi.
Partecipando al corso organizzato da Conservazione-sostitutiva.it avrà una risposta a tutte le domande relative alla gestione documentale e acquisirà le competenze necessarie per:

• conoscere la struttura e le caratteristiche del documento informatico e le differenze di gestione rispetto al documento analogico, nonchè il nuovo quadro normativo e gli strumenti di innovazione tecnologica da questo introdotti;
• conoscere, analizzare e saper interpretare gli aspetti legislativi della conservazione sostitutiva;
• conoscere i compiti e le responsabilità del Responsabile della Conservazione;
• conoscere e sapere applicare gli aspetti tecnici della Conservazione Sostitutiva e le tecnologie per l’implementazione di un sistema di Gestione Documentale finalizzato alla Conservazione Sostitutiva.

Oggi è finalmente possibile risparmiare grazie alla fatturazione elettronica e alla completa valenza giuridica, ai fini civilistici e fiscali, dell’archiviazione ottica e conservazione sostitutiva dei documenti contabili, consentendo l’eliminazione dell’archivio cartaceo per tutto il periodo dell’accertamento.

Profilo dei docenti

• dott.ssa Paola Mirizio Consulente per la formazione, gestione e conservazione di archivi digitali in ambito pubblico e privato, nonchè nell’implementazione organizzativa di strutture tecnologiche per la gestione documentale nelle organizzazioni della PA, dove ha svolto significative esperienze progettuali.
• Andrea Rivolta. Consulente Privacy, per la sicurezza dei sistemi informatici e per la tutela dei dati personali.
• Graziano Barberini Esperto di nuove tecnologie, analista-programmatore di ventennale esperienza in campo gestionale e documentale. Responsabile Tecnico del team sviluppo di Gestione Documentale per Pro.Sy.T. s.r.l. , conduce i progetti di sviluppo ed implementazione della soluzione HYPERDoc e HYPERFlow.

Programma e Contenuti

OBIETTIVI

• Analizzare le opportunità giuridiche del nuovo quadro normativo sulla valenza ai fini civilistici e fiscali del documento informatico
• Conoscere le nuove modalità di tenuta e conservazione dei documenti
• Conoscere gli adempimenti necessari per l’implementazione dei sistemi di gestione documentale
• Prevedere l’impatto sui processi e la gestione del cambiamento verso una Pubblica Amministrazione senza carta
• Assimilare le procedure per una corretta archiviazione della documentazione amministrativa
• Valutare i costi di implementazione e il ritorno dell’investimento di un sistema di gestione documentale

Brochure dell’evento e Sede del Corso

Per visualizzare e stampare i documenti che seguono è necessario disporre di un software per la visualizzazione di file PDF.
Sede dell’evento (mappa) per raggiungere la sede del Corso. Si aprirà un nuovo sito, premere sul pulsante indietro del browser per tornare a questa pagina.

Costo (iva esclusa)

50 Euro per 1 partecipante
80 Euro per 2 partecipanti (sconto del 40 %)
110 Euro per 3 partecipanti (sconto del 40 %)

inclusa documentazione, buffet e coffee break.

Sono disponibili, su richiesta degli interessati alla segreteria organizzativa, delle convenzioni con strutture ricettive per soggiorno di 1 notte.
Modalità d’iscrizione: l’iscrizione dei partecipanti è da considerarsi valida solo a seguito del pagamento della quota d’iscrizione entro il 18 Maggio 2009.
Informazioni: per ulteriori informazioni rivolgersi alla dott.ssa Paola Mirizio ai seguenti recapiti:
tel.   041 5084924
cell. 346 8596660
paola.mirizio@elitecgroup.it<–>

La nuova frontiera dell’innovazione gestionale ed organizzativa
Centro Direzionale Noalis - Elitec Group Sala corsi - Spinea (VE) venerdì 8 maggio 2009

Temi trattati

• La smaterializzazione dell’archivio storico.
• L’archiviazione digitale e conservazione sostitutiva dei documenti aziendali rilevanti ai fini tributari.
• La verifica fiscale in regime di Conservazione Sostitutiva.

Un corso unico quanto a supporto documentale

A tutti i partecipanti verrà offerta la documentazione cartacea ed elettronica delle slide proiettate.

Un corso unico quanto a organizzazione

La segreteria organizzativa ha stipulato convenzioni con alcuni alberghi che vi permetteranno, oltre a frequentare il corso, di visitare la Riviera del Brenta e Venezia.

Un corso unico quanto a caratteristiche

• Apprendere le competenze indispensabili per ricoprire il ruolo del Responsabile della Conservazione Sostitutiva.
• Conoscerne compiti e responsabilità.
• Conoscere ed approfondire gli aspetti più critici della nuova normativa e le modalità per affrontare l’attività di controllo e il rapporto con l’agenzia delle entrate.
• Apprendere come gestire operativamente un progetto di Conservazione Sostitutiva.
• Acquisire la capacità di implementare e gestire un sistema di gestione documentale e di conservazione sostitutiva.
• Acquisire capacità di far evolvere la propria organizzazione alla gestione digitale.

Un corso per le aziende che devono nominare il proprio responsabile della conservazione, ma anche per:

• Il Responsabile Amministrativo
• Il Responsabile Area Fiscale
• Il Responsabile Sistemi Informativi
• Il Responsabile Archiviazione e Conservazione dei Documenti
• Il Responsabile Organizzazione
• Il Responsabile Legale
• Il Responsabile del Personale
• Il Dottore Commercialista
• Il Tributarista
• Consulente del Lavoro

Conservazione-Sostitutiva.it, in collaborazione con Elitec Group, BCC Banca di Monastier e del Sile - Credito Cooperativo e Mazars organizza il corso professionale per “Responsabile della Conservazione Sostitutiva”. Il corso, strutturato su 2 moduli, si rivolge a imprese e professionisti interessati ad acquisire le necessarie competenze giuridiche e fiscali da un lato, tecniche ed organizzative dall’altro. Tale corso permetterà di implementare nella propria organizzazione dei Sistemi di Gestione Documentale evoluti ed applicare le nuove disposizioni legislative in materia di fatturazione elettronica, archiviazione elettronica e conservazione ottica sostitutiva dei documenti aziendali e rilevanti ai fini tributari. Oggi è finalmente possibile risparmiare grazie alla fatturazione elettronica e alla completa valenza giuridica, ai fini civilistici e fiscali, dell’archiviazione ottica e conservazione sostitutiva dei documenti contabili, consentendo l’eliminazione dell’archivio cartaceo per tutto il periodo dell’accertamento. I costi, spesso occulti nei bilanci delle aziende, relativi all’archiviazione e alla gestione di fatture e di documenti contabili sono enormi in termini economici, di produttività, del personale addetto e di adeguamento agli obblighi normativi di sicurezza e privacy. Si aggiungono anche i costi relativi alle eventuali problematiche di contenzioso e ai tempi d’attesa per la gestione dei pagamenti con ricadute negative per l’immagine aziendale e per i rapporti con i terzi. Dal combinato delle seguenti disposizioni normative: D.P.R. n. 633/72, D.M. 30 luglio 1999 n.340, d.lgs. 52 del 20 febbraio 2004, D.M. del 23.01.2004,  D.P.R. 445/2000, d.lgs. 82 del 7 marzo 2005 e con l’avallo dell’Amministrazione finanziaria con le numerose Risoluzioni dell’Agenzia delle Entrate sono entrate in vigore le regole attese da dieci anni per eliminare la carta dagli uffici amministrativi e dagli archivi di aziende e di studi professionali con conseguente risparmio di tempi e costi.

• Quale è l’impatto sulla Sua Organizzazione dell’innovazione digitale conseguente alla smaterializzazione?
• Come misurare i costi e valutare i ritorni dell’investimento?
• Come implementare un sistema corretto di fatturazione elettronica e archiviazione ottica dei documenti aziendali?
• Cosa prevede la normativa e quali sono gli adempimenti necessari per entrare in regime di Conservazione Sostitutiva?
• Chi è o chi dovrebbe assumere il ruolo di Responsabile del processo di Conservazione Sostitutiva dei documenti rilevanti ai fini tributari?
• Quali competenze deve avere, quali responsabilità ha e quali compiti deve svolgere il Responsabile del processo di Conservazione Sostitutiva?
• Come gestire operativamente un progetto di Conservazione Sostitutiva?

Partecipando al corso organizzato da Conservazione-sostitutiva.it avrà una risposta a tutte queste domande e acquisirà le competenze necessarie per:

• conoscere la struttura e le caratteristiche del documento informatico e le differenze di gestione rispetto al documento analogico, nonché il nuovo quadro normativo cogente e gli strumenti di innovazione tecnologica da questo introdotti;
• conoscere, analizzare e saper interpretare gli aspetti legislativi della conservazione sostitutiva e il rapporto con l’Agenzia delle Entrate;
• conoscere i compiti e le responsabilità del Responsabile della Conservazione;
• acquisire la capacità di gestire un progetto e un sistema di Conservazione Sostitutiva come Responsabile di processo;
• conoscere e saper applicare gli aspetti tecnici della conservazione sostitutiva e le tecnologie per l’implementazione di un Sistema di Gestione Documentale finalizzato alla Conservazione Sostitutiva.

Profilo dei docenti

• dott. Umberto Zanini Dottore Commercialista e Revisore Contabile in Modena, svolge dal 1993 la professione occupandosi principalmente di tematiche fiscali, contabili e finanziarie delle nuove tecnologie informatiche e telematiche, oltre a svolgere attività di consulenza societaria e fiscale, sindaco e curatore fallimentare. Presidente della commissione informatica e telematica dell’Ordine dei Dottori Commercialisti di Modena, è esperto in fatturazione elettronica, outsourcing dei processi di fatturazione, conservazione sostitutiva di documenti fiscali e sistemi di pagamenti elettronici software-based. Consulente di importanti società e software house, ha partecipato quale relatore a convegni e seminari ed è co-autore del libro “Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva” edito da Experta.
• dott. Alberto Bobbo Esperto di nuove tecnologie, qualità del software e delle organizzazioni dell’informatica. Amministratore unico di Eli-net Srl. E’consulente in organizzazione aziendale, progetti e contratti nell’informatica e sistemi informativi per conto di Elitec Group. Fa parte del Consiglio direttivo dell’Associazione Italiana Cultura Qualità per il Triveneto.  Fornisce assistenza nella redazione e conduzione dei contratti di informatica ad importanti realtà imprenditoriali; sui temi della fatturazione elettronica e della conservazione sostitutiva è consulente per conto di Elitec Group.
• dott. Aldo Lonciari: Dottore Commercialista e Revisore Contabile. Svolge dal 1993 la professione occupandosi principalmente di tematiche di gestione aziendale, con particolare riferimento all’attività di revisione di bilancio e di revisione fiscale su aziende del Triveneto. E’ esperto in assistenza e consulenza amministrativa e gestionale, ha svolto attività di formazione del personale di importanti istituti di credito in materia fiscale e contabile. Consulente di importanti società e software house, è un’autorevole e competente voce in materia operante nel tessuto imprenditoriale locale. Aldo Lonciari è membro della redazione di Conservazione-sostitutiva.it.
• Graziano Barberini Esperto di nuove tecnologie, analista-programmatore di ventennale esperienza in campo gestionale e documentale. Responsabile Tecnico team sviluppo soluzioni di Gestione Documentale per Pro.Sy.T. Srl, conduce i progetti di sviluppo e implementazione della soluzione HYPERDoc e HYPERFlow di Pro.Sy.T. Srl e affronta l’analisi di integrazione tra software gestionale e di gestione documentale.

Programma e Contenuti Il Responsabile della Conservazione: Competenze legali, fiscali, amministrative

Programma e Contenuti - 2° Modulo del Corso. Il Responsabile della Conservazione: Competenze tecniche, operative ed organizzative.

Obiettivi

• Analizzare le opportunità giuridiche del nuovo e ormai stabile quadro normativo sulla valenza ai fini civilistici e fiscali di un documento informatico.
• Conoscere le nuove modalità di tenuta delle scritture contabili e fatturazione elettronica.
• Gli adempimenti necessari per la fatturazione elettronica.
• I requisiti, le caratteristiche tecniche dei documenti informatici e la firma digitale.
• L’impatto sui processi e la gestione del cambiamento verso un’azienda senza carta.
• Le procedure per una corretta archiviazione della documentazione contabile e fiscale.
• Valutare i costi di implementazione e il ritorno dell’investimento di un sistema di fatturazione elettronica e archiviazione ottica.
• Acquisire tutte le competenze necessarie per ricoprire il ruolo di Responsabile Conservazione in Azienda.

Brochure dell’evento e Sede del Corso

Per visualizzare e stampare i documenti che seguono è necessario disporre di un software per la visualizzazione di file PDF. Consigliamo l’uso di Foxit Reader per leggerezza e velocità.
Sede dell’evento (mappa) per raggiungere la sede del Corso. Si aprirà un nuovo sito, premere sul pulsante indietro del browser per tornare a questa pagina.

Costo (iva esclusa)

350 Euro per 1 partecipante e il 15% di sconto a partire dal secondo partecipante
200 Euro per le organizzazioni iscritte a Conservazione-sostitutiva.it
Nel costo sono incluse la documentazione, buffet e coffee break.
Informazioni: Conservazione-Sostitutiva.it
Segreteria Corsi Via E. De Filippo, 80/1 30038 Spinea - Venezia
tel. 041.5084911
fax 041.5084981
segreteria@conservazione-sostitutiva.it

In particolar modo gli articoli:
art. 24, “Riorganizzazione del Centro nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione, del Centro di formazione studi e della Scuola superiore della pubblica amministrazione”;
art. 32 “Eliminazione degli sprechi relativi al mantenimento di documenti in forma cartacea”

art. 33 “Delega al Governo per la modifica del codice dell’amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 8″

art. 34 “Servizi informatici per le relazioni tra pubbliche amministrazioni e utenti”

art. 35 “Diffusione delle tecnologie telematiche nelle comunicazioni”

art. 36 “VOIP e Sistema pubblico di connettività”

art. 37  “Carta nazionale dei servizi”

art. 38 “Modifica dell’articolo 9 della legge 8 marzo 2000, n. 53″

art. 39  “Riallocazione di fondi” ( Le somme …… sono destinate al cofinanziamento dei progetti di sviluppo di reti di connettività, anche con tecnologie senza fili (wireless), e di servizi innovativi di tipo amministrativo e didattico presentati dalle università.).

Leggi

La nuova frontiera dell’innovazione gestionale ed organizzativa
Centro Direzionale Noalis - Elitec Group Sala corsi - Spinea (VE) venerdì 20 marzo 2009

Temi trattati

• La smaterializzazione dell’archivio storico.
• L’archiviazione digitale e conservazione sostitutiva dei documenti aziendali rilevanti ai fini tributari.
• La verifica fiscale in regime di Conservazione Sostitutiva.

Un corso unico quanto a supporto documentale

A tutti i partecipanti verrà offerta la documentazione cartacea ed elettronica delle slide proiettate.

Un corso unico quanto a organizzazione

La segreteria organizzativa ha stipulato convenzioni con alcuni alberghi che vi permetteranno, oltre a frequentare il corso, di visitare la Riviera del Brenta e Venezia.

Un corso unico quanto a caratteristiche

• Apprendere le competenze indispensabili per ricoprire il ruolo del Responsabile della Conservazione Sostitutiva.
• Conoscerne compiti e responsabilità.
• Conoscere ed approfondire gli aspetti più critici della nuova normativa e le modalità per affrontare l’attività di controllo e il rapporto con l’agenzia delle entrate.
• Apprendere come gestire operativamente un progetto di Conservazione Sostitutiva.
• Acquisire la capacità di implementare e gestire un sistema di gestione documentale e di conservazione sostitutiva.
• Acquisire capacità di far evolvere la propria organizzazione alla gestione digitale.

Un corso per le aziende che devono nominare il proprio responsabile della conservazione, ma anche per:

• Il Responsabile Amministrativo
• Il Responsabile Area Fiscale
• Il Responsabile Sistemi Informativi
• Il Responsabile Archiviazione e Conservazione dei Documenti
• Il Responsabile Organizzazione
• Il Responsabile Legale
• Il Responsabile del Personale
• Il Dottore Commercialista
• Il Tributarista
• Consulente del Lavoro

Conservazione-Sostitutiva.it, in collaborazione con Elitec Group, BCC Banca di Monastier e del Sile - Credito Cooperativo e Mazars organizza il corso professionale per “Responsabile della Conservazione Sostitutiva”. Il corso, strutturato su 2 moduli, si rivolge a imprese e professionisti interessati ad acquisire le necessarie competenze giuridiche e fiscali da un lato, tecniche ed organizzative dall’altro. Tale corso permetterà di implementare nella propria organizzazione dei Sistemi di Gestione Documentale evoluti ed applicare le nuove disposizioni legislative in materia di fatturazione elettronica, archiviazione elettronica e conservazione ottica sostitutiva dei documenti aziendali e rilevanti ai fini tributari. Oggi è finalmente possibile risparmiare grazie alla fatturazione elettronica e alla completa valenza giuridica, ai fini civilistici e fiscali, dell’archiviazione ottica e conservazione sostitutiva dei documenti contabili, consentendo l’eliminazione dell’archivio cartaceo per tutto il periodo dell’accertamento. I costi, spesso occulti nei bilanci delle aziende, relativi all’archiviazione e alla gestione di fatture e di documenti contabili sono enormi in termini economici, di produttività, del personale addetto e di adeguamento agli obblighi normativi di sicurezza e privacy. Si aggiungono anche i costi relativi alle eventuali problematiche di contenzioso e ai tempi d’attesa per la gestione dei pagamenti con ricadute negative per l’immagine aziendale e per i rapporti con i terzi. Dal combinato delle seguenti disposizioni normative: D.P.R. n. 633/72, D.M. 30 luglio 1999 n.340, d.lgs. 52 del 20 febbraio 2004, D.M. del 23.01.2004,  D.P.R. 445/2000, d.lgs. 82 del 7 marzo 2005 e con l’avallo dell’Amministrazione finanziaria con le numerose Risoluzioni dell’Agenzia delle Entrate sono entrate in vigore le regole attese da dieci anni per eliminare la carta dagli uffici amministrativi e dagli archivi di aziende e di studi professionali con conseguente risparmio di tempi e costi.

• Quale è l’impatto sulla Sua Organizzazione dell’innovazione digitale conseguente alla smaterializzazione?
• Come misurare i costi e valutare i ritorni dell’investimento?
• Come implementare un sistema corretto di fatturazione elettronica e archiviazione ottica dei documenti aziendali?
• Cosa prevede la normativa e quali sono gli adempimenti necessari per entrare in regime di Conservazione Sostitutiva?
• Chi è o chi dovrebbe assumere il ruolo di Responsabile del processo di Conservazione Sostitutiva dei documenti rilevanti ai fini tributari?
• Quali competenze deve avere, quali responsabilità ha e quali compiti deve svolgere il Responsabile del processo di Conservazione Sostitutiva?
• Come gestire operativamente un progetto di Conservazione Sostitutiva?

Partecipando al corso organizzato da Conservazione-sostitutiva.it avrà una risposta a tutte queste domande e acquisirà le competenze necessarie per:

• conoscere la struttura e le caratteristiche del documento informatico e le differenze di gestione rispetto al documento analogico, nonché il nuovo quadro normativo cogente e gli strumenti di innovazione tecnologica da questo introdotti;
• conoscere, analizzare e saper interpretare gli aspetti legislativi della conservazione sostitutiva e il rapporto con l’Agenzia delle Entrate;
• conoscere i compiti e le responsabilità del Responsabile della Conservazione;
• acquisire la capacità di gestire un progetto e un sistema di Conservazione Sostitutiva come Responsabile di processo;
• conoscere e saper applicare gli aspetti tecnici della conservazione sostitutiva e le tecnologie per l’implementazione di un Sistema di Gestione Documentale finalizzato alla Conservazione Sostitutiva.

Profilo dei docenti

• dott. Umberto Zanini Dottore Commercialista e Revisore Contabile in Modena, svolge dal 1993 la professione occupandosi principalmente di tematiche fiscali, contabili e finanziarie delle nuove tecnologie informatiche e telematiche, oltre a svolgere attività di consulenza societaria e fiscale, sindaco e curatore fallimentare. Presidente della commissione informatica e telematica dell’Ordine dei Dottori Commercialisti di Modena, è esperto in fatturazione elettronica, outsourcing dei processi di fatturazione, conservazione sostitutiva di documenti fiscali e sistemi di pagamenti elettronici software-based. Consulente di importanti società e software house, ha partecipato quale relatore a convegni e seminari ed è co-autore del libro “Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva” edito da Experta.
• dott. Alberto Bobbo Esperto di nuove tecnologie, qualità del software e delle organizzazioni dell’informatica. Amministratore unico di Eli-net Srl. E’consulente in organizzazione aziendale, progetti e contratti nell’informatica e sistemi informativi per conto di Elitec Group. Fa parte del Consiglio direttivo dell’Associazione Italiana Cultura Qualità per il Triveneto.  Fornisce assistenza nella redazione e conduzione dei contratti di informatica ad importanti realtà imprenditoriali; sui temi della fatturazione elettronica e della conservazione sostitutiva è consulente per conto di Elitec Group.
• dott. Aldo Lonciari: Dottore Commercialista e Revisore Contabile. Svolge dal 1993 la professione occupandosi principalmente di tematiche di gestione aziendale, con particolare riferimento all’attività di revisione di bilancio e di revisione fiscale su aziende del Triveneto. E’ esperto in assistenza e consulenza amministrativa e gestionale, ha svolto attività di formazione del personale di importanti istituti di credito in materia fiscale e contabile. Consulente di importanti società e software house, è un’autorevole e competente voce in materia operante nel tessuto imprenditoriale locale. Aldo Lonciari è membro della redazione di Conservazione-sostitutiva.it.
• Graziano Barberini Esperto di nuove tecnologie, analista-programmatore di ventennale esperienza in campo gestionale e documentale. Responsabile Tecnico team sviluppo soluzioni di Gestione Documentale per Pro.Sy.T. Srl, conduce i progetti di sviluppo e implementazione della soluzione HYPERDoc e HYPERFlow di Pro.Sy.T. Srl e affronta l’analisi di integrazione tra software gestionale e di gestione documentale.

Programma e Contenuti Il Responsabile della Conservazione: Competenze legali, fiscali, amministrative

Programma e Contenuti - 2° Modulo del Corso. Il Responsabile della Conservazione: Competenze tecniche, operative ed organizzative.

Obiettivi

• Analizzare le opportunità giuridiche del nuovo e ormai stabile quadro normativo sulla valenza ai fini civilistici e fiscali di un documento informatico.
• Conoscere le nuove modalità di tenuta delle scritture contabili e fatturazione elettronica.
• Gli adempimenti necessari per la fatturazione elettronica.
• I requisiti, le caratteristiche tecniche dei documenti informatici e la firma digitale.
• L’impatto sui processi e la gestione del cambiamento verso un’azienda senza carta.
• Le procedure per una corretta archiviazione della documentazione contabile e fiscale.
• Valutare i costi di implementazione e il ritorno dell’investimento di un sistema di fatturazione elettronica e archiviazione ottica.
• Acquisire tutte le competenze necessarie per ricoprire il ruolo di Responsabile Conservazione in Azienda.

Brochure dell’evento e Sede del Corso

Per visualizzare e stampare i documenti che seguono è necessario disporre di un software per la visualizzazione di file PDF. Consigliamo l’uso di Foxit Reader per leggerezza e velocità.
Sede dell’evento (mappa) per raggiungere la sede del Corso. Si aprirà un nuovo sito, premere sul pulsante indietro del browser per tornare a questa pagina.

Costo (iva esclusa)

350 Euro per 1 partecipante e il 15% di sconto a partire dal secondo partecipante
200 Euro per le organizzazioni iscritte a Conservazione-sostitutiva.it
Nel costo sono incluse la documentazione, buffet e coffee break.
Informazioni: Conservazione-Sostitutiva.it
Segreteria Corsi Via E. De Filippo, 80/1 30038 Spinea - Venezia
tel. 041.5084911
fax 041.5084981
segreteria@conservazione-sostitutiva.it

Centro Direzionale Noalis - Elitec Group Sala corsi - Spinea (VE) venerdì 30 gennaio 2009 La nuova frontiera dell’innovazione gestionale ed organizzativa

Temi trattati

• La smaterializzazione dell’archivio storico.
• L’archiviazione digitale e conservazione sostitutiva dei documenti aziendali rilevanti ai fini tributari.
• La verifica fiscale in regime di Conservazione Sostitutiva.

Un corso unico quanto a supporto documentale

A tutti i partecipanti verrà offerta la documentazione cartacea ed elettronica delle slide proiettate.

Un corso unico quanto a organizzazione

La segreteria organizzativa ha stipulato convenzioni con alcuni alberghi che vi permetteranno, oltre a frequentare il corso, di visitare la Riviera del Brenta e Venezia.

Un corso unico quanto a caratteristiche

• Apprendere le competenze indispensabili per ricoprire il ruolo del Responsabile della Conservazione Sostitutiva.
• Conoscerne compiti e responsabilità.
• Conoscere ed approfondire gli aspetti più critici della nuova normativa e le modalità per affrontare l’attività di controllo e il rapporto con l’agenzia delle entrate.
• Apprendere come gestire operativamente un progetto di Conservazione Sostitutiva.
• Acquisire la capacità di implementare e gestire un sistema di gestione documentale e di conservazione sostitutiva.
• Acquisire capacità di far evolvere la propria organizzazione alla gestione digitale.

Un corso per le aziende che devono nominare il proprio responsabile della conservazione, ma anche per:

• Il Responsabile Amministrativo
• Il Responsabile Area Fiscale
• Il Responsabile Sistemi Informativi
• Il Responsabile Archiviazione e Conservazione dei Documenti
• Il Responsabile Organizzazione
• Il Responsabile Legale
• Il Responsabile del Personale
• Il Dottore Commercialista
• Il Tributarista
• Consulente del Lavoro

Conservazione-Sostitutiva.it, in collaborazione con Elitec Group, AbleTech, BCC Banca di Monastier e del Sile - Credito Cooperativo e Mazars organizza venerdì 30 gennaio 2008 , il corso professionale per “Responsabile della Conservazione Sostitutiva”. Il corso, strutturato su 2 moduli, si rivolge a imprese e professionisti interessati ad acquisire le necessarie competenze giuridiche e fiscali da un lato, tecniche ed organizzative dall’altro. Tale corso permetterà di implementare nella propria organizzazione dei Sistemi di Gestione Documentale evoluti ed applicare le nuove disposizioni legislative in materia di fatturazione elettronica, archiviazione elettronica e conservazione ottica sostitutiva dei documenti aziendali e rilevanti ai fini tributari. Oggi è finalmente possibile risparmiare grazie alla fatturazione elettronica e alla completa valenza giuridica, ai fini civilistici e fiscali, dell’archiviazione ottica e conservazione sostitutiva dei documenti contabili, consentendo l’eliminazione dell’archivio cartaceo per tutto il periodo dell’accertamento. I costi, spesso occulti nei bilanci delle aziende, relativi all’archiviazione e alla gestione di fatture e di documenti contabili sono enormi in termini economici, di produttività, del personale addetto e di adeguamento agli obblighi normativi di sicurezza e privacy. Si aggiungono anche i costi relativi alle eventuali problematiche di contenzioso e ai tempi d’attesa per la gestione dei pagamenti con ricadute negative per l’immagine aziendale e per i rapporti con i terzi. Dal combinato delle seguenti disposizioni normative: D.P.R. n. 633/72, D.M. 30 luglio 1999 n.340, d.lgs. 52 del 20 febbraio 2004, D.M. del 23.01.2004,  D.P.R. 445/2000, d.lgs. 82 del 7 marzo 2005 e con l’avallo dell’Amministrazione finanziaria con le numerose Risoluzioni dell’Agenzia delle Entrate sono entrate in vigore le regole attese da dieci anni per eliminare la carta dagli uffici amministrativi e dagli archivi di aziende e di studi professionali con conseguente risparmio di tempi e costi.

• Quale è l’impatto sulla Sua Organizzazione dell’innovazione digitale conseguente alla smaterializzazione?
• Come misurare i costi e valutare i ritorni dell’investimento?
• Come implementare un sistema corretto di fatturazione elettronica e archiviazione ottica dei documenti aziendali?
• Cosa prevede la normativa e quali sono gli adempimenti necessari per entrare in regime di Conservazione Sostitutiva?
• Chi è o chi dovrebbe assumere il ruolo di Responsabile del processo di Conservazione Sostitutiva dei documenti rilevanti ai fini tributari?
• Quali competenze deve avere, quali responsabilità ha e quali compiti deve svolgere il Responsabile del processo di Conservazione Sostitutiva?
• Come gestire operativamente un progetto di Conservazione Sostitutiva?

Partecipando al corso organizzato da Conservazione-sostitutiva.it avrà una risposta a tutte queste domande e acquisirà le competenze necessarie per:

• conoscere la struttura e le caratteristiche del documento informatico e le differenze di gestione rispetto al documento analogico, nonché il nuovo quadro normativo cogente e gli strumenti di innovazione tecnologica da questo introdotti;
• conoscere, analizzare e saper interpretare gli aspetti legislativi della conservazione sostitutiva e il rapporto con l’Agenzia delle Entrate;
• conoscere i compiti e le responsabilità del Responsabile della Conservazione;
• acquisire la capacità di gestire un progetto e un sistema di Conservazione Sostitutiva come Responsabile di processo;
• conoscere e saper applicare gli aspetti tecnici della conservazione sostitutiva e le tecnologie per l’implementazione di un Sistema di Gestione Documentale finalizzato alla Conservazione Sostitutiva.

Profilo dei docenti

• dott. Umberto Zanini Dottore Commercialista e Revisore Contabile in Modena, svolge dal 1993 la professione occupandosi principalmente di tematiche fiscali, contabili e finanziarie delle nuove tecnologie informatiche e telematiche, oltre a svolgere attività di consulenza societaria e fiscale, sindaco e curatore fallimentare. Presidente della commissione informatica e telematica dell’Ordine dei Dottori Commercialisti di Modena, è esperto in fatturazione elettronica, outsourcing dei processi di fatturazione, conservazione sostitutiva di documenti fiscali e sistemi di pagamenti elettronici software-based. Consulente di importanti società e software house, ha partecipato quale relatore a convegni e seminari ed è co-autore del libro “Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva” edito da Experta.
• dott. Alberto Bobbo Esperto di nuove tecnologie, qualità del software e delle organizzazioni dell’informatica. Amministratore unico di Eli-net Srl. E’consulente in organizzazione aziendale, progetti e contratti nell’informatica e sistemi informativi per conto di Elitec Group. Fa parte del Consiglio direttivo dell’Associazione Italiana Cultura Qualità per il Triveneto.  Fornisce assistenza nella redazione e conduzione dei contratti di informatica ad importanti realtà imprenditoriali; sui temi della fatturazione elettronica e della conservazione sostitutiva è consulente per conto di Elitec Group.
• dott. Aldo Lonciari: Dottore Commercialista e Revisore Contabile. Svolge dal 1993 la professione occupandosi principalmente di tematiche di gestione aziendale, con particolare riferimento all’attività di revisione di bilancio e di revisione fiscale su aziende del Triveneto. E’ esperto in assistenza e consulenza amministrativa e gestionale, ha svolto attività di formazione del personale di importanti istituti di credito in materia fiscale e contabile. Consulente di importanti società e software house, è un’autorevole e competente voce in materia operante nel tessuto imprenditoriale locale. Aldo Lonciari è membro della redazione di Conservazione-sostitutiva.it.
• Graziano Barberini Esperto di nuove tecnologie, analista-programmatore di ventennale esperienza in campo gestionale e documentale. Responsabile Tecnico team sviluppo soluzioni di Gestione Documentale per Elitec Srl, conduce i progetti di sviluppo e implementazione della soluzione HYPERDoc e HYPERFlow di Elitec Srl e affronta l’analisi di integrazione tra software gestionale e di gestione documentale.

Programma e Contenuti Il Responsabile della Conservazione: Competenze legali, fiscali, amministrative

Programma e Contenuti - 2° Modulo del Corso. Il Responsabile della Conservazione: Competenze tecniche, operative ed organizzative.

OBIETTIVI

• Analizzare le opportunità giuridiche del nuovo e ormai stabile quadro normativo sulla valenza ai fini civilistici e fiscali di un documento informatico.
• Conoscere le nuove modalità di tenuta delle scritture contabili e fatturazione elettronica.
• Gli adempimenti necessari per la fatturazione elettronica.
• I requisiti, le caratteristiche tecniche dei documenti informatici e la firma digitale.
• L’impatto sui processi e la gestione del cambiamento verso un’azienda senza carta.
• Le procedure per una corretta archiviazione della documentazione contabile e fiscale.
• Valutare i costi di implementazione e il ritorno dell’investimento di un sistema di fatturazione elettronica e archiviazione ottica.
• Acquisire tutte le competenze necessarie per ricoprire il ruolo di Responsabile Conservazione in Azienda.

Brochure dell’evento e Sede del Corso

Per visualizzare e stampare i documenti che seguono è necessario disporre di un software per la visualizzazione di file PDF. Consigliamo l’uso di Foxit Reader per leggerezza e velocità. Sede dell’evento (mappa) per raggiungere la sede del Corso. Si aprirà un nuovo sito, premere sul pulsante indietro del browser per tornare a questa pagina.

Costo (iva esclusa)

350 Euro per 1 partecipante 15% di sconto a partire dal secondo partecipante 200 Euro per le organizzazioni iscritte a Conservazione-sostitutiva.it Nel costo sono incluse la documentazione, buffet e coffee break. Informazioni: Conservazione-Sostitutiva.it Segreteria Corsi Via E. De Filippo, 80/1 30038 Spinea - Venezia tel. 041.5084911 fax 041.5084981 segreteria@conservazione-sostitutiva.it

Indice

1. La tenuta e la conservazione delle scritture contabili in formato cartaceo
   1. Aspetti generali.
   2. Aspetti civilistici.
   3. Aspetti fiscali.
   4. Le modalità pratiche di formazione del libro giornale (e delle altre scritture cronologiche).
2. La tenuta e la conservazione delle scritture contabili in formato digitale
   1. Aspetti generali.
   2. La conservazione sostitutiva di scritture contabili stampate su carta.
      1. L’intervento del pubblico ufficiale.
   3. La conservazione sostitutiva di scritture contabili informatiche
      1. Un esempio di procedimento
   4. Il Problema della durata limitata dei certificati qualificati.
3. Modalità di assolvimento dell’imposta di bollo
4. Conclusioni

Premessa

Scopo di queste note è di dimostrare come la tenuta e la conservazione sostitutiva dei libri contabili obbligatori sia una opportunità ed una risorsa per le azienda che vogliono farvi ricorso, e che la relativa messa a punto abbia molti meno punti di criticità di quanto ne vengano spesso indicati, alimentando così pregiudizi che ne ostacolano lo sviluppo e la espansione. La tenuta delle scritture contabili in generale (registri, fatture, etc)[1] in formato digitale secondo le normative vigenti reca diversi vantaggi. Oltre all’evidente possibilità di risparmiare spazio e di rendere enormemente più semplice l’accesso alle informazioni attraverso la possibilità di utilizzare metodologie di ricerca dei dati impensabili per gli archivi cartacei, essa offre opportunità connesse al controllo interno aziendale quale una maggiore tracciabilità e documentabilità delle attività, una maggiore sicurezza e integrità dei dati, una maggiore efficacia ed efficienza dei processi aziendali legati all’area logistico-commerciale e amministrativo-finanziario. A differenza infatti dei documenti cartacei, i documenti conservati in modalità digitale non possono essere sostituiti, modificati o soggetti a riadattamenti postumi.

Note

[1]In questo articolo si tratterà esclusivamente delle scritture contabili . Per una prima analisi sulla fatturazione elettronica si rimanda a: " Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva " di F. Campomori e U. Zanini - Edizione Experta spa - Forlì 2005 E’ innegabile comunque, che i risparmi più rilevanti connessi alla smaterializzazione dei documenti tributari sia individuabile nelle fatture, sia perchè è il documento che più di altri viene prodotto ed utilizzato, sia perchè è il documento che nei processi aziendali collega il processo amministrativo (contabilità e controllo) al processo finanziario (incassi, pagamenti e tesoreria).

1. La tenuta e la conservazione delle scritture contabili in formato cartaceo

1.1 - Aspetti generali

Lo schema classico aziendalistico di ogni sistema contabile parte dal libro giornale, sul quale vengono rilevati giornalmente tutti i fatti di gestione, in forma di partita doppia, che hanno una influenza economica sull’impresa. Successivamente i medesimi dati confluiranno sui mastri contabili, classificati in conti finanziari, economici e patrimoniali . Tutti i conti di mastro andranno infine a formare il bilancio d’impresa. Il libro giornale rileva cronologicamente gli accadimenti aziendali senza alcuna correlazione con il principio della competenza economica . In esso trovano rilievo i fatti di gestione registrati nel tempo esatto in cui l’impresa ne è venuta a conoscenza . In un esercizio sociale qualsiasi, possono pertanto rilevarsi accadimenti la cui competenza economica trova riferimenti in esercizi successivi o precedenti. Tali sono per esempio quasi tutte le scritture di assestamento . Gli ammortamenti, costituenti costi differiti nel tempo, in ragione della capacità dei rispettivi cespiti di riferimento di contribuire alla formazione dei ricavi, trattandosi di procedimenti di stima, non possono essere rilevati a libro giornale a fine esercizio . Il procedimento di stima necessario porta l’astratta conoscibilità del loro importo sicuramente in una data successiva. Il libro mastro, invece, avendo l’esatto compito di determinare gli elementi economici e patrimoniali che confluiranno nel bilancio, rileva fatti di gestione che abbiano competenza con l’esercizio di riferimento . Per un’impresa con esercizio sociale corrispondente all’anno solare, le scritture di assestamento, pertanto, relativamente per esempio all’anno 2005, saranno rilevate sul libro mastro nell’esercizio sociale 2005, ma a libro giornale dovranno necessariamente essere registrati dopo il 1 gennaio 2006. Allorquando si decida la conservazione delle scritture contabili per esercizio sociale è ben tenere presente i menzionati principi.

1.2 - Aspetti civilistici

L’art. 2214 del c.c. prescrive che l’imprenditore deve tenere il libro giornale, l’inventario e le altre scritture che siano richieste dalla natura e dalle dimensioni dell’impresa. In genere questi ultimi fanno riferimento proprio ai libri mastri, oltre che ai libri di carico/scarico magazzino, etc. Il legislatore non ha inteso determinare rigidamente quali libri contabili l’imprenditore debba approntare, lasciando così parzialmente alla libera discrezione dell’impresa e delle tecniche contabili stabilire, secondo le proprie esigenze e le proprie metodologie di controllo interno, quali altri libri contabili tenere e per quali funzioni. Potremmo così avere libri di prima nota, libri cassa, libri merci in conto deposito, in conto visione, etc. Le rilevazioni contabili sul libro giornale vanno effettuate comunque giorno per giorno. Il requisito va interpretato in relazione alle esigenze medie delle grandi imprese, nelle quali potrebbe essere impossibile effettuare annotazioni giornaliere, ed è quindi inteso come esigenza che le annotazioni vengano effettuate al più presto, eventualmente con l’aiuto di una prima nota, e senza manipolazione posteriori[2]. Il libro degli inventari dovrà contenere l’indicazione e la valutazione delle attività e delle passività relative all’impresa, e si chiuderà con il bilancio finale.

Note

[2] Cottino, Diritto Commerciale - L’imprenditore pag.205.

1 .3 - Aspetti fiscali

In ambito fiscale vengono prescritti specifici ed ulteriori libri contabili, quali quelli ai fini iva, il registro dei beni ammortizzabili, etc (art. 13 e seguenti del D.P.R. n.600/73). L’art. 22 primo comma del DPR 600/1973, in merito alla loro compilazione, prevede invece che le registrazioni nelle scritture cronologiche e nelle scritture ausiliarie di magazzino devono essere eseguite non oltre 60 giorni. L’art. 14 terzo comma del DPR 600/1973 prevede ancora che la società e gli enti, il cui bilancio o rendiconto è soggetto per legge o per statuto all’approvazione dell’assemblea o di altri organi, possono effettuare nelle scritture contabili gli aggiornamenti conseguenziali alla approvazione delle stesse, fino al termine stabilito per la presentazione della dichiarazione.

1.4 - Le modalità pratiche di formazione del libro giornale (e delle altre scritture. cronologiche).

L’introduzione degli elaboratori elettronici nei sistemi di tenuta della contabilità, ha introdotto una netta separazione fra registrazione delle scritture e formazione delle medesime. Mentre nelle contabilità tenute con sistemi cartacei la registrazione a libro giornale coincideva con la sua formazione, nei sistemi computerizzati quest’ultima avviene solo in fase di stampa. Per formare un libro giornale pertanto (ma anche qualsiasi scrittura contabile cronologica) si sarebbe dovuto procedere alla sua stampa effettiva ogni lasso di tempo giudicato ragionevole ai fini civilistici, oppure ogni 60 giorni richiesti dalla normativa fiscale . Per ovviare a tali inutili aggravi di adempimenti fu emanato il DL n. 357 del 10/6/1994, con il quale veniva esplicitamente autorizzata, ad ogni effetto di legge, la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi meccanografici in difetto di trascrizione su supporti cartacei, purchè venissero stampati entro i termini per la presentazione delle relative dichiarazioni annuali e se ne assicurasse la stampa contestualmente ad eventuali richieste avanzate dagli organi competenti ed in loro presenza. Veniva in questo modo ricomposta la separazione fra registrazione contabile e formazione del libro contabile, in cui tuttavia la definitiva regolarizzazione avveniva (ed avviene tutt’ora ) solo una volta effettuata la stampa definitiva. Solo in quest’ ultima fase ha infatti senso parlare di corretta tenuta secondo le norme di un’ordinata contabilità senza spazi in bianco, senza interlinee, senza trasporti in margine, abrasioni e cancellazioni, come richiesto dall’ 2219 c.c.. Finchè i dati rimangono semplicemente memorizzati, possono sempre essere sottoposti a modifica a posteriori. Con l’abolizione delle vidimazioni iniziale ed annuali, tuttavia, non vi è alcuna garanzia che le registrazioni vengano effettivamente poste in essere nei termini indicati, nè che i dati stessi siano immodificabili, neanche in fase di stampa definitiva, poichè non vi è alcun sistema normativo che assicuri la definitività dei dati memorizzati e delle stampe effettuate. La scelta del legislatore fu esplicitamente voluta poichè nella vita dell’impresa esistono già adempimenti, come la redazione del bilancio e delle dichiarazione dei redditi, che determinano una scadenza certa nella tenuta delle scritture contabili, senza pertanto la necessità di rendere necessario un ulteriore adempimento come le vidimazioni. Del resto nelle grandi imprese la necessità di effettuate in tempi reali le registrazioni contabili, è diventata una necessità collegata alle esigenze di una corretta gestione aziendale. Si consideri in proposito l’utilizzo dei contratti di tesoreria accentrati (i cosiddetti cash pooling), dove a fine giornata tutte le società aderenti ad un gruppo, o le filiali di una unica impresa, convogliano in una unica tesoreria i rispettivi saldi attivi o passivi, evitando così le diseconomie che possano realizzarsi a seguito della coesistenza di posizioni passive in capo ad alcune società del gruppo nei confronti degli istituti di credito, e di posizioni attive in capo ad altri soggetti del medesimo gruppo.

2 La tenuta e la conservazione delle scritture contabili in formato digitale

2.1 - Aspetti generali

Con l’emanazione del DPR 445 del 28 dicembre 2000 si sono introdotte importanti novità in tema di validità della conservazione su supporti diversi dal cartaceo delle scritture contabili rilevanti ai fini civili e tributari. In particolar modo, con l’art.6[3] è stato introdotto la possibilità per i privati di "sostituire, a tutti gli effetti "i documenti, le scritture contabili, la corrispondenza e qualsiasi altro atto di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento. Mentre con l’art.10 sesto comma[4] viene demandato ad un Decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze l’assolvimento degli obblighi ai fini di una loro validità fiscale. In particolare poi, le regole tecniche richiamate dall’art. 6 secondo comma erano quelle indicate nella deliberazione A.I.P.A n.42 del 2001[5] poi integralmente sostituita dalla deliberazione CNIPA n.11 del 2004[6], mentre le modalità con cui debbono essere assolti gli obblighi fiscali dei documenti informatici richiamate dall’art.10 sesto comma sono contenute nel Decreto Ministero dell’Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004[7]. In definitiva, per una stessa scrittura contabile esistono due difformi normative di conservazione sostitutiva, una che tutela gli obblighi di conservazione ai fini probatori secondo il codice civile ed una che assolve agli obblighi fiscali, anche se i due processi di conservazione si intersecano e si completano - art. 3 secondo comma del DMEF[8]. Operativamente pertanto non si deve procedere a due distinti processi di conservazione, ma ad uno unico che tenga conto e tuteli le garanzie richieste sia dalla normativa civile che fiscale. Per meglio comprendere le questioni trattate occorre approfondire alcuni passaggi fondamentali nella tenuta e nella conservazione delle scritture contabili . Come sopra espresso con i sistemi computerizzati, normalmente le scritture vengono memorizzate sul computer e successivamente stampate su carta . Esse pertanto acquisiscono il carattere della definitività e della immodificabilità soltanto quando vengono trasferiti sul supporto cartaceo. Sul supporto cartaceo vengono infine conservate. Dobbiamo pertanto distinguere le seguenti fasi:

1. la memorizzzaione dei dati sul computer;
2. la stampa su carta che ne certifica la difinitività;
3. l’archiviazione del cartaceo che ne accerti la leggibilità ed immodificabilità fino al termine del periodo di prescrizione (10 anni ).

Le nuove regole dettate in materia di conservazione sostitutiva permettono sia di eliminare il supporto cartaceo mediante un processo di trasposizione dalla carta ad altro supporto (DVD, CD, dischi ottici, server, etc…) sia di memorizzare direttamente il documento informatico.

Note

[3] Si riporta integralmente l’ art 6 del D.P.R. 445/2000:

1. "Le pubbliche amministrazioni ed i privati hanno facoltà di sostituire, a tutti gli effetti , i documenti dei propri archivi, le scritture contabili,la corrispondenza e gli altri atti di cui per legge o regolamento è prescritta la conservazione, con la loro riproduzione su supporto fotografico, su supporto ottico o con altro mezzo idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali.
2. Gli obblighi di conservazione ed esibizione dei documenti di cui al comma 1 si intendono soddisfatti,sia ai fini amministrativi che probatori,anche se realizzati su supporto ottico quando le procedure utilizzate sono conformi alle regole tecniche dettate dall’Autorità per l’informatica nella pubblica amministrazione.
3. I limiti e le modalità tecniche della riproduzione e dell’autenticazione dei docuemnti di cui al comma 1, su supporto fotografico o con altro mezzo tecnico idoneo a garantire la conformità agli originali, sono stabiliti con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri.
4. Sono fatti salvi i poteri di controllo del Ministero per i beni e le attività culturali sugli archivi delle amministrazioni pubbliche e sugli archivi privati dichiarati di notevole interesse storico, ai sensi delle disposizioni del capo II del decreto legislativo 29 ottobre 1999, n.490".

[4] Si riporta l’art.10 sesto comma del D.P.R. 445/2000: "Gli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto sono assolti secondo le modalità definite con decreto del Ministro dell’economia e delle finanze". [5] Deliberazione AIPA nr 42/2001 Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali -articolo 6, commi 1 e 2,del Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, nr 445. [6] Deliberazione CNIPA nr 11/2004 del 19 febbraio 2004 Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali -articolo 6, commi 1 e 2, del Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, nr 445. [7] Decreto Ministero dell’Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004 Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto [8] L’art.3,secondo comma del DMEF del 23 gennaio 2004, riporta testualmente che "(…) Il processo di conservazione dei documenti informatici avviene mediante le modalità di memorizzazione previste al comma 1,lettera d),e secondo il procedimento indicato nell’art.3 della deliberazione dell’AIPA n.42 del 2001 e termina (…)". Si Rammenta che la deliberazione dell’AIPA n.42 del 2001 è stata sostitutita dalla deliberazione CNIPA n.11 del 2004 "La presente deliberazione, che sostituisce la deliberazione n.42 del 13 dicembre 2001, trova applicazione dal giorno successivo alla sua pubblicazione nella Gazzetta ufficiale della Repubblica Italiana".

2.2 - La conservazione sostitutiva di scritture contabili stampate su supporto cartaceo

Il Decreto 23 gennaio 2004 recante modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici[9] ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto, regola analiticamente quanto sopra appena esposto . Dopo avere indicato all’art.1 che il documento analogico è quello formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui come le tracce su carta, l’art. 4 stabilisce che ai fini tributari la conservazione digitale di documenti analogici (documentazione contabile cartacea quindi ) avviene mediante "memorizzazione della relativa immagine" secondo le modalità di cui all’art. 3 primo e secondo comma, ovvero:

1. devono avere la forma di documenti statici non modificabili;
2. venire memorizzati su supporto ottico (ma anche non ottico) che ne garantisca la leggibilità nel tempo;
3. terminare il processo di conservazione con l’apposizione della firma digitale[10] del responsabile della conservazione e della marca temporale[11].

Entro il mese successivo alla scadenza dei termini per la presentazione delle imposte sui redditi il soggetto interessato (o il responsabile della conservazione) deve trasmettere alle agenzie fiscali l’impronta[12] dell’archivio informatico oggetto della conservazione, la relativa sottocrizione elettronica (firma digitale) e la marca temporale. Solo dopo il completamento della procedura di conservazione digitale è consentita la distruzione del libro cartaceo di origine (art. 4 quarto comma).

2.2.1 - L’intervento del pubblico ufficiale.

E’ qui necessario fare una breve premessa sulla terminologia usata dal legislatore per regolamentare l’intera materia riguardante la conservazione sostitutiva. Secondo quanto definito nella deliberazione CNIPA n.11 del 19/2/2004, un documento analogico originale, può essere unico o non unico se, in questo secondo caso sia possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche in possesso di terzi. Appare evidente che sia il libro giornale che i libri mastri sono documenti originali non unici poichè le informazioni in esse registrate trovano riscontro in altri documenti (non fosse altro perchè quelle al libro giornale sono cronologicamente riportate sui libri mastri e viceversa). Documenti analogici originali unici possono invece essere ad esempio considerati quelli contenuti nei libri verbali delle assemblee generali dei soci o del consiglio di amministrazione e per la parte, tra l’altro, non redatta in forma notarile o depositata presso il registro imprese. Tanto premesso, alcuni autorevoli commentatori hanno sostenuto che nella trasposizione da carta a supporto digitale è necessario l’intervento di un pubblico ufficiale che attesti la conformità di quanto memorizzato alla documentazione contabile originaria. L’art.4 terzo comma del citato DMEF del 23 gennaio 2004, riporta infatti che "Il Processo di conservazione digitale di documenti analogici originali avviene (…)e si conclude con l’ulteriore apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica da parte di un pubblico ufficiale per attestare la conformità di quanto memorizzato al documento d’origine". Il legislatore non avrebbe fatto qui alcuna distinzione fra documenti analogici originali unici e non unici, distinzione questa ben presente nella deliberazione CNIPA n.11 del 19 febbraio 2004, dove all’art 4 secondo comma, testualmente si recita: " Il processo di conservazione sostitutiva dei documenti analogici originali unici si conclude con l’ulteriore apposizione del riferimento temporale e della firma digitale da parte di un pubblico ufficiale per attestare la conformità di quanto memorizzato al documento d’origine." Ora qui si tratta di verificare se la mancata distinzione sia stata volontaria, volendo così il fisco pretendere dal contribuente maggiori garanzie di quanta lo stesso debba offrirne ai terzi, ovvero sia stata una semplice dimenticanza allorchè ha erroneamente omesso il termine "unici". A favore della prima interpretazione può essere considerata la circostanza che spesso il fisco ha richiesto adempimenti in materia contabile più stringenti e meno discrezionali di quelli imposti dalla disciplina civilistica. Si consideri in proposito quanto precedentemente rilevato in materia di tenuta e stampa del libro giornale, o in merito alla tenuta del libro delle movimentazioni di magazzino, o anche la richiesta esplicita di registri particolari quali quello dei libri iva, beni ammortizzabili o quello, oggi abolito, dei compensi corrisposti a terzi, etc. Contro la tesi della volontarietà depongono diverse considerazioni. La prima è che l’obiettivo eventualmente cercato, relativo ad una maggiore tutela sulla immodificabilità dei dati al momento del passaggio da supporto cartaceo ad archivio ottico, è del tutto inesistente. Poichè infatti, come sopra segnalato, non è necessario alterare le registrazioni nella fase di trasposizione dal cartaceo al supporto ottico, basta, se si vuole, modificarle e ristampare un nuovo libro giornale. La seconda considerazione è di puro buon senso: se si considera che una media impresa quotata in borsa potrebbe avere circa sei milioni di registrazioni, o meglio nel nostro caso, dovendosene conservare le immagini, cinquecentomila fogli giornale, è difficile immaginare quale notaio e con quali tecniche possa prendersi la responsabilità di certificare che le cinquecentomila pagine memorizzate su un supporto ottico siano esattamente conformi ai cinquecentomila fogli di cui è composto il giornale cartaceo originale. A sostegno della non volontarietà depone inoltre lo scarso rigore terminologico utilizzato dal legislatore. L’art. 4 del DMEF in argomento titola espressamente:" Conservazione digitale delle scritture contabili e dei documenti analogici rilevanti ai fini tributari". Sembrerebbe qui volere regolamentare diversamente i documenti "scritture contabili" nell’ambito della più ampia tipologia dei documenti "analogici". Successivamente al primo comma sembra riferirsi alla medesima tipologia di documenti poichè parla di " … documenti e scritture analogici… " che devono esser conservati mediante memorizzazione della relativa immagine . La dicitura viene conservata nel secondo comma, la dove viene prevista che sia assicurato l’ordine cronologico delle registrazioni e che non vi sia soluzioni di continuità per ogni periodo di imposta. Nel terzo comma appaiono di nuovo i soli "documenti analogici " (non le scritture contabili), che devono essere conservati secondo le modalità di cui al comma 1 con l’ulteriore apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica da parte di un pubblico ufficiale. In sostanza la tesi dell’intervento del pubblico ufficiale è in contrasto col buon senso e con tutte le disposizioni impartite sia dal citato art.4 secondo comma della delibera CNIPA n 11 del 19 febbraio 2004, che dalle le relative note esplicative, ove si recita testualmente che" Per questi motivi, operativamente, i documenti analogici originali non unici vengono trattati alla stregua delle copie, svincolandoli dalle modalità prescritte per i documenti analogici originali unici e precisamente dal processo di conformità eseguito da un pubblico ufficiale che, per il settore privato, si identifica quasi sempre con il notaio". Ancora essa è ulteriormente in contrasto con l’art 23 c. 5 del nuovo Codice dell’amministrazione digitale (D.Lgs n. 82 del 7 marzo 2005-in vigore dal 1 gennaio 2006), ove esplicitamente viene detto che "Le copie su supporto informatico di documenti, originali unici, formati in origine su supporto cartaceo o, comunque, non informatico sostituiscono, ad ogni effetto di legge, gli originali da cui sono tratte se la loro conformità all’originale è autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, con dichiarazione allegata al documento informatico e asseverata secondo le regole tecniche stabilite ai sensi dell’art. 71". Inoltre il comunicato stampa del 10 febbraio 2004, riportante l’incontro tra il Ministero dell’Economia, il Consiglio Nazionale dei Ragionieri e il Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti, specificatamente recita:"… per l’archiviazione ottica l’ulteriore sottoscrizione da parte di un pubblico ufficiale è esclusa per i documenti già esistenti in formato analogico non unici". In ultima analisi, la normativa in argomento non ha mai chiaramente esplicitato che le scritture contabili sono documenti analogici originali che vanno sottoposti alla attestazione del pubblico ufficiale in caso di conservazione sostitutiva. La confusione nella terminologia adottata fa propendere verso la considerazione che il legislatore abbia semplicemente ed inavvertitamente tralasciato la distinzione fra documenti analogici originali unici e non unici, e che solo i primi necessitano dell’intervento notarile, così come espressamente riferito in tutte le disposizioni citate. Infine, nelle more di questo scritto, è intervenuta l’Agenzia delle Entrate in data 29 dicembre 2005 . Rispondendo ad un interpello in merito ha esplicitato che l’intervento del pubblico ufficiale si rende necessario solamente per la conservazione dei documenti analogici originali unici[13].

Note

[9] A norma dell’art.1 primo comma lettera e) del DM del 23 gennaio 2004 per "Documento informatico" si intende "La rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti".Il bilancio che annualmente le aziende inviano al registro imprese,è un documento informatico. [10] Firma digitale.Firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica ed una privata, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare l’autenticità e l’integrità di un documento informatico. L’elenco dei certificatori è reperibile all’indirizzo www.cnipa.it. [11] Marca temporale. Informazione contenente la data e l’ora che se apposto ad un documento informatico lo rende opponibile ai terzi. L’apposizione della marca temporale ad un documento informatico, avviene generando l’impronta di hash del file, successivamente l’impronta viene inviata a una TSA (Time Stamp Authority, reperibili all’indirizzo www.cnipa.it) la quale provvede ad apporre la data e l’ora esatta di marcatura e la propria firma digitale, ed inviare il tutto all’operatore entro pochi secondi. [12] Impronta. Attraverso una opportuna funzione matematica di un qualsiasi documento informatico ne viene estratto una sequenza di simboli binari, una "impronta" appunto, che lo identifichi in modo univoco e senza possibilità di errore, nonchè senza che dalla stessa sequenza si riesca a rideterminare il documento originario .A titolo di esempio l’impronta di hash del libro giornale di una importante società quotata è la seguente: 83 ff 23 gh 0n h7 h8 ee m6 r2 56 28 m6 9f oc 89 t4 ff 8n k8. [13] "Archivi ottici, limitato il ricorso ai notai" - F.R.Vitali -Il sole 24 ore del 7/1/2006 pag 21.

2.3 - La conservazione sostitutiva di scritture contabili informatiche

La conservazione sostitutiva delle scritture contabili con modalità informatiche, senza dover quindi necessariamente stamparle su supporti cartacei, ai fini fiscali è sempre regolata dal DMEF del 23/1/2004. Per la verità anche qui la terminologia usata dal legislatore induce a qualche precisazione. Sia l’art 2 quando recita al primo comma che" Ai fini tributari, fatto salvo quanto previsto dal comma 2, l’emissione, la conservazione e l’esibizione di documenti, sotto forma di documenti informatici (…) " sia l’art.3 primo comma lettera b) quando riporta che "sono emessi, al fine di garantirne (…)". Ora se per le fatture il termine "emissione" puù essere facilmente comprensibili, relativamente alle scritture contabili suscita qualche perplessità. Le scritture contabili infatti vengono memorizzate sul computer e successivamente stampate su carta; solo in questa ultima fase è possibile parlare di emissione intesa come formazione definitiva. Una interpretazione logico sistematica della normativa pertanto non può che fare coincidere il termine "emissione" con la formazione definitiva del libro contabile. Le scritture contabili sono allora emesse (formate definitivamente) al momento della apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica delle registrazioni memorizzate sull’elaboratore elettronico. Se così interpretato hanno logica le disposizioni impartite dall’art.3 ove si prevede che i documenti informatici rilevati ai fini tributari:

1. hanno la forma di documenti statici non modificabili: per esempio il formato pdf/A[14] garantisce queste caratteristiche;
2. sono emessi al fine di garantire l’attestazione della data, l’autenticità e l’integrità con l’apposizione del riferimento temporale[15] e della sottoscrizione elettronica: i libri contabili formati lo sono perchè sono "emessi" con firma digitale e riferimento temporale;
3. sono esibiti secondo le modalita di cui all’art. 6, ovvero è reso leggibile e a richiesta diponibile su supporto cartaceo e informatico, nonchè esibito per via telematica - i libri contabili formati possono esserlo;
4. sono memorizzati su un qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo - i libri contabili formati lo garantiscono[16].

Una volta definitivamente formato e memorizzato sul supporto, il libro contabile deve essere sottoposto al processo di conservazione, consistente nell’applicazione della marca temporale e della firma digitale del responsabile della conservazione sull’intero file (pdf ), ovvero su una evidenza informatica contenente l’impronta. Il processo di conservazione è effettuato almeno con cadenza annuale. Entro il mese successivo alla scadenza dei termini stabiliti per la presentazione delle dichiarazione relative alle imposte sui redditi, IRAP e IVA, dovrà trasmettersi alla agenzia delle entrate l’impronta dell’archivio informatico oggetto della conservazione, la relativa sottoscrizione elettronica e la marca temporale.

Note

[14] Il formato PDF/Archive (PDF/A) è un nuovo formato della multinazionale Adobe Systems Incorporated, che garantisce la conservazione a lungo termine dei documenti elettronici. [15] Riferimento temporale. Informazione contenente la data e l’ora che viene associata ad uno o più documenti informatici.Contrariamente alla marca temporale, il riferimento temporale è opponibile a terzi a discrezione del giudice. La sincronizzazione dei sistemi di apposizione del riferimento temporale avviene tramite l’utilizzo di speciali software che via internet permettono di sincronizzare ogni pochi secondi l’orologio del sistema con i NPT server web ( Network Time Protocol www.ntp.org ) in grado di certificare la data e l’ora con assoluta precisione. In ambito nazionale,l’Istituto Elettrotecnico Nazionale Galileo Ferraris ( all’indirizzo www.ien.it ) fornisce un servizio di sincronizzazione per sistemi informatici collegati alla rete Internet basato su due server NPT, previa installazione di appositi software liberamente scaricabili . [16] Nelle grandi imprese la mole delle registrazioni contabili à elevata e le stesse scritture cronologiche possono rilevare migliaia di dati nell’ambito di uno stesso giorno.Al fine di individuare le informazioni necessarie è essenziale dotarsi di funzioni di ricerca logica capaci di identificare immediatamente i dati ricercati. La normativa in argomento richiede espressamente la creazione di tali funzioni. Normalmente esse si basano sull’ XML, acronimo di eXtensible Markup Language, che è un metalinguaggio che consente di creare dei linguaggi personalizzati di markup, cio di marcare dei testi al fine di ricercare ed organizzare in modo veloce le informazioni.

2.3.1 - Un esempio di procedimento

Da un punto di vista pratico pertanto è possibile così operare per tutte le scritture contabili tenute da un’impresa. Relativamente al libro giornale (eventualmente anche per il libro movimentazione magazzino o altro libro cronologico):

1. formazione come documento informatico statico e non modificabile ogni 30/60 giorni con apposizione di firma digitale e riferimento temporale.
2. produzione annuale di una evidenza informatica contenente le 12/6 impronte di hash dei periodi ed apposizione della marca temporale e la firma digitale del responsabile della conservazione.[17]

Per il libro mastro e libro cespiti ammortizzabili:

1. formazione come documento informatico statico e non modificabile annuale con apposizione di firma digitale e riferimento temporale dopo l’approvazione del bilancio da parte dell’assemblea[18]

Per i registri IVA

1. formazione come documento informatico statico e non modificabile mensile/trimestrale al termine della liquidazione dell’iva mediante l’apposizione della firma digitale e riferimento temporale.
2. produzione annuale di una evidenza informatica contenente le 12/4 impronte di hash dei periodi ed apposizione della marca temporale e la firma digitale del responsabile della conservazione.

Per Libro inventari

1. formazione annuale del documento informatico statico e non modificabile dopo l’approvazione del bilancio da parte dell’assemblea con apposizione della firma digitale e del riferimento temporale.

Per tutte le scritture contabili di cui sopra, entro il mese di scadenza dei termini stabiliti per la presentazione delle dichiarazioni relative alle imposte sui redditi, IRAP e IVA, il responsabile della conservazione dovrà provvedere alla chiusura della conservazione sostitutiva dell’archivio informatico . Dovrà creare una evidenza informatica contenente l’impronta da hash del libro giornale, del libro inventari,del libro mastro, dei registri iva, del registro dei beni ammortizzabili e delle altre scritture eventualmente conservate in modalità sostitutiva, a cui apporrà la propria firma digitale e la marca temporale. Entro il mese successivo alla scadenza dei termini stabiliti per la presentazione della dichiarzione dei redditi, Iva, Irap, la trasmetterà alla competente agenzia delle entrate, la quale produrrà successivamente la ricevuta della comunicazione effettuata ed il relativo numero di protocollo.[19] Ai competenti uffici verrà trasmessa un’unica impronta frutto dell’assemblaggio di tutte quelle precedentemente create. Il responsabile della conservazione dovrà pertanto assicurare la perfetta architettura del sistema di archiviazione adottato. Una sola modifica apportata nel sistema, successivamente alla creazione dell’impronta definitiva, comporterà infatti una difformità tra l’impronta originale e quella generata successivamente alla modifica. Gli organi di controllo, allo scopo di verificare che il sistema contabile non abbia subito alterazioni successivamente al deposito dell’impronta definitiva, potrà richiedere al responsabile della conservazione di ripetere il procedimento di creazione: se le due impronte coincideranno (si tratta di una semplice sequenza di caratteri alfanumerici -vedi nota 12) si avrà la certezza che i dati contabili non hanno subito modifiche. Si rammenta che l’impronta creata mediante la funzione di hash, ha la caratteristica di non permettere di risalire al documento che l’ha generata.

Note

[17] Alla data della comunicazione da parte degli amministratori del bilancio al collegio sindacale ex art.2429 del c.c., si è già formato il libro giornale immodificabile (con firma digitale e riferimento temporale) anche per i periodi di gennaio e febbraio contenente le scritture di assestamento. [18] L’assemblea potrà infatti sempre modificare le posta di bilancio e le scritture di assestamento di cui il libro mastro ne dovrà tener conto. [19] L’art.5 secondo comma del DMEF del 23 gennaio 2004 prevede che con apposito provvedimento le Agenzie fiscali indicheranno gli ulteriori dati ed elementi identificativi da comunicare unitamente all’impronta dell’archivio. Ad oggi il provvedimento non è ancora stato emanato. A riguardo riteniamo non esistano pertanto obblighi di comunicazione alcuna. Solo dopo la sua emanazione si reputa obbligatorio l’invio dell’impronta dell’archivio, della sottoscrizione elettronica e della marca temporale. Si sottolinea ulteriormente che in caso di verifica, accessi e ispezioni in corso d’anno da parte degli organi competenti, si richiede la chiusura della conservazione sostitutiva dell’intero archivio informatico (Circolare Agenzia delle Entrate n.45/E del 19 ottobre 2005 pag.39). Nell’eventualità di conservazione sostitutiva che comprenda anche il ciclo attivo e passivo di fatturazione,riportiamo nella fig.1 una possibile architettura dell’archivio informatico.
A cura di Umberto Zanini

La nuova frontiera dell’innovazione gestionale ed organizzativa.
La sfida dell’e-Government e la modernizzazione della Pubblica Amministrazione.

Il seminario ha come obiettivo il confronto tra realtà comunali che affrontano quotidianamente “problemi” inerenti alla gestione documentale del patrimonio archivistico dell’Ente. L’occasione di questo incontro servirà a percorrere insieme le tappe principali che hanno caratterizzato e ancora interessano il cambiamento della PA, sia dal punto di vista giuridico sia informatico previsto dalla normativa, attraverso l’utilizzo delle tecnologie ICT. Partendo dal registro di protocollo cartaceo all’istituzione del Servizio Archivio e Protocollo, e il relativo uso del sistema di protocollo informatico, si giungerà ad esaminare il flusso documentale del procedimento amministrativo e la conservazione permanente del documento cartaceo e di quello informatico secondo le disposizioni sancite dal DPR 445/00, dal CAD - Codice dell’Amministrazione Digitale in vigore dal 1 gennaio 2006 - e dalle nuove disposizioni del D. Lgs. anticrisi, recante misure urgenti per il sostegno a famiglie, lavoro, occupazione e impresa e per ridisegnare in funzione anticrisi il quadro strategico nazionale. Sulla base del risultato del rapporto costi-benefici, la decisione della Pubblica Amministrazione di provvedere alla gestione dei documenti che riceve e produce ogni giorno consente di apportare benefici al lavoro amministrativo in funzione dell’organizzazione e controllo generale sistematico esercitata sulla propria documentazione. Tale controllo è utile e necessario al fine di disporre del supporto informativo documentario per lo svolgimento efficiente dell’attività sia ai fini di “trasparenza amministrativa”, a cui l’Ente Pubblico assurge, sia ai fini interni.

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Profilo dei docenti

• dott.ssa Paola Mirizio Consulente per la formazione, gestione e conservazione di archivi digitali in ambito pubblico e privato, nonchè nell’implementazione organizzativa di strutture tecnologiche per la gestione documentale nelle organizzazioni della PA, dove ha svolto significative esperienze progettuali. E’ Analista e Consulente in sistemi di gestione documentale, nonchè formatrice per Responsabili della Conservazione Sostitutiva per conto di Elitec Group.
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Programma e Contenuti

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Analizzare le opportunità giuridiche del nuovo quadro normativo sulla valenza ai fini civilistici e fiscali di un documento informatico. Conoscere le nuove modalità di tenuta e conservazione dei documenti. Gli adempimenti necessari per implementare dei sistemi di Gestione Documentale. L’impatto sui processi e la gestione del cambiamento verso una Pubblica Amministrazione senza carta. Le procedure per una corretta archiviazione della documentazione amministrativa. Valutare i costi di implementazione e il ritorno dell’investimento di un sistema di Gestione Documentale.

Brochure dell’evento e Sede del Corso

Per visualizzare e stampare i documenti che seguono è necessario disporre di un software per la visualizzazione di file PDF. Consigliamo l’uso di Foxit Reader per leggerezza e velocità.
Sede dell’evento (mappa) per raggiungere la sede del Corso. Si aprirà un nuovo sito, premere sul pulsante indietro del browser per tornare a questa pagina.

Costo (iva esclusa)

50 Euro per 1 partecipante 80 Euro per 2 partecipanti (sconto del 20 %) 105 Euro per 3 partecipanti (sconto del 30 %) inclusa documentazione, buffet e coffee break. Sono disponibili, su richiesta degli interessati alla segreteria organizzativa, delle convenzioni con strutture ricettive per soggiorno di 1 notte.
Modalità d’iscrizione: l’iscrizione dei partecipanti è da considerarsi valida solo a seguito del pagamento della quota d’iscrizione entro il 24 gennaio 2009.
Informazioni: Conservazione-Sostitutiva.it
Segreteria Corsi Via E. De Filippo, 80/1 30038 Spinea - Venezia tel. 041.5084911 fax 041.5084981 segreteria@conservazione-sostitutiva.it

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RISOLUZIONE N. 298
Roma, 18 ottobre 2007

Oggetto: Istanza di interpello, articolo 11 legge
27 luglio 2002, n. 212, - Conservazione su supporti informatici delle copie delle dichiarazioni da parte dei CAF. - Adempimenti correlati e termine per l’invio dell’impronta dell’archivio informatico

Con l’istanza di interpello di cui all’oggetto, concernente l’esatta applicazione del decreto ministeriale 23 gennaio 2004, e’ stato esposto il seguente

QUESITO

Il signor ALFA, in qualita’ di coordinatore della ……….. dei C.A.F. (di seguito, istante), espone che la principale attivita’ dei C.A.F.-dipendenti consiste nel fornire servizi di assistenza fiscale ed elaborazione dati per la compilazione delle dichiarazioni dei redditi (modelli 730 e Unico). Espone inoltre che, in base al decreto legislativo 9 luglio 1997, n. 241, e al decreto ministeriale 31 maggio 1999, n. 164, i C.A.F. sono tenuti alla conservazione delle copie delle dichiarazioni consegnate in originale ai contribuenti ed inviate telematicamente all’Amministrazione finanziaria.
Considerato l’elevato numero
di contribuenti che si rivolgono ai C.A.F.-dipendenti, l’assolvimento di tale obbligo di conservazione risulta particolarmente gravoso, soprattutto a causa dell’inadeguatezza degli spazi necessari per l’archiviazione delle dichiarazioni cartacee, che devono oltretutto essere sempre agevolmente reperibili in caso di verifiche da parte degli organi preposti.

Dovendo adottare delle soluzioni alternative piu’ funzionali rispetto alla conservazione delle copie delle dichiarazioni su supporto cartaceo, l’istante ritiene di avvalersi della facolta’ di conservazione “anche su supporti informatici”, prevista dall’articolo 3, comma 9-bis, del decreto del Presidente
della Repubblica 22 luglio 1998, n. 322. In tale prospettiva, l’istante e’ dell’avviso che la copia conservata dal C.A.F. possa anche non riprodurre la sottoscrizione del contribuente, che deve invece essere apposta sull’originale consegnato al contribuente.

Nel richiamare, quindi, il decreto ministeriale 23 gennaio 2004, la deliberazione del C.N.I.P.A. n. 11 del 19 febbraio 2004 e la circolare n. 36/E del 6 dicembre 2006, l’istante chiede conferma della correttezza della soluzione interpretativa di seguito proposta.

SOLUZIONE INTERPRETATIVA PROSPETTATA

L’istante, riferendosi implicitamente alla modulistica relativa all’anno di imposta 2005, sostiene che le scelte espresse dal contribuente nei modelli 730/1 (scheda dei destinazione dell’8 per mille) e 730/1-bis (scheda di destinazione del 5 per mille) sono riportate obbligatoriamente nelle annotazioni del prospetto d i liquidazione modello 730/3, e che il contribuente e’ in possesso delle schede originali. Ritiene quindi possibile sottoporre a conservazione sostitutiva unicamente il modello
730 base ed il prospetto di liquidazione modello 730/3 secondo una modalita’ articolata in quattro fasi, in cui il C.A.F. esegue distintamente le operazioni di seguito elencate.

Fase 1: elabora e stampa la dichiarazione e consegna l’originale al contribuente, che la sottoscrive e la conserva ai sensi dell’articolo 43 del decreto del Presidente della Repubblica 29 settembre 1973, n. 600.

Fase 2: invia telematicamente la dichiarazione elaborata.

Fase 3:
crea una copia della dichiarazione su un documento informatico riportando i dati sul modello vigente. Tale documento puo’. essere creato, alternativamente: secondo le specifiche tecniche per la trasmissione telematica in formato file controllato tramite il programma reso disponibile dall’Agenzia delle Entrate (file con estensione DCM); in formato.pdf, con
apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica (firma digitale) al fine di garantirne l’attestazione della data, l’autenticita’ e l’integrita’.

I documenti informatici cosi’ redatti sono sottoposti al processo di conservazione disciplinato dal D.M. 23 gennaio 2004 e dalla deliberazione C.N.I.P.A. n. 11 del 2004, assicurando in ogni caso la possibilita’ - richiesta dall’articolo 3 del citato decreto - di estrarre informazioni in relazione al cognome, al nome, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi.

Fase 4: invia all’Agenzia delle Entrate l’impronta dell’archivio informatico oggetto della conservazione, entro 90 giorni dalla scadenza del termine per la presentazione telematica delle dichiarazioni fiscali.

PARERE DELL’AGENZIA DELLE ENTRATE

Ai fini di un corretto inquadramento della fattispecie in esame, la scrivente ha ritenuto di dover acquisire ulteriori elementi rispetto a quelli desumibili dall’originaria istanza d’interpello.
Pertanto, in data 23 maggio 2007 e’ stata richiesta all’istante, ai sensi dell’articolo 4, comma 4, del decreto ministeriale 26 aprile 2001, n. 209, una relazione volta a chiarire meglio la fase 3) della soluzione interpretativa prospettata, avuto particolare riguardo alle due modalita’ con cui l’istante
ritiene di dare esecuzione alla suddetta fase.
La relazione - pervenuta alla scrivente in data 22 giugno 2007 - precisa che, nell’ambito della prima modalita’ (archiviazione su supporti informatici di copia delle dichiarazioni trasmesse) vi e’ la “necessita’ di disporre di un software che consenta di assemblare i dai trasmessi all’Amministrazione finanziaria al modello conforme”, laddove nell’ambito della seconda modalita’ (creazione di una copia del modello 730 base e del 730/3 in formato standard pdf) “tale assemblaggio e’ operato prima di iniziare l’iter della conservazione”.

Dalle suddette precisazioni si evince che mentre in base alla prima modalita’ la copia della
dichiarazione e’ creata conformemente al file trasmesso .ll’Amministrazione finanziaria, in base alla seconda modalita’ la copia e’ creata in pdf conformemente al modello 730 cartaceo, dopo la sua compilazione.

Fonte

D.M. 23 gennaio 2004 - Art. 21 del D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633 - Istanza di interpello ex art. 11 della L. 27 luglio 2000, n. 212

Con l’interpello … concernente l’interpretazione del D.M. 23 gennaio 2004, � stato esposto il seguente quesito:

La Banca Alfa S.p.a. (d’ora innanzi Banca o istante) intende attivare un servizio di conservazione sostitutiva dei documenti informatici e dei documenti analogici gi� memorizzati sotto forma di immagini.
A tale fine il Gruppo Alfa S.p.a. creer� una apposita struttura tecnica con il compito di conservare in maniera sostitutiva i documenti fiscalmente rilevanti della Banca, quelli di altre societ� del Gruppo nonch� quelli di soggetti terzi, operando, quindi, anche come outsourcer.

Il servizio offerto comprende, oltre alla conservazione, anche il controllo periodico, il riversamento diretto ed, eventualmente, quello sostitutivo dei documenti conservati nonch� l’attivit� necessaria all’invio dell’impronta dell’archivio alle Agenzie fiscali.
I documenti da conservare devono essere messi a disposizione dell’istante in modalit� telematica, tramite un’apposita piattaforma di gestione documentale in tempo utile per rispettare il termine quindicinale per la conservazione delle fatture e quello annuale per la conservazione
degli altri documenti fiscalmente rilevanti.
Nelle ipotesi in cui la Banca assume l’incarico della conservazione per conto di soggetti terzi, la stessa rilascia un’attestazione da cui risulta la tipologia dei documenti detenuti; sar�, quindi, compito del committente inviare la comunicazione di variazione dati, prescritta dall’art. 35 del
D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633, indicando il luogo in cui sono conservati i
libri, i registri, le scritture contabili ed ogni altro documento fiscalmente rilevante.
Sempre quando opera come outsourcer l’istante richiede ai clienti che sulle immagini dei documenti analogici, ricevute in via telematica, siano gi� apposti il riferimento temporale e la firma digitale; ci� avrebbe la funzione di garantire che il cliente assuma la responsabilit� nei confronti dell’Amministrazione finanziaria della veridicit� del contenuto dei documenti presentati per la conservazione.
All’atto della ricezione dei documenti la Banca evidenzia lo stato di presa in carico, ne controlla la validit� formale e provvede alla creazione di una tavola di indici sia per i documenti informatici che per l’immagine dei documenti analogici.
I documenti ricevuti sono archiviati, in modo distinto per ciascun cliente o societ� del gruppo, in un Archivio Documentale Informatico (ADI), a cui � possibile accedere da remoto per controllare la continuit� cronologica, l’integrit� e la correttezza di quanto trasmesso.
Al momento della conservazione i documenti sono prelevati dall’ADI e memorizzati su delle basi di dati idonee alla conservazione sostitutiva, in questa fase � previsto l’intervento del responsabile della conservazione, individuato contrattualmente dalle parti, il quale perfeziona il
procedimento di conservazione apponendo sull’insieme dei documenti la marca temporale e la firma digitale.
I documenti, una volta completato il procedimento di conservazione, possono essere consultati ed estratti sia dall’archivio dei documenti conservati che dalla base di dati della conservazione; inoltre l’istante � in grado di fornire uno o pi� supporti informatici (CD o DVD) contenenti
copia dell’archivio e dei documenti conservati.
In caso di controlli o ispezioni da parte delle competenti Autorit�, nei confronti della Banca, di altre societ� del gruppo e di clienti estranei l’istante effettua la conservazione dei documenti disponibili sull’ADI, anticipando rispetto ai termini ordinari la conservazione sostitutiva.

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Fonte:� Agenzia Entrate
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Il passaggio di documenti cartacei in Italia rappresenta almeno il 2% del Pil. Un risparmio anche solo del 10% vale due miliardi di euro. Sono questi i dati con cui si � aperto oggi a Milano, nel corso del convegno organizzato da Siav, l’intervento del professor Pierluigi Ridolfi gi� componente del Cnipa e presidente della Commissione per la dematerializzazione.

Nel convegno si � parlato poi del quadro normativo di base per la dematerializzazione della documentazione amministrativa e fiscale ritenuto completo. E’ in itinere la normativa che riguarda gli altri settori, da quello giudiziario a quello catastale, dall’anagrafe all’ambito sanitario a quello del lavoro.

C’� ancora molto da fare nel campo sanitario per la complessit� del sistema. E’ necessario il coordinamento delle varie regioni, e va considerata la delicatezza dei procedimenti che toccano la privacy delle persone. A fronte di ci�, al convegno � emersa una forte esigenza da parte delle aziende affinch� il quadro normativo sia al pi� presto completo anche negli altri settori.

Le soluzioni digitali disponibili per l’applicazione del quadro normativo sono valide. Inoltre, sta nascendo una nuova figura, quella del responsabile della conservazione sostitutiva, che definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia di documenti (analogici o informatici) da conservare e verifica periodicamente l’effettiva leggibilit� dei documenti conservati.

Andrea Venturato, product manager di Siav, sostiene che le scrivanie dei nostri uffici devono diventare sempre pi� un luogo di processo e sempre meno un luogo di deposito della carta. Secondo il Cnipa, ogni anno in Italia vengono stampate 100 miliardi di pagine per un valore economico di 1,5 miliardi di euro. Il 20% di queste pagine sono stampate per errore e cestinate immediatamente. La vita media del 30% dei fogli stampati � di 5 minuti. Tutto ci� equivale ad uno spreco di 50 miliardi di pagine.

Numeri significativi intorno a cui si � sviluppato il confronto sulla gestione documentale e la conservazione sostitutiva nelle aziende e nella PA con l’obiettivo di semplificare l’organizzazione aziendale per migliorarne l’efficienza e la qualit� del lavoro. “Si cambia ci� che si misura”: � questo lo slogan lanciato da Siav. A tal proposito Stefano Nalesso, direttore generale della societ� dice: “Quante persone oggi all’interno di un’azienda sono in grado di determinare in modo preciso quanto tempo � necessario allo svolgimento e al completamento di un processo?

La gestione elettronica dei documenti e il business process intelligence consentono una totale trasparenza, il controllo analitico dei processi di business aziendali e la possibilit� di misurare l’organizzazione e il lavoro dei cosiddetti colletti bianchi per individuare le inefficienze da correggere”.

L’intervento di Gaetano Silipigni, esperto tributario dell’agenzia delle entrate, ha illustrato la normativa e le regole di applicabilit� della fatturazione elettronica, la natura del documento informatico, la trasmissione e la conservazione dei documenti con valore fiscale a norma di legge.

Sono state poi presentate le esperienze concrete di alcune aziende che hanno adottato un sistema di gestione elettronica dei documenti e presentato l’iter di sviluppo della tecnologia in azienda e i risultati ottenuti: Carglass (che ha ottenuto una riduzione del 20% nel tempo di gestione di ogni pratica), Invatec, Il Sole 24 Ore e Carlo Erba Reagenti.

Fonte: Assodigitale.it

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�E� un progetto a cui hanno lavorato l�ufficio personale e l�ufficio sistemi informativi -commenta l�assessore alle risorse umane Nicola Giacomelli- e risponde ad una logica di progressiva eliminazione dei documenti cartacei ed ad una razionalizzazione dei tempi di lavoro. Con questo sistema, infatti, non sar� pi� necessario provvedere mensilmente alla stampa, all�imbustamento e alla consegna dei cedolini ai circa duecento dipendenti del Comune. Ciascuno di essi potr� comodamente dal proprio ufficio, e prossimamente anche da casa, visualizzare in tempo reale e stampare la propria busta paga. Inoltre, il database rimane visibile agli utenti in maniera permanente, per cui ogni lavoratore potr� accedere ai propri cedolini dei mesi passati, avendo cos� a disposizione una sorta di archivio telematico del proprio stipendio�.

�Si tratta � aggiunge Giacomelli � di un ulteriore passo in avanti che la nostra amministrazione compie verso la tanto auspicata digitalizzazione della pubblica amministrazione. Il Comune di San Miniato da tempo sta investendo nel processo di modernizzazione, di semplificazione e di utilizzo delle nuove tecnologie informatiche per migliorare sia il funzionamento interno della macchina comunale sia l�erogazione dei servizi rivolti ai cittadini. Si pensi, solo per citare qualche esempio, alla possibilit� di consultare sulla rete, tramite il sito web del Comune, tutte le delibere della Giunta e del Consiglio comunale, o all�introduzione della firma digitale per i dirigenti e i responsabili dei servizi comunali. O ancora ai servizi specificamente rivolti ai cittadini presenti sul portale di Citel, che permettono di ricevere informazioni da parte del Comune direttamente sul proprio telefono cellulare. Senza dimenticare, per finire, la presenza di una postazione internet gratuita, il Paas, presso il nostro ufficio relazioni con il pubblico, che permette ai cittadini di consultare tutti i servizi offerti dalle pubbliche amministrazioni sulla rete�.

Fonte:� Nove da Firenze

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“Non dimentichiamo che i documenti che debbono essere conservati per legge nel nostro Paese ogni anno occupano l’intero volume del Duomo di Milano, con costi enormi non solo di gestione e locazione degli spazi, ma anche per la consultazione, in gran parte ancora manuale, e l’impiego di personale inca-ricato”, ha detto De Giovanni aggiungendo un dato eloquente del valore della dematerializzazione: la gestione dei soli documenti amministrativi vale per il Sistema Italia oltre il 2% del Prodotto Interno Lordo e se soltanto trasferissimo appena il 10% della carta su supporti digitali si genererebbe un risparmio annuo di almeno 3 miliardi di euro, ripetibile ogni esercizio successivo”.

Sottolineato che “le tecnologie digitali sono una rilevante risorsa per l’efficienza e la produttività della Pubblica amministrazione in quanto uno Stato che costa meno e lavora meglio crea più ricchezza per il Paese” De Giovanni ha rilevato che “la dematerializzazione dei documenti, pur essendo uno dei vari tasselli della progettazione delle procedure della PA in una prospettiva digitale, è quella sulla quale si possono realizzare interventi concreti con maggior rapidità ed efficacia. Oltre ad un quadro normativo sostanzialmente completo grazie al Codice dell’Amministrazione Digitale, in Italia sono adeguate anche le tecnologie digitali per la redazione, la firma, il protocollo, la trasmissione e l’archiviazione dei docu-menti informatici, pubblici e privati. Manca ancora è una significativa azione di sensibilizzazione e di formazione del personale coinvolto per realizzare la tanto auspicata scomparsa della carta”.

Fonte: Help Consumatori.it

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E� questo il quadro che ha delineato Ennio Lucarelli, presidente di AITech-Assinform, l�Associazione nazionale delle aziende di informatica aderente a Confindustria, nel presentare oggi a Roma i risultati del 2� Rapporto Assinform sull’Information & Communication Technology nella Pubblica Amministrazione Locale. All�incontro, avvenuto a presso il Cnel, hanno preso parte, oltre a Linda Lanzillotta Ministro per gli Affari Regionali, Giancarlo Capitani, Amministrazione Delegato di Net Consulting, Enrico Castanini, Amministratore Delegato di Datasiel intervenuto in rappresentanza delle aziende pubbliche, Raffaele Morese presidente di Confservizi, Alberto Tripi presidente di Confindustria Servizi Innovativi e Tecnologici.

L�indagine AITech-Assinform, effettuata su un campione significativo di Enti Locali � sono stati interpellati oltre 900 fra Regioni, Province, Comunit� Montane e Comuni di ogni dimensione e di ogni area geografica - ha fotografato lo stato dell�Ict nelle Amministrazioni Locali, offrendo lo spaccato dei fattori che caratterizzano e condizionano l�ammodernamento tecnologico.

Il dettaglio dei dati

Trend e destinazione della spesa in informatica della Pal

Il trend di spesa It della Pal sale complessivamente nel 2006 del 2,9%, raggiungendo un volume totale (enti locali + asl e utilities) pari a 1.383 milioni di Euro. Ma � un trend in rallentamento rispetto all�anno precedente quando la crescita � stata del 3,4%.

In dettaglio si vede che , in realt�, cala la spesa di Comuni (-3,2%) , Province (-2,1%), Comunit� montane (-2,3%), mentre l�unica a crescere � la spesa delle Regioni con un trend annuo del 6,5%, quasi doppio rispetto al 2005.

Tuttavia il fenomeno pi� rilevante che emerge dall�indagine � che solo una parte della spesa della Pal � destinata all�acquisto di beni e servizi informatici sul mercato, in quanto una quota crescente, giunta ormai al 43%, viene destinata a societ� di servizi informatici controllate dagli Enti stessi, cio� al mercato captive alimentato dal ricorso esponenziale agli affidamenti in house.

Si evidenzia, inoltre, come la spesa destinata all�in house cresca a ritmi ben pi� elevati del resto. In particolare, mentre il trend di crescita della spesa destinata ad alimentare le societ� pubbliche � passato dal 4,3% nel 2005 al 4,7% nel 2006, quello relativo alla spesa per reperire servizi e beni informatici sul libero mercato ha subito un brusco rallentamento, segnando un modesto +1,6% nel 2006 a fronte del 2,8% dell�anno precedente.

Considerando solo gli Enti locali (regioni, province, comuni, comunit� montane) si evidenzia come le Regioni rappresentino il maggior centro di spesa in informatica con 421,7 milioni di euro, equivalente a oltre un terzo della spesa degli enti. Le ragioni di tale andamento risiedono nel ruolo assunto dall�ente regionale come soggetto coordinatore di tutte le realt� locali e interlocutore privilegiato della Pa centrale, nonch� diretto beneficiario dei finanziamenti statali ed europei di cui, dovrebbero poi beneficiarne anche gli altri enti locali.

Ma allo stesso tempo sono principalmente le Regioni ad alimentare la pratica dell�in house, avvalendosi per quasi la met� della spesa, pari a 46,7%, dei servizi informatici forniti da societ� controllate. A seguire, gli enti regionali si rivolgono per il 26,7% della domanda a fornitori globali, ovvero a soluzioni standard, mentre destinano solo il 26,6% delle risorse al reperimento sul mercato di soluzioni specializzate e di fornitori locali.

I risultati del processo di informatizzazione per tipologia di enti

A livello generale si riscontra una buona copertura informatica per le funzioni interne (back-office), mentre appare ancora assai carente sul fronte dei servizi diretti al cittadino e all�impresa (front-office). Fatti salvi i servizi anagrafici dei Comuni, questa situazione � riscontrabile, pur se in diversa misura, a tutti i livelli dell�organizzazione pubblica.

• Per le Regioni la copertura informatica del 100% riguarda solo funzioni di back office quali la contabilit� e bilancio, amministrazione del personale; scende all� 80%, per la gestione delibere e del patrimonio e non supera il 67 % per funzioni essenziali come il controllo di gestione, la contabilit� dei lavori pubblici e progetti. Sul fronte dei servizi diretti ai cittadini e alle imprese, a parte l�eccezione riscontrabile nell�area dei Suap (Sportello unico attivit� produttive), coperta nell�80% dei casi, � sotto le aspettative la copertura di aree critiche, per altro di esclusiva pertinenza regionale, come la gestione sanitaria (60%) e il Cup (47%); cos� come anche quelle riguardanti l�ammodernamento dei processi, quali l�archiviazione elettronica dei documenti, coperta in meno della met� dei casi.
• Dall�analisi delle applicazioni presso i Comuni, si nota una copertura informatica elevata, oltre il 91%, per i servizi anagrafici, ma per il resto si conferma la tendenza a privilegiare l�informatizzazione delle funzioni di back office, come la gestione contabilit� (87,2%) gestione tributi (83%), paghe e stipendi. Ma pi� ancora che nelle regioni, e per effetto del gran numero di piccoli comuni, resta nella maggior parte dei casi irrisolta la copertura informatica delle aree pi� critiche e innovative: contabilit� lavori pubblici (40,7% dei casi coperti), gestione del territorio e catasto (39%) gestione procedimenti (32%) gestione acquisti (17,9%), Suap (17,6%), Urp (10,9%).
• Analoga sotto il profilo strutturale, anche se con un grado di copertura pi� vicino a quello delle regioni la situazione riscontrabile nelle Province, ove il grado di copertura superiore al 90% dei casi � riscontrabile solo per l�amministrazione del personale, la contabilit� economico-finanziaria.
• Un dato appare evidente per tutti gli enti locali: il mancato o quanto meno deludente decollo delle iniziative per l�e-government successive al 2003. Solo il 29,3% dei comuni, il 16,7% delle province, il 25,9% delle comunit� montane e il 7,1 % delle regioni tra quelle che hanno partecipato ai bandi hanno dichiarato di aver concluso entro il 2006 i progetti finanziati, mentre � risultata molto elevata la percentuale di enti (es. 33,3% delle province) che hanno dichiarato di aver abbandonato o sospeso i progetti a causa del blocco dei finanziamenti.

La spesa aggregata Ict (informatica + telecomunicazioni)

La dinamica di spesa aggregata Ict della Pal appare sempre pi� lenta in rapporto alle dinamiche di mercato. La spesa aggregata in informatica e telecomunicazioni � infatti passata da tassi di crescita superiori a quelli del mercato nazionale, a tassi inferiori. Nel 2004 risultata pari a 1330 milioni e in crescita dell�1,9% (contro il + 1,5% del mercato nazionale); nel 2005 pari a 1354 milioni e in crescita dell�1,8% (contro il 2,3% del mercato nazionale); nel 2006 pari a 1368 milioni e in crescita dell�1% (contro il +2% del mercato nazionale). L�arco di tempo considerato non lascia dubbi su una tendenza preoccupante, che evoca oggettive e progressive difficolt� sia sul fronte dei budget che dei programmi

L�informatizzazione nella PAL per tipologia tecnologica

• Buona la connettivit� di rete negli Enti di medie e grandi dimensioni, ma ancora molto carente nei piccoli Comuni e Comunit� Montane. La copertura di Internet � quasi totale. Esistono tuttavia realt� in cui la quota di PC connessi a Internet scende sotto il 50%: 8,3% dei Comuni e 13,4% delle province. Si tratta di quote non trascurabili che vanno ad aggiungersi al 26,7% di Regioni che dichiarano tra il 25% e il 50% di PC non connessi a Internet, giustificato dalla presenza di personale che non svolge mansioni che richiedono l�utilizzo di un PC . Il fenomeno � pi� marcato tra le Regioni del Sud e le Isole. Interessante � anche le rilevazione del tipo di connessione, che vede Regioni, Province, Comunit� Montane e grandi Comuni utilizzare nel 60-70% dei casi collegamenti ad alta velocit� (Fibra ottica, ADSL, HDSL, ecc.), mentre ancora una volta emergono le difficolt� dei piccoli comuni con quasi il 40% di essi ancora connessi in modalit� ISDN e il 6,5% con un semplice modem.
• Diffusione crescente anche se lenta dei collegamenti alle RUPAR (Reti Unitarie della Pubblica Amministrazione Regionale), che toccano 38% dei Comuni, il 66,7% delle Province, 57,4% delle Comunit� Montane, il 93,3% delle Regioni; ma soprattutto per servizi di connettivit� e trasporto dati, mentre servizi pi� evoluti, quali interoperabilit� di base e servizi di firma digitale o di supporto, sono ancora poco diffusi. Fanno eccezione in questo quadro le Province, che pi� di tutti gli altri Enti utilizzano la RUPAR anche per servizi avanzati.
• Avvio della penetrazione dei servizi di comunicazione voce via Internet (VOIP). Il 93,3% delle Regioni, il 71,4% delle Province, il 53,9% delle Comunit� Montane utilizzano o prevedono di introdurre il VoIP, contro il 29,2% dei Comuni. Il risparmio sui costi � all�origine della popolarit� di tale tecnologia.
• Modesto sviluppo dei portali dedicati ai rapporti con i cittadini. Fatta eccezione per le Regioni, ove la disponibilit� di portali di servizio propriamente detti � relativamente elevata (80% dei casi), il quadro � ancora al di sotto delle aspettative. Una buona copertura interessa infatti solo il 53,3% delle Province e il 18% dei Comuni. Inoltre sono ancora pochi gli Enti che mettono a disposizione dei cittadini veri servizi interattivi, e cio� servizi che consentono a cittadini e imprese di effettuare transazioni on line. Solo il 15% fra i Comuni dotati di portale hanno a disposizione pi� del 20% dei servizi con un grado avanzato di interattivit�, e lo pi� o meno lo stesso vale per Province e Regioni .
• Necessit� di incrementare le competenze IT. La mancanza di competenze � ancora un problema sentito all�interno delle Amministrazioni, con l�83% delle Comunit� Montane che ammette l�esistenza di gap nelle competenze informatiche, seguite da Regioni (73.3%), Province (73,3%) e Comuni (60,2%). Pi� significativo ancora � il fatto che il gap di competenze non � avvertito solo per l�utilizzo di applicazioni specializzate (con punte del 90% nelle Regioni e del 69% nei Comuni), ma anche e in buona parte per l�utilizzo corrente dei pi� comuni strumenti informatici di base (PC e strumenti di produttivit� individuale). �E infatti questo problema � avvertito addirittura nel 72,7% delle regioni, nel 63,6% delle province, nel 58,1% delle comunit� montane e nel 48,4% dei comuni.� Sono valori che dovrebbero indurre ad accelerare ed estendere i programmi di alfabetizzazione informatica.

Fonte:� AITech-Assinform

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Autore: Segreteria Conservazione-sostitutiva.it

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Nato dalla collaborazione tra il Tribunale di Cremona e Adobe, Aemcom, Cesvin, Fondazione Politecnico e Politecnico di Milano, il progetto, secondo quanto sottolineano i suoi promotori, garantir� una sensibile riduzione dei tempi e dei costi dei processi, e incrementer� nel contempo l0effettivo esercizio dei diritti dei cittadini, nel pieno rispetto della normativa in vigore.

La possibilit?ffettiva di realizzare delle ‘videoudienze’ garantita da una parte dalla tecnologia Adobe Connect, una soluzione di web conferencing in grado di coinvolgere a distanza e in sicurezza gli interlocutori processuali, e dall’altra dall?utilizzo di sistemi di connettivit? banda larga, anche mobile, forniti da Aemcom (la sola Cremona dispone di circa 200 chilometri in fibra ottica).

Digit Connect si integra inoltre con la gestione dei fascicoli processuali digitali su formato PDF e consente di gestire a distanza gli atti attraverso l?utilizzo della firma digitale.� Integrate in Digit Connect sono anche le funzionalit� di gestione delle politiche di sicurezza applicate ai documenti trattati. Il sistema permette infine di azzerare le distanze anche nell?utilizzo e nella gestione di ulteriori applicazioni quali e-learning, condivisione di applicazioni ed help?desk in remoto.� “Credo che questo progetto rappresenti una pietra miliare nella costruzione di una Giustizia nuova che sia efficiente nelle sue risposte e celere nelle sue decisioni” commenta Ercole Ciaburri, presidente del Tribunale di Cremona -. Con Digit Connect il mondo giudiziario esce dalle sue strutture e incontra gli operatori e i cittadini, abbattendo finalmente quelle che potrei definire le barriere di entrata: le distanze, i tempi di attesa, i tempi di trasferimento, i costi di gestione?. Le soluzioni di Adobe e Aemcom hanno concorso alla realizzazione di un sistema immediatamente replicabile presso altre realt?ubbliche o private, senza alcuna necessit� di personalizzazione, viene sottolineato in una nota congiunta. ?Il Tribunale di Cremona un esempio di eccellenza nella ricerca e nell?adozione di soluzioni tecnologiche innovative in grado di migliorare i processi interni ed esterni ? conclude Giuseppe Verrini, managing director SEMEA di Adobe Systems -. Cito per esempio il processo di dematerializzazione che sta consentendo al Tribunale di Cremona di trasformare, attraverso il formato Adobe PDF, 3.500 fascicoli processuali penali cartacei in documenti digitali sicuri e validati?.

Fonte: Computer World Online

Sito:� www.cwi.it

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L?indagine ha analizzato 50 casi di aziende utilizzatrici di applicazioni EDI e di fatturazione elettronica, con l’obiettivo di individuare i reali benefici derivanti da queste applicazioni, i fattori di complessità di freno alla loro diffusione e le possibili leve che possano facilitarne l’adozione.

Lo studio stato condotto su diversi tipi di settori industriali, ma per quanto riguarda il settore del largo consumo emersa una nota agrodolce: a fronte dei maggiori benefici calcolati per questo settore - fino a 60% di risparmio nella gestione del singolo documento - si è invece riscontrato uno dei tassi di adozione più bassi.

Mentre il quadro normativo, che fino ad alcuni anni fa risultava lacunoso ed approssimativo, dal 2004 risulta essere ragionevolmente chiaro e completo con l’emanazione del Decreto legislativo del 20 febbraio 2004, permangono tuttavia altre barriere che si concentrano da un lato su un know-how ancora limitato dei potenziali utilizzatori e dall?altro sui costi e sulla complessità della tecnologia abilitante.

Ed quindi su questi temi che Indicod-Ecr dovrà concentrarsi in futuro per far si che le aziende associate possano cogliere opportunità di estremo interesse e grande sostanza rappresentata dallo scambio elettronico di dati e documenti.

La diffusione del know-how

Verso l’eliminazione di almeno una parte di complessità  ࠠpiù attuale che di sostanza - va detto che un primo passo è stato fatto lo scorso anno con il rilascio delle linee guida per l’adozione di applicazioni di fatturazione elettronica e dematerializzazione dei documenti; ma altro si dovrà fare sia nei confronti dei futuri utilizzatori sia verso i rappresentanti della filiera dell’offerta, che talvolta viene ancora vissuta come immatura ed inadeguata da parte degli utenti. Probabilmente, la convivenza attuale nella supply chain di fornitori storici e di altri giovani favorirà l’evoluzione verso un’offerta strutturata e culturalmente preparata.

I costi della tecnologia

Particolarmente importante al tema legato ai costi, che toppo spesso viene utilizzato come pretesto per giustificare indisponibilit?indolenza o pigrizia verso l’adozione di nuove metodologie applicative e di processo. In questo caso, uno dei migliori e pi?li risultati prodotti dal gruppo di lavoro dell’Osservatorio del Politecnico, è rappresentato da un modello per la valutazione dei benefici.

La valutazione dei benefici

Dopo una prima fase di costruzione del modello, si è tassati alla fase successiva di applicazione ai settori coinvolti nella ricerca, che ha visto coinvolto direttamente Indicod-Ecr per il settore del largo consumo: qui si condivisa una mappatura generale dei processi del ciclo dell?ordine ed un modello quantitativo di stima dei benefici per ogni singolo settore. La raccolta dei dati di alimentazione del modello da un campione di aziende del settore, la loro analisi e il calcolo dei risultati ha consentito di sviluppare e consolidare il modello definitivo, che rappresenterà l’elemento cardine sul quale puntare in futuro per portare le nostre aziende alla consapevolezza oggettiva dei benefici derivanti dalle applicazioni di fatturazione elettronica e dematerializzazione dei documenti e alla loro progressiva adozione.

Fonte: Tendenzeonline.info

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Sono stati presentati i risultati della Ricerca 2006-2007 dell?Osservatorio che ha analizzato oltre 50 studi di caso di aziende utilizzatrici delle nuove tecnologie di scambio documentale e fatturazione elettronica ed oltre 50 studi di caso di provider e fornitori di soluzioni. �Il lavoro � stato affiancato da una survey condotta in collaborazione con Indicod-Ecr nel largo consumo e con Dafne nel farmaceutico. E’ stato inoltre sviluppato un modello di valutazione dei benefici derivanti dall’integrazione del ciclo dell’ordine e applicato a diversi settori e casi aziendali. Completano il quadro l?analisi della filiera dell?offerta ed una disamina critica dell’attuale quadro normativo.

Dai risultati emerge con chiarezza che i benefici conseguibili da un?applicazione consapevole dei modelli di fatturazione elettronica e,� pi� generale, di integrazione del ciclo ordine-consegna-fatturazione-pagamento possono essere molto consistenti: una riduzione del costo del ciclo dell?ordine, per una coppia produttore-distributore, pari a 25 euro per ordine o fattura nel settore farmaceutico, a oltre 45 euro nel settore del materiale elettrico, fino a 60 euro nel settore del largo consumo. Accanto ai benefici di efficienza sopra descritti, bisogna aggiungere poi i benefici di miglioramento di efficacia del processo - come ad esempio tempestivit?accuratezza, ecc - molto pi� difficili da stimare ma non per questo meno importanti.

Il tasso di adozione ad oggi�inferiore al 5% del valore scambiato tra aziende. �Come si spiega questa contraddizione?��Quali sono le cause di un cos� basso tasso di adozione?

La contraddizione in realt� �solo apparente; solo le pochissime aziende che hanno ad oggi implementato in modo completo i principi dell?integrazione e della dematerializzazione del ciclo dell?ordine comprendono realmente i consistenti benefici della fatturazione elettronica, che rimangono ancora sconosciuti alla maggior parte dei potenziali utenti e anche a molti degli attori del mondo dell?offerta.

Inoltre spesso vengono fin troppo enfatizzati alcuni fattori di complessit� che alla riprova dei fatti appaiono assai meno significativi.� Parliamo ad esempio del quadro normativo, spesso considerato poco chiaro, ma che ad un esame pi� approfondito - che consideri il Decreto Legislativo del 20 febbraio 2004 n. 52 che ha recepito la Direttiva 2001/115/CE del Consiglio del 20 Dicembre 2001, e il Decreto del Ministro dell?Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004,� e anche le circolari interpretative che chiariscono le novit� introdotte - risulta ragionevolmente completo e chiaro.

L?esistenza di molteplici standard di strutturazione dei documenti, considerato uno dei maggiori ostacoli, da considerarsi anche un fattore di ricchezza, essendo molti di questi standard legati a specificit� di contesto (settore, paese, porzione di processo): la nativa diversit� non costituisce un problema particolarmente significativo per lo sviluppo di progetti di integrazione e dematerializzazione del ciclo dell’ordine,� essendo agevole ricondurre la diversit� del�fattor comune.

Il costo e la complessit� della tecnologia abilitante, e quindi in ultima battuta l’immaturit� e �l’inadeguatezza della filiera dell’offerta di servizi e soluzioni, sono ritenute un’ulteriore barriera all’adozione;� il quadro che emerge dall’analisi per quello di una filiera dell’offerta strutturata e culturalmente preparata, in cui convivono fornitori storici con moltissima esperienza e fornitori giovani con meno esperienza ma elevata proattivit�.

La reale complessit� che permane nella necessit� per le aziende di gestire il cambiamento organizzativo che questi progetti richiedono e la capacit� di stimarne adeguatamente i benefici.

Fonte: Datamanager.it

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Per tutti coloro che desiderano cogliere le opportunit� offerte dai contenuti digitali, sbarazzarsi delle scartoffie che affollano il proprio ufficio,� gestire efficacemente le informazioni aziendali,� chiarire ogni dubbio di natura normativa e vincere la sfida della competitivit� OMAT Milano 2007� l’evento al quale partecipare.

In soli due giorni:

• 10 sessioni di convegno specializzate
• oltre 70 relatori, di cui 20 del mondo normativo, accademico, tributario e consulting
• pi� di 30 casi di successo
• oltre 40 aziende tra espositori, sponsor e partner

Autorit� accademiche e specialisti daranno vita ad un programma culturale suddiviso in convegni, tavole rotonde e tutorial (denominati OMAT University), studiato per permettere ai partecipanti di trovare risposte serie e qualificate alle proprie domande e procedere con sicurezza a realizzazioni concrete.

All?interno dell?area dimostrativa, tutte le principali aziende del settore presenteranno le soluzioni pi?ovative e gli strumenti pi?icaci per gestire nel modo migliore le informazioni della sua azienda.

La partecipazione a OMAT � completamente gratuita: � sufficiente compilare il modulo che si trova all?indirizzo www.omat360.it/iscrizione per incontrare tutti i principali attori del settore e fare parte dell?unico appuntamento del settore in cui � possibile parlare di soluzioni con che le produce e di leggi con chi le scrive.

Fonte: Datamager.it

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L’articolo 39, comma 3, del Dpr n. 633/1972 dispone che le fatture elettroniche, trasmesse o ricevute in forma elettronica, debbano essere archiviate nella stessa forma. Quindi, l’emissione della fattura elettronica vincola sia l’emittente che il destinatario alla conservazione elettronica, processo disciplinato dall’articolo 3 del Dm 23 gennaio 2004, realizzato nel rispetto delle regole tecniche dettate dall’articolo 3 della deliberazione Cnipa n. 11/2004.

L’articolo 3, comma 2, del sopra citato decreto prevede per la conservazione elettronica delle fatture una cadenza almeno “quindicinale”. Si evidenzia che il processo di conservazione delle fatture deve essere eseguito entro quindici giorni dal ricevimento/emissione da parte del destinatario/emittente, fermi restando i termini per l’assolvimento degli obblighi di registrazione previsti agli articoli 23, 24 e 25 del Dpr n. 633/1972. Dal punto di vista operativo, sulle fatture emesse con l’apposizione del riferimento temporale e della firma digitale, bisogner?ogni quindici giorni, generare un’impronta (sequenza di simboli binari o “bit” di lunghezza predefinita, generata mediante l’applicazione di un’opportuna funzione di hash) e sottoscriverla con firma digitale e marca temporale.

Traducendo i tecnicismi con termini pi� facilmente comprensibili, evidenziamo che l’impronta, dal punto di vista pratico, rappresenta una sintesi dei documenti in forma binaria (sequenze di zero e uno).� La sequenza di simboli generata avr� sempre la stessa lunghezza (allo stato attuale le impronte sono composte da 160 bit).� Altre caratteristiche importanti riguardano l’impossibilit� di risalire ai documenti di origine partendo da una determinata impronta e l’impossibilit� di generare da documenti diversi impronte uguali.

Per quanto concerne l’apposizione della marca temporale, si sottolinea che, cos?ome avviene per un documento firmato in modo olografo, dove la data riportata in calce indica il riferimento temporale in cui stato redatto, anche per i documenti informatici vale lo stesso principio, con la differenza che la data sul documento viene apposta da un soggetto terzo sotto forma di marca temporale. L’apposizione della marca temporale consente di rendere opponibile a terzi un riferimento temporale. A riguardo si evidenzia che il Dlgs n. 82/2005 “Codice dell’amministrazione digitale”, all’articolo 21, comma 2, dispone che il documento informatico, sottoscritto con firma digitale o con un altro tipo di firma elettronica qualificata, ha l’efficacia probatoria prevista dall’articolo 2702 del Codice civile, vale a dire fa piena prova, fino a querela di falso.

Una precisazione si rende necessaria per quanto riguarda le fatture di acquisto, in quanto la memorizzazione elettronica delle stesse deve rispettate le disposizioni dell’articolo 25 del Dpr n. 633/1972. Pertanto, non essendo possibile apporre un progressivo di registrazione sui singoli documenti, stante la staticit� immodificabilit� del documento elettronico, sar� dura dei gestori del sistema informativo aziendale predisporre le opportune associazioni tra le fatture e le registrazioni nel registro Iva.

Il processo di conservazione elettronica delle fatture, rappresentato nello schema 1, dovr� essere ripetuto almeno ventiquattro volte nel corso dell’anno (due impronte quindicinali al mese).� Quindi, a fine anno, �occorrer� selezionare le ventiquattro impronte quindicinali e generare un’impronta annuale che rappresenter� tutte le fatture del ciclo attivo e passivo. Infine, si proceder� ad apporre sull’impronta annuale ottenuta la sottoscrizione elettronica (firma digitale) e la marca temporale, in luogo del riferimento temporale, come disposto dall’articolo 3, comma 2, del Dm 23 gennaio 2004.

Chiarimenti sull’impronta dell’archivio informatico L’articolo 5 del Dm 23 gennaio 2004 prevede che entro il mese successivo alla scadenza dei termini stabiliti per la presentazione delle dichiarazioni relative alle imposte sui redditi, all’Irap e all’Iva, il soggetto interessato (ovvero il responsabile della conservazione) trasmetta per via telematica all’Agenzia delle entrate una comunicazione contenente l’impronta dell’archivio informatico oggetto di conservazione, la sottoscrizione elettronica e la marca temporale.

Il termine in questione si riferisce all’ultimo giorno del decimo mese successivo a quello di chiusura del periodo di imposta (articolo 2, commi 1 e 2, del Dpr n. 322 del 1998) e, pertanto, l’impronta dovrebbe essere inviata entro il 30 novembre dell’anno successivo. Dopo l’invio dell’impronta, l’Agenzia delle entrate render� disponibile, sempre per via telematica, la ricevuta di avvenuta comunicazione, rilasciando un numero di protocollo identificante l’operazione effettuata.

La mancanza del provvedimento relativo alle modalit� tecniche di invio dell’impronta ha creato qualche dubbio interpretativo che la circolare 36/E del 6 dicembre 2006 ha chiarito in modo inequivocabile, precisando che la conservazione elettronica dei documenti poteva essere effettuata a partire dal 3 febbraio 2004, pur in mancanza del provvedimento del direttore dell’Agenzia delle entrate.

Pertanto, fino all’approvazione del suddetto provvedimento, il contribuente non tenuto a effettuare comunicazione alcuna. Con questo ulteriore chiarimento, viene esclusa la possibilit� di presentare, come qualche contribuente ha fatto, la comunicazione dell’impronta per posta, tramite raccomandata con avviso di ricevimento indirizzata all’ufficio delle Entrate territorialmente competente.

Fonte:� Fiscooggi.it

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Intanto si dice stop allo spreco di carta: il cittadino ha diritto di accedere agli atti amministrativi anche con copie dei documenti su supporto elettronico. La direttiva prevede anche che non si potranno chiedere agli utenti documenti aggiuntivi per verificare la veridicit� delle autocertificazioni, le amministrazioni dovranno utilizzare banche dati aggiornate per accertare a monte la sussistenza dei requisiti richiesti. Per ridurre i tempi e semplificare le procedure le amministrazioni dovranno condividere gli archivi e le informazioni e sul medio periodo servizi e procedure dovranno essere integrati in rete.

In attesa della distribuzione della carta d’identit� elettronica e della carta nazionale dei servizi, con il rilascio di password e codici pin tutti i cittadini dovranno essere messi nella condizione di interagire con le amministrazioni.� Le iscrizioni a scuola, potranno essere fatte via e-mail. Per il ministro Nicolais “lo sviluppo dei servizi on line in tutto il Paese indispensabile anche per limitare il digital divide dovuto a condizioni sociali, fisiche o territoriali”.

Per migliorare la trasparenza e l’efficienza della spesa pubblica, i bandi di gara per l?acquisizione di beni e servizi o per la realizzazione di opere pubbliche di importo superiore a 20mila euro dovranno essere pubblicizzati sui siti internet istituzionali. Gli strumenti digitali devono essere utilizzati anche per migliorare i processi di valutazione e monitoraggio delle strutture. La direttiva prevede che i dirigenti della pubblica amministrazione vengano valutati anche in base al livello di interazione informatica con i cittadini, in base alla quantit� di procedimenti attivati con strumenti digitali.

Fonte: greenreport.it

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Premessa

Le soluzioni di fatturazione elettronica e di conservazione sostituiva, pur presentando enormi vantaggi in termini di riduzione di costi ed indubbi benefici in termini di massimizzazione nell’efficienza nei processi legati all’area logistico-commerciale ed amministrativa-finanziaria, presentano alcune incertezze di carattere interpretativo dovute alla complessità e novità della materia. Particolari problemi nascono dal non facile coordinamento fra le disposizioni contenute nel decreto legislativo n. 52/2004, che è intervenuto a modificare il corpo del DPR 633/72 in attuazione della Direttiva CEE 2001/115/CE, e il testo del DM 23 gennaio 2004 che disciplina le modalità di conservazione sostitutiva dei documenti fiscalmente rilevanti. L’obiettivo di questo breve contributo è quello di offrire soluzioni interpretative in risposta ad alcuni problemi legati alla esatta interpretazione della normativa di riferimento, proponendo un’interpretazione coordinata e soluzioni pratiche.

La conservazione sostitutiva nel ciclo attivo di fatturazione

Il soggetto che decide di emettere fatture elettroniche, deve assumere precedentemente il consenso del cliente per l’emissione delle fatture in tale modalità ed è tenuto ad apporre "su ciascuna fattura o sul lotto di fatture del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata dell’emittente…" . Il processo di conservazione (o di "archiviazione" se si utilizza la terminologia del D.Lgs. 52/2004) delle fatture attive presuppone che vi sia un documento informatico fiscalmente rilevante firmato e datato con il riferimento temporale[1]. Trattandosi di fatture elettroniche, ovvero di documenti informatici rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie, la loro conservazione sostitutiva deve essere coordinata con l’art. 3 del DM del 23 gennaio 2004: in particolare, si dovrà effettuare il processo di conservazione sostitutiva "…con cadenza almeno quindicinale …" con l’apposizione della sottoscrizione elettronica[2] da parte del responsabile della conservazione e della marca temporale[3] sull’insieme delle fatture, ovvero su un’evidenza informatica contenente l’impronta[4] o le impronte delle fatture emesse. Dunque, a differenza che nel caso di emissione delle fatture, per cui la firma ed il riferimento temporale devono essere apposti sul singolo documento (e questo può creare qualche problema di ordine informatico), nel processo di conservazione firma e marca temporale possono essere riferiti cumulativamente a blocchi di fatture. Per ciò che invece concerne la cadenza temporale che scandisce il processo di conservazione delle fatture elettroniche, il termine di 15 giorni dovrebbe decorrere dalla data di emissione[5] delle fatture attive, così come confermato dalla circolare n.45/2005 dell’Agenzia delle entrate[6]. Nell’ipotesi in cui, invece, non si adotti una soluzione di fatturazione elettronica, ma si continui ad emettere e conservare fatture su supporto cartaceo, eventualmente anche trasmesse telematicamente (come allegato e-mail con obbligo di stampa sia per l’emittente che per il destinatario), è possibile conservare in formato digitale le fatture cartacee. La conservazione in formato digitale delle fatture cartacee emesse, previa scansione e indicizzazione, potrà essere adottata anche in momento successivo, ossia fino a quando non è scaduto il periodo obbligatorio di conservazione. Si riporta testualmente quanto indicato dalla Circolare n.45/E dell’Agenzia delle entrate: "Il contribuente che non abbia dato il consenso alla ricezione elettronica delle fatture, infine, può scegliere di convertire le fatture cartacee in documenti elettronici anche in un momento successivo, ossia fino a quando ne sussiste l’obbligo di conservazione civilistica (10 anni ex articolo 2214 del c.c.). Come chiaramente evidenziato, in questi casi si dovrà applicare l’art.4 del DM del 23 gennaio 2004 in tema di "conservazione digitale delle scritture contabili e dei documenti analogici rilevanti ai fini tributari". Il primo comma di detto articolo, nel disciplinare il processo di conservazione sostitutiva dei documenti analogici, richiama lo stesso art. 3 del decreto ministeriale in tema di documenti informatici, evidenziando però che la conservazione deve avvenire "mediante memorizzazione della relativa immagine". Nel processo di conservazione sostitutiva emergono due significative differenze fra le fatture che nascono già in forma elettronica e quelle che lo diventano per l’effetto di una scansione (fatture analogiche). Nel caso di fatture elettroniche che nascono come tali, firma digitale e riferimento temporale sono apposte sulla singola fattura[7]; inoltre, la firma digitale deve essere quella di chi emette , ossia del legale rappresentante della società o di un suo delegato. Invece, le fatture cartacee oggetto di scansione si possono conservare con l’apposizione della firma digitale e del riferimento temporale sull’insieme delle fatture oppure su una evidenza informatica contenente gli hash di più fatture, mentre la firma digitale potrebbe essere quella dello stesso responsabile della conservazione. A chiusura del processo di conservazione, secondo quanto richiesto dall’art. 3 secondo comma del DM, il responsabile della conservazione è tenuto ad apporre la marca temporale e la propria firma digitale.

Note

[1] La norma definisce il riferimento temporale "l’informazione, contenente la data e l’ora, che viene associata ad uno o più documenti informatici; l’operazione di associazione deve rispettare le procedure di sicurezza definite e documentate, a seconda della tipologia dei documenti da conservare, dal soggetto pubblico o privato che intende o e’ tenuto ad effettuare la conservazione digitale ovvero dal responsabile della conservazione nominato dal soggetto stesso".’ (art.1 primo comma lettera p) del DM del 23 gennaio 2004). Ciò significa che, pur non essendo il riferimento temporale dotato di data certa, deve essere ancorato ad alcuni elementi tali da garantire che non sia determinato in modo del tutto discrezionale da parte del soggetto che lo appone. Operativamente, la sincronizzazione dei sistemi di apposizione del riferimento temporale avviene tramite l’utilizzo di speciali software che via internet permettono di sincronizzare ogni pochi secondi l’orologio del sistema con NPT server web (Network Time Protocol www.ntp.org) in grado di certificare la data e l’ora con assoluta precisione. [2] A norma dell’art.1 secondo comma lettera b) del DM del 23 gennaio 2004 , per "sottoscrizione elettronica" si intende "apposizione della firma elettronica qualificata". [3] A norma dell’art.1 primo comma lettera q) del DM del 23 gennaio 2004 per "marca temporale" si intende una "evidenza informatica che consente di rendere opponibile a terzi un riferimento temporale". Operativamente , l’apposizione della marca temporale ad un documento firmato digitalmente , avviene generando l’impronta di hash del file firmato (avente estensione ".p7m" e formato" PKCS7 ") , successivamente l’impronta viene inviata a una TSA (Time Stamp Authority , reperibili all’indirizzo www.cnipa.it ) la quale provvede ad apporre la data e l’ora esatta di marcatura e la propria firma digitale, ed inviare il tutto all’operatore entro pochi secondi .Il documento informatico originario marcato temporalmente assumerà l’estensione ".m7m". [4] A norma dell’art.1 primo comma lettera m) del DM del 23 gennaio 2004 per "impronta", si intende una " sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza predefinita generata mediante l’applicazione alla prima sequenza di un’opportuna funzione di hash". [5] Ai fini di una corretta individuazione della data di emissione ,vedi articolo Confente G. , Zanini U. "Riferimento temporale nella fatturazione elettronica", L’IVA , 12, 2005. [6] Si riporta la circolare n.45/E dell’Agenzia delle entrate:"L’articolo 3, comma 2, ultimo periodo del D.M. stabilisce che "il processo di conservazione è effettuato con cadenza almeno quindicinale per le fatture (…)". Si ritiene che il processo di conservazione delle fatture elettroniche debba essere operato entro i quindici giorni dal ricevimento/emissione delle stesse, così come previsto dall’articolo 3, comma 2, ultimo periodo del D.M.,. fermi restando i termini per l’assolvimento degli obblighi di registrazione previsti dagli articoli 23 e 25 del dPR n. 633 del 1972. [7] Si riporta l’art.21 terzo comma del DPR 633/72 : "L’attestazione della data , l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto della fattura elettronica sono rispettivamente garantite mediante l’apposizione su ciascuna fattura o sul lotto di fatture del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata dell’emittente…" . [8] Si riporta la circolare n.45/E dell’Agenzia delle entrate: "L’obbligo della conservazione omogenea per tipologie di documenti grava anche sul destinatario della fattura. Ciò comporta, ad esempio, che se quest’ultimo ha prestato il consenso per la ricezione elettronica delle fatture emesse da alcuni fornitori, dovrà conservare in formato elettronico tutte le fatture di acquisto, anche quelle ricevute in forma cartacea, secondo la procedura di conservazione di cui al menzionato articolo 4 del D.M."

La conservazione sostitutiva nel ciclo passivo di fatturazione

Quanto già detto per il ciclo attivo, vale naturalmente anche per il passivo e, quindi, nel caso in cui si continui a ricevere e conservare fatture su supporto cartaceo, eventualmente anche ricevute telematicamente (come allegato e-mail con obbligo di stampa sia per l’emittente che per il destinatario), si ha comunque sempre la possibilità di poter conservare in formato digitale le fatture cartacee così conservate. Detta modalità procedurale di conservazione, previa scansione e indicizzazione, potrà essere adottata anche in un momento successivo, ossia fino a quando non è scaduto il periodo obbligatorio di conservazione. Non è così invece, nell’ ipotesi in cui si è acconsentito, anche per un solo fornitore, alla ricezione di fatture elettroniche. Infatti , per l’obbligatorietà di omogeneità di conservazione per tipologie di documenti richiamato dalla Circolare n.45/E dell’Agenzia delle entrate[8], è obbligatoria la conservazione in formato digitale dell’intero ciclo passivo, che comprende anche le fatture fornitori pervenute in cartaceo o con modalità "tradizionali" (es. allegato ad una mail in formato pdf). Con particolare riferimento alle fatture passive analogiche pervenute come semplice allegato e-mail si evidenzia un importante aspetto: a parere di chi scrive tali documenti potrebbero essere inviati direttamente in conservazione sostitutiva senza provvedere alla loro stampa scansione e produzione del formato immagine (pdf , tiff , etc..), in quanto l’art. 4 primo comma del DM riportando "…memorizzazione della relativa immagine…" , non evidenzia alcuna distinzione di sorta tra immagine fotografica da scansione (ovvero stampa della fattura ricevuta in pdf, scansione con scanner e successiva produzione del pdf ) ed immagine informatica in pdf. In sostanza quindi, avendo il legislatore utilizzato il termine "…immagine…" in senso ampio, senza specificarne la tipologia, si dovrebbe ritenere legittimo l’invio diretto in conservazione sostitutiva i pdf delle fatture ricevute come allegato e-mail. Relativamente alla decorrenza della cadenza quindicinale nell’eventualità in cui si ricevano fatture elettroniche, la Circolare n.45/E dell’Agenzia delle entrate ha precisato che essa decorre dal "ricevimento" delle stesse, data estremamente semplice da individuare nell’ambito dei sistemi informatici di fatturazione elettronica sia elaborabile che non elaborabile[9] Il problema sorge invece nell’ipotesi di ricezione contestuale di fatture elettroniche e di fatture analogiche: in questa ipotesi, in virtù dell’obbligo di conservazione omogenea per tipologia di documenti, non pare possibile differire in periodi di imposta successivi la conservazione digitale del cartaceo. Dovendo quindi provvedere immediatamente alla loro conservazione sostitutiva, è importante individuare la data da cui far decorre la cadenza quindicinale di conservazione delle stesse. Nel caso di fatture ricevute direttamente su supporto cartaceo oppure come allegato e-mail, il termine ultimo ai fini della conservazione sostitutiva, dovrebbe coincidere con i quindici giorni successivi alla scadenza del termine di 60 giorni previsto dall’art.22 DPR 600/73[10]. Del resto, se si aderisse alla tesi di chi sostiene che il termine di quindici giorni per la conservazione delle fatture passive decorra dalla data di ricezione, sorgerebbero problemi di ordine probatorio che appesantirebbero le procedure aziendali della gestione del flusso di fatturazione sia in termini di costi che di efficienza. Nelle fatture cartacee, mentre la data di emissione è facilmente individuabile con la data indicata in fattura "in assenza di altra specifica indicazione"[11] , la data di ricezione delle stesse dovrà essere dimostrata dal timbro postale riportato sulla busta , oppure dalla data riportata nella posta elettronica certificata, oppure dai "files di log[12]" delle e-mail , in quanto le semplici e-mail non dimostrerebbero con assoluta certezza la data di ricezione in quanto la data che riportano è la data del sistema e quindi facilmente modificabile. Le aziende si troverebbero quindi ad implementare soluzioni estremamente onerose , dovendo dimostrare la data di ricezione delle fatture analogiche portando in conservazione sostitutiva anche le buste timbrate dalle poste oppure le e-mail di posta elettronica certificata oppure i "files di log" dei server e-mail . A dimostrare la data di ricezione delle fatture cartacee , non basterebbe nemmeno la soluzione utilizzata da talune medie-grandi aziende che adottano un "registro di protocollo di arrivo" tenuto su supporto informatico a norma dell’art.39 del DPR 633/72 , in cui vengono annotati e protocollati tutti i documenti cartacei ricevuti, compreso le fatture, per poi agganciarle informaticamente al numero di registrazione progressivo IVA richiesto dall’art.25 del DPR 633/72, necessario ad ottenere una univoca associazione informatica tra il documento fattura in acquisto conservato in modalità sostitutiva, il numero progressivo di protocollo del "registro di protocollo di arrivo"e la registrazione sul registro IVA acquisti. La soluzione proposta, oltre ad essere in sintonia con le fasi operative aziendali che solitamente antepongono la registrazione IVA alla conservazione sostitutiva, conferirebbe altresì alle aziende un lasso di tempo sufficiente ad operare la conservazione sostitutiva che, come si può intuire, prevede una serie di adempimenti che richiedono un certo lasso temporale per la loro esecuzione: preparazione documento, scansione, formazione immagine, indicizzazione, controllo, archiviazione e memorizzazione.

Note

[9] I sistemi di fatturazione elettronica , possono essere soluzioni di "fatturazione elettronica elaborabile o strutturata" , oppure soluzioni di "fatturazione elettronica visualizzabile o destrutturata". I sistemi di fatturazione elettronica "elaborabile o strutturata" , sono quelli che permettono di automatizzare le registrazioni contabili, e sono basati su sistemi di trasmissione di dati commerciali ed amministrativi , che utilizzando reti di trasmissione telematica o reti di telecomunicazioni nazionali ed internazionali , consentono di scambiare automaticamente tra due applicazioni informatiche (A2A), messaggi strutturati mediante una norma concordata.Sono per esempio i tradizionali sistemi di trasmissione EDI (Electronic Data Interchange) oppure le più innovative e meno onerose soluzioni WEB-EDI con tecnologie di trasmissione web-based , che scambiano dati secondo tracciati standard internazionali (UN/EDIFACT , ANSI.X12, ODETTE, IDOC-SAP, etc… ). I sistemi di fatturazione elettronica "visualizzabile o destrutturata"" , sono invece le più semplici soluzioni basate sulla trasmissione del documento fattura inteso come immagine in formato pdf (Portable Document Format) oppure in formato Tiff (Tag Image File Format ). [10] Si riporta l’art.22 ultimo periodo del DPR 600/73 :"Le registrazioni nelle scritture cronologiche e nelle scritture ausiliarie di magazzino devono essere eseguite non oltre sessanta giorni" [11] Ai fini di una corretta individuazione della data di emissione ,vedi articolo Confente G. , Zanini U. "Riferimento temporale nella fatturazione elettronica", L’IVA , 12, 2005 [12] I files di log sono informazioni contenute nei server e-mail , che tramite l’ausilio di appositi software di interpretazione , consentono di estrapolare informazioni quali l’indirizzo e-mail del mittente ,del destinatario, la data e l’ora , le dimensione del file, etc… A cura di Umberto Zanini

Premessa

L’obiettivo del documento è quello di fornire alcune riflessioni circa le iniziative da realizzare allo scopo di aumentare l’efficienza dell’Azienda Italia mediante la diffusione dell’uso delle reti nelle transazioni commerciali- logistico-amministrative e finanziarie fra le aziende di tutti i settori, in particolare favorendo l’accesso delle PMI ai servizi di rete. Fattore abilitante per conseguire questo obiettivo è l’uso del documento informatico elaborabile, inteso come insieme strutturato di dati formalmente validi, frutto di processi certificabili, e in possesso degli attributi, inclusi quelli legali, che lo rendono automaticamente e legittimamente utilizzabile da entità terze rispetto a quelle che lo hanno prodotto (stakeholders). è strettamente connaturata al perseguimento dell’obiettivo la definizione di linee guida, di modelli di business e di standard a carattere intersettoriale, tali cio da consentire l’estensione e il più ampio riuso di strumenti, filiere e infrastrutture per le transazioni tra clienti, fornitori e intermediari banc ari e finanziari.

Obbiettivi

Dematerializzazione dei documenti, raccordi intersettoriali e integrazione dei processi di fatturazione elettronica con le procedure bancarie di incasso, pagamento e rendicontazione. Le linee evolutive dei sistemi economici avanzati, evidenziano l’elevato interesse di tutti gli operatori verso le tematiche relative alla dematerializzazione dei documenti. Anche in conseguenza degli assetti organizzativi aziendali, i documenti in questione possono suddividersi in due macro-aree principali:

• Area logistico-commerciale. Ne sono parte i documenti elettronici connessi con il ciclo degli ordinativi, che è andato sviluppandosi dalla fine degli anni ‘70 in poi quale modalità di attuazione del just in time, per la gestione ottimale del magazzino in rapporto ai lotti di produzione (ordini, note di carico, bolle di accompagnamento, etc., fino talvolta alle fatture);
• Area amministrativo-finanziaria. Ne sono parte i documenti relativi al regolamento contabile e monetario dei cicli commerciali e ai rapporti con gli intermediari creditizi e finanziari (fatture, ordini di incasso e pagamento, contabili strutturate, estratti conto commerciali e finanziari, etc.).

In particolare, il documento fattura rappresenta l’elemento di congiunzione tra queste due aree e, a seconda dei modelli funzionali adottati, puù essere considerato come appartenente ad entrambe. Le esperienze già effettuate dagli operatori - sia pure nell’ambito di comunità circoscritte - evidenziano che l’uso del documento informatico elaborabile in luogo di quello basato su supporto cartaceo ha effetti significativi in termini di:

• Riduzione delle risorse impiegate, soprattutto nelle funzioni commerciali, logistiche e di amministrazione, finanza e controllo;
• Contrazione dei tempi di svolgimento delle operazioni;
• Migliore tracciabilità e documentabilità delle attività;
• Maggiore sicurezza e in tegrità dei dati;
• Rlevanti economie di rete.

Per rendere acquisibili in via più generalizzata ed estesa detti benefici, e contribuire in tal modo ad innalzare la competitività delle aziende - industriali, commerciali, bancarie - coinvolte, è peraltro indispensabile collaborare per definire regole comuni e impegni reciproci, in modo che gli oneri da sostenere per i cambiamenti di processo abbiano concrete possibilità di tradursi, per tempo, in benefici economicamente comparabili, anche in relazione all’evoluzione degli standard e delle infrastrutture a livello internazionale. E’ pertanto necessario misurare in modo appropriato e condiviso gli incrementi di efficienza e di qualità e, soprattutto, occorre trovare soluzioni che siano aperte e flessibili, in modo da preservare gli investimenti nel tempo e garantirne la scalabilità e l’apertura alle successive evoluzioni. Nella concatenazione di eventi, tipica di una filiera articolata tra molteplici soggetti, i più significativi vantaggi connessi con l’impiego delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione (TIC) dipendono dalla possibilitù di immediato utilizzo, nel passaggio da una persona/struttura/fase all’altra, dei dati contenuti in un documento informatico elaborabile, senza alcun ulteriore intervento su dati già validati o "certificati" (Straight Through Processing, STP). E’ questo utilizzo, legato all’integrazione fra i vari sistemi dei soggetti che interoperano, che consente di estendere le aree dell’automazione a processi transazionali, tuttora caratterizzati da attività manuali talvolta lunghe, a cui si accompagnano rischi di varia natura. Un’applicazione di tale concetto si riscontra nell’integrazione delle varie fasi che compongono il ciclo di fatturazione: formazione, registrazione contabile e fiscale, trasmissione, archiviazione, pagamento/incasso, riconciliazione, eventuale contestazione e rendicontazione. D’altra parte, giova evidenziare che i cambiamenti derivanti dalla dematerializzazione dei documenti sono caratterizzati da:

1. revisione dei processi aziendali e necessità di una loro reingegnerizzazione;
2. modifiche degli assetti organizzativi, con la possibilità che taluni ruoli tradizionali scompaiano e altri, del tutto nuovi, emergano;
3. canoni di efficienza e criteri di trasparenza pervasivi e non necessariamente in linea con le sensibilità e le culture oggi prevalenti.

Proprio per tali caratteristiche, i progetti di dematerializzazione devono superare le inevitabili resistenze al cambiamento. Il know how e le competenze necessari per operare in tal senso non sono di norma disponibili in misura sufficiente presso tutte le organizzazioni coinvolte; il che dà luogo a dissonanze e asimmetrie cognitive e condiziona la diffusione del nuo vo paradigma. Occorre inoltre tener conto del fatto che le economie di rete di cui qui si tratta sono conseguibili a condizione che siano condivisi, con una platea sufficientemente ampia di operatori, gli standard tecnici, contrattuali e di modellazione dei ‘casi d’uso’. Perchè sia garantita la rappresentabilità e l’effettiva adozione di tali standard e modelli, èindispensabile che i meccanismi in base ai quali essi si producono siano aperti e trasparenti. Sono da valutarsi positivamente iniziative volte a favorire la diffusione della "conoscenza" quale elemento di base nello sviluppo di simili processi. Sulla base delle esperienze maturate, per le imprese la convenienza ad adeguarsi al nuovo scenario si connette con:

• la contrazione degli oneri di processo per le attività commerciali- logisticoamministrative, stimabile intorno all’80%, e degli oneri relativi alle archiviazioni documentali, stimabili intorno al 50%[1]. Considerate alcune valutazioni che indicano in circa 24 euro il valore mediano degli oneri complessivi di trattamento della fattura da parte dell’emittente e del destinatario, in via teorica, la sola riduzione alla metà di tali oneri applicata ai 2,8 miliardi di fatture annue di cui si stima il rilascio in Italia darebbe luogo a oltre 30 miliardi di euro l’anno di riduzione di costi per le imprese;
• riduzione dei costi attribuibili al processo di riconciliazione tra i documenti commerciali (fatture) e le disposizioni di pagamento/incasso ed al processo di monitoraggio dei crediti non riscossi; tale area evidenzia un’elevata attività manuale dovuta alla gestione cartacea dei documenti[2];
• l’opportunità di abbattere i rischi operativi e innalzare la qualità complessiva dell’offerta, pur riducendo i costi di transazione;
• la possibilità di partecipare a mercati o accedere a segmenti di mercato altrimenti non raggiungibili.

2. Almeno due sono i punti in cui la gestione della fattura - documento scambiato fra imprese che si inserisce nei cicli commerciali, logistici e amministrativi di queste ultime - si interseca con i processi di incasso e pagamento, imponendo l’adozione di efficaci meccanismi di raccordo intersettoriale al fine di pervenire alla definizione di standard in grado di favorire, in una logica di STP, il trattamento automatico dell’intero ciclo commerciale e finanziario. Il primo è legato alle modalità di gestione delle informazioni di carattere finanziario contenute nella fattura, necessarie alle banche per l’eventuale finanziamento del credito commerciale. Dovrà essere favorita, in una logica di condivisione fra banche e imprese, la definizione di tutti i meccanismi necessari a permettere il rispetto delle condizioni di qualità, sicurezza, efficienza e affidabilità dei processi, con particolare riferimento ai controlli necessari per garantire la univocità dei documenti commerciali. In quest’area, gli standard internazionali appaiono carenti e la comunità italiana Banche-Imprese potrebbe svolgere un ruolo trainante nel contesto degli organismi di standardizzazione[3]. Il secondo aspetto è quello della gestione delle informazioni necessarie alla riconciliazione fra fatture e incassi e pagamenti. Questa problematica, apparentemente semplice, vede una certa varietà di procedure realizzate a tale scopo presso le imprese, ma, in effetti, la sua realizzazione in rete richiede un coordinato coinvolgimento di imprese e banche. In questo ambito, nel quale sono già stati compiuti lavori di modellazione a livello internazionale, è necessario assicurarsi il riuso degli schemi già definiti in tali sedi. Allo scopo, è da favorire la definizione di procedure gestionali flessibili e la partecipazione ai tavoli di standardizzazione, sia per rappresentare le esigenze via via emerse sia per presidiare evoluzioni che, se non raccordate, potrebbero in futuro far perdere valore a quanto realizzato e implementato su scala nazionale. La particolare struttura del tessuto produttivo italiano - imperniato su micro e PMI (spesso multibancarizzate[4]) caratterizzato da un’elevata quota di credito a breve a cui si accompagna un basso grado di capitalizzazione - puù trarre maggiore vantaggio di altri dalla capacità di stabilire relazioni automatiche e certificabili tra i cicli commerciali (da cui originano ragioni di credito) e i regolamenti monetari (che ne decretano la chiusura). Nei fatti, tale capacità renderebbe attuabile una gestione del credito bancario meno rischiosa e amministrativamente meno onerosa di quanto oggi sopportato, con indubbi benefici anche per le imprese. A livello di sistema, gli effetti positivi aggiuntivi derivanti dalle transazioni in rete sono in sintesi riconducibili a un abbattimento dei costi di relazione con le controparti, a una maggiore trasparenza nei rapporti fra banche ed imprese, e a una possibile riduzione dell’area dell’economia sommersa e dell’evasione fiscale collegata alla maggiore efficienza e competitività delle imprese regolari.

Note

[1] Stime Sofid, su filiere di amministrazione, finanza e controllo del gruppo Eni. [2] Analisi ACBI - Arthur D Little [3] La norma ISO20022-2, rilasciata a dicembre 2004, prevede la realizzazione di standards management groups che coordinino i lavori di standardizzazione a livello mondiale per aree di competenza. Tali organismi, designati dal registration management group gestito dall’ANSI, sono stati al momento attivati nei segmenti relativi a securities e payments. [4] Nello specifico, si calcola che in media tali imprese intrattengano oltre 5 diversi rapporti bancari di conto corrente (Fonte: ACBI)

Strutture e infrastrutture

1. Al fine di supportare e definire un percorso e un progetto di crescita comune, è necessario identificare linee guida e criteri di riferimento tali da coinvolgere le piattaforme già esistenti e le iniziative in corso, ben inteso salvaguardandone le rispettive specificità e gli investimenti già effettuati. In particolare, le principali piattaforme e i progetti di sviluppo da cui partire sono quelli di:

• scambio elettronic