Come avviene la conservazione sostitutiva?

Il sistema di conservazione

Con il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 13 dicembre 2013, sono cambiate le nuove regole tecniche in materia di conservazione dando uno standard chiaro e puntuale.

Il sistema di conservazione prevede regole precise, procedure e tecnologie a cui soggetti coinvolti devono sottostare, garantendo l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti oggetti di tale procedura.

Quelli che conoscevamo come “volumi di conservazione”, sono stati sostituti dai cosiddetti pacchetti informativi.

Il pacchetto informativo può essere visto come “contenitore che racchiude uno o più oggetti da conservare (documenti informatici, fascicoli informatici, aggregazioni documentali informatiche), oppure anche i soli metadati riferiti agli oggetti da conservare”.

Nello specifico, sono presenti:

  • Pacchetto di versamento: pacchetto informativo inviato dal produttore al sistema di conservazione secondo un formato predefinito e concordato descritto nel manuale di conservazione
  • Pacchetto di archiviazione: pacchetto informativo composto dalla trasformazione di uno o più pacchetti di versamento secondo le specifiche contenute nell’allegato 4 del presente decreto e secondo le modalità riportate nel manuale di conservazione
  • Pacchetto di distribuzione: pacchetto informativo inviato dal sistema di conservazione all’utente in risposta ad una sua richiesta

È bene fare presente che il sistema di conservazione agisce secondo modelli organizzativi e regole ben definite e distanti da quello che è il sistema di gestione documentale.

La conservazione può essere:

  • In house (in casa) quando avviene all’interno della struttura organizzativa del soggetto produttore dei documenti informatici da conservare
  • In Outsourcing quando il produttore affida in modo totale (full outsourcing) o parziale, ad altri soggetti, i quali possono essere sia privati che pubblici che offrono soluzioni per la tenuta e la salvaguardia dei documenti oggetti di conservazioni. Questi soggetti, detti outsourcer, possono essere accreditati presso l’AgID (Associazione per l’Italia Digitale).

Nel caso una pubblica amministrazione volesse affidarsi a soggetti esterni per la conservazione, è di fatto obbligata a sceglierne uno tra quelli accreditati all’AgID. Questo obbligo non sussiste nel caso di soggetti privati.

 

Quali sono i soggetti coinvolti?

Nel nuovo sistema di conservazione, sono presenti almeno tre figure. Esse sono:

  • produttore;
  • utente;
  • responsabile della conservazione.

I primi due soggetti, possono essere sia persone fisiche che giuridiche, interne o esterne al sistema di conservazione.

Il responsabile della conservazione è tenuto ad assicurare che il contenuto del pacchetto di versamento venga trasmesso correttamente al sistema di conservazione secondo le modalità presenti nel manuale di conservazione (obbligatorio)

Il processo di conservazione prende avvio con la memorizzazione, su supporti ottici o altri idonei supporti, dei documenti ed eventualmente anche delle loro impronte (cfr. par. 5.1 della Circolare dell’Agenzia delle Entrate n.36/E del 2006 ) nei casi di documenti informatici o della relativa immagine nei casi di documenti analogici e termina, in entrambi i casi, con l’apposizione della sottoscrizione elettronica e della marca temporale sull’insieme dei documenti o su un’evidenza informatica, ovvero una sequenza di bit oggetto di elaborazione informatica contenente l’impronta o le impronte dei documenti o di insiemi di essi (articoli 3, comma 2 e 4 del decreto 23 gennaio 2004).

 

Qual è il ruolo del responsabile della conservazione?

Il responsabile della conservazione:

  • definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da conservare, della quale tiene evidenza, in conformità alla normativa vigente;
  • gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente;
  • genera il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione;
  • genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione;
  • effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;
  • assicura la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi;
  • al fine di garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici, adotta misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità; adotta analoghe misure con riguardo all’obsolescenza dei formati;
  • provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione;
  • adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione ai sensi dell’articolo 12;
  • assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite;
  • assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza;
  • provvede, nel caso di amministrazioni statali, al versamento dei documenti conservati all’archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato secondo quanto previsto dalle norme vigenti;
  • predispone il manuale di conservazione di cui all’articolo 8 e ne cura l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.