Processo di conservazione dei documenti informatici

Secondo la Delibera del Cnipa del 19 febbraio 2004 la conservazione sostitutiva di documenti informatici e, eventualmente, anche delle loro impronte, avviene attraverso la memorizzazione in supporti idonei (anche non ottici) e si esaurisce con l’apposizione del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo.

Processo di conservazione dei documenti analogici

Per quanto concerne la conservazione sostitutiva di documenti analogici la Delibera del CNIPA afferma che l’operazione avviene attraverso la memorizzazione della relativa immagine direttamente sui supporti ottici. Eventualmente è possibile memorizzare anche la loro impronta. L’operazione continua poi con l’apposizione sull’insieme dei documenti o su una evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o di insiemi di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta così lo svolgimento corretto del processo. Per i documenti considerati "unici" il processo si conclude con l’apposizione ulteriore del riferimento temporale e della firma digitale da parte di un pubblico ufficiale che attesti la conformità tra documento originale e quanto registrato. La distruzione dei documenti analogici viene consentita solo al termine della procedura di conservazione sostitutiva, "fatto salvo quanto previsto al comma 4 dell’articolo 6 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445".

Sotto il profilo temporale tale operazione può essere eseguita in qualsiasi momento giacché l’archivio analogico è perfettamente valido ai fini tributari e può essere esibito in alternativa.