La conservazione sostitutiva è una procedura informatica, regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico.

La conservazione sostitutiva equipara, sotto certe condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici e permette alla PA e alle aziende di risparmiare sui costi di stampa, stoccaggio e archiviazione.

Il risparmio è particolarmente alto per la documentazione che deve essere, a norma di legge, conservata per più anni.

La conservazione sostitutiva ha quindi legalizzato il documento informatico, equiparandolo a quello cartaceo. Rappresenta lo strumento alternativo alla gestione della carta, garantendo l’opportunità di snellimento dei volumi ed efficacia dei processi documentali.

Particolarmente importante è infatti la validità giuridica nel tempo, che assolve all’obbligo di conservazione pluriennale, garantita dalla marcatura temporale.