Nuovo Art. 2215/bis del C.C.

Il presente documento riporta una serie di considerazioni  ed interpretazioni sui principali aspetti del  nuovo art.2215/bis del codice civile così come inserito dalla legge ecc.

Le modalità pratiche di tenuta del libro giornale e delle altre scritture cronologiche

L’adozione degli elaboratori elettronici nei sistemi di tenuta della contabilità, ha introdotto una netta separazione fra registrazione delle scritture e formazione delle medesime. Mentre nelle contabilità tenute con sistemi cartacei la registrazione a libro giornale coincideva con la sua formazione, nei sistemi computerizzati quest’ultima avviene solo in fase di stampa. Per formare un libro giornale pertanto (ma anche qualsiasi scrittura contabile cronologica) si sarebbe  dovuto procedere alla sua stampa effettiva entro un lasso di tempo giudicato ragionevole ai fini civilistici, oppure ogni 60 giorni richiesti dalla normativa fiscale.
L’art.7 comma 4/ter del Decreto Legge del 10/06/1994 n. 357  ovviava a tale separazione : “ 4-ter. A tutti gli effetti di legge, la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi meccanografici e’ considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei, nei termini di legge, dei dati relativi all’esercizio per il quale i termini di presentazione delle relative dichiarazioni annuali non siano scaduti da oltre tre mesi, allorquando anche in sede di controlli ed ispezioni gli stessi risultino aggiornati sugli appositi supporti magnetici e vengano stampati contestualmente alla richiesta avanzata dagli organi competenti ed in loro presenza”. Veniva in questo modo ricomposta la separazione fra registrazione contabile e formazione del libro contabile, in cui tuttavia la definitiva regolarizzazione avveniva (ed avviene tutt’ora ) solo una volta effettuata la stampa definitiva. Solo in quest’ ultima fase ha infatti senso parlare di corretta tenuta secondo le norme di un’ordinata contabilità senza spazi in bianco, senza interlinee, senza trasporti in margine, abrasioni e cancellazioni, come richiesto dall’ art. 2219 c.c. .

Con l’abolizione delle vidimazioni iniziale ed annuali, tuttavia, non vi è alcuna garanzia che le registrazioni vengano effettivamente poste in essere nei termini indicati, nè che i dati stessi siano immodificabili, neanche in fase di stampa definitiva, poiché non vi è alcun sistema normativo che assicuri la definitività dei dati memorizzati e delle stampe effettuate.

Le diverse modalità operative nella tenuta e conservazione delle scritture contabili ante art. 2215/bis c.c.

Le aziende, prima dell’introduzione dell’art.2215/bis del c.c., avvenuto con la Legge n.2 del 28 gennaio 2009, potevano alternativamente conservare le proprie scritture contabili secondo quattro precise modalità:

1 – Scritture contabili conservate su supporto cartaceo previa loro vidimazione iniziale.

In questo caso, se l’azienda intendeva conservare le scritture contabili conferendo alle stesse un valore probatorio ex art. 2710 del c.c., doveva stamparle su registri e libri previa loro vidimazione iniziale prima della messa in uso, eseguita a norma dell’art.2215 primo comma c.c.

La suddetta modalità di conservazione era scarsamente utilizzata dalle aziende.

Il termine ultimo per la loro stampa era quello individuato dal Decreto Legge del 10 giugno 1994 n. 357, ovvero entro tre mesi dal termine ultimo di presentazione delle relative dichiarazioni annuali.

2 – Scritture contabili conservate su supporto cartaceo senza vidimazione iniziale.

In questo caso, l’azienda conservava le scritture contabili senza conferire alle stesse un valore probatorio ex art. 2710 del c.c., dato appunto che venivano stampate su registri e libri non aventi una vidimazione iniziale eseguita a norma dell’art.2215 primo comma c.c..

La suddetta modalità di conservazione, largamente utilizzata dalle aziende, era pienamente conforme sia alle disposizioni civili che fiscali.

Il termine ultimo per la loro stampa, era sempre quello individuato dal Decreto Legge del 10 giugno 1994 n. 357, ovvero entro tre mesi dal termine ultimo di presentazione delle relative dichiarazioni annuali.

3 – Scritture contabili conservate in formato digitale adottando una conservazione sostitutiva di documento informatico.

In questo caso, l’azienda conservava le scritture contabili senza conferire alle stesse un valore probatorio ex art. 2710 del c.c., dato appunto che venivano direttamente conservate in formato digitale, secondo quanto previsto sia dalle 2 Legge n.2 del 28 gennaio 2009, di conversione in legge con modificazioni del decreto-legge 29 novembre 2008 n. 185, recante misure urgenti per il sostegno a famiglie, lavoro, occupazione e impresa e per ridisegnare in funzione anti-crisi il quadro strategico nazionale. (GU n. 22 del 28-1-2009), sia dalle disposizioni civilistiche (art. 2220 del c.c., e D.L. n.82 del 7 marzo 2005), sia dalle disposizioni fiscali (DMEF del 23 gennaio 2004).

In sostanza l’azienda produceva, con la medesima tempistica della stampa cartacea, un file privo di macroistruzioni e codici eseguibili, e successivamente apponeva la firma digitale ed il riferimento temporale del soggetto emittente, ed infine chiudeva il processo di conservazione sostitutiva, previa apposizione di firma digitale del responsabile della conservazione e marca temporale.

La suddetta modalità di conservazione, già utilizzata da alcune aziende, era pienamente conforme sia alle disposizioni civili che fiscali.

Il termine ultimo per la loro conservazione sostitutiva, era sempre quello individuato dal Decreto Legge del 10 giugno 1994 n. 357, ovvero entro tre mesi dal termine ultimo di presentazione delle relative dichiarazioni annuali.

4-Scritture contabili conservate in formato digitale adottando una conservazione sostitutiva di documento analogico

In questo caso, l’azienda conservava le scritture contabili senza conferire alle stesse un valore probatorio ex art. 2710 del c.c., dato appunto che venivano prima stampate su supporto cartaceo senza alcuna vidimazione iniziale e solo successivamente conservate in formato digitale previa loro scansione, secondo quanto previsto sia dalle disposizioni civili (art. 2220 del c.c., e D.L. n.82 del 7 marzo 2005), sia dalle disposizioni fiscali ( DMEF del 23 gennaio 2004).

In sostanza l’azienda stampava su carta le scritture contabili, e successivamente, previa scansione, produceva un file privo di macroistruzioni e codici eseguibili su cui apponeva il riferimento temporale e la firma digitale del detentore, chiudendo infine il processo di conservazione sostitutiva previa apposizione di firma digitale del responsabile della conservazione e marca temporale.

La suddetta modalità di conservazione, a dire il vero poco utilizzata dalle aziende se non nei casi di conservazione sostitutiva del pregresso, era pienamente conforme sia alle disposizioni civili che fiscali.

La nuova modalità operativa nella tenuta e conservazione delle scritture contabili ex art.2215/bis cc

Con l’emanazione della Legge n.2 del 28 gennaio 2009, è stato introdotto il nuovo articolo 2215/bis del c.c., in tema di “documentazione informatica” che testualmente riporta:

“I libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta e’ obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell’impresa possono essere formati e tenuti con strumenti informatici.

Le registrazioni contenute nei documenti di cui al primo comma debbono essere rese consultabili in ogni momento con i mezzi messi a disposizione dal soggetto tenutario e costituiscono informazione primaria e originale da cui e’ possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge.

Gli obblighi di numerazione progressiva, vidimazione e gli altri obblighi previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture, ivi compreso quello di regolare tenuta dei medesimi, sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, ogni tre mesi a far data dalla messa in opera, della marcatura temporale e della firma digitale dell’imprenditore, o di altro soggetto dal medesimo delegato, inerenti al documento contenente le registrazioni relative ai tre mesi precedenti.

Qualora per tre mesi non siano state eseguite registrazioni, la firma digitale e la marcatura temporale devono essere apposte all’atto di una nuova registrazione, e da tale apposizione decorre il periodo trimestrale di cui al terzo comma.

I libri, i repertori e le scritture tenuti con strumenti informatici, secondo quanto previsto dal presente articolo, hanno l’efficacia probatoria di cui agli articoli 2709 e 2710 del codice civile”.

Sempre l’art.16 al comma 12/ter della Legge n.2 del 28 gennaio 2009, aggiunge poi che “L’obbligo di bollatura dei documenti di cui all’articolo 2215-bis del codice civile, introdotto dal comma 12-bis del presente articolo, in caso di tenuta con strumenti informatici, e’ assolto in base a quanto previsto all’articolo 7 del decreto del Ministro dell’economia e delle finanze 23 gennaio 2004, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 27 del 3 febbraio 2004″.

Vanno evidenziati da subito alcuni importanti punti:

1-al terzo comma è riportato obbligo di “vidimazione” (art.2215 primo comma c.c.), ancora richiesto per i libri sociali (art.2421 c.c.), ma non più obbligatorio per tutte le altre scritture contabili sia civili che fiscali, tranne naturalmente il caso in cui l’azienda intenda conferire alle proprie scritture contabili un valore probatorio ex art.2710 c.c. tramite una vidimazione iniziale prima della loro messa in uso;

2-l’art.16 al comma 12/ter della Legge n.2 del 28 gennaio 2009, riporta obbligo di “bollatura”, (art.2215 primo comma c.c.), ancora richiesto per i libri sociali (art.2421 c.c.), ma non più obbligatorio per tutte le altre scritture contabili sia civili che fiscali, tranne naturalmente il caso in cui l’azienda intenda conferire alle proprie scritture contabili un valore probatorio ex art.2710 c.c. tramite una vidimazione iniziale prima della loro messa in uso;

3-al quinto comma è chiaramente riportato che la modalità di tenuta ex art. 2215/bis non è obbligatoria, ma serve a conferire alle scritture contabili tenute in formato digitale, l’efficacia probatoria di cui agli articoli 2709 e 2710 del codice civile, ovvero la medesima efficacia probatoria della stampa su supporto cartaceo previa vidimazione iniziale prima della loro messa in uso.

In definitiva possiamo affermare che:

a-la modalità di tenuta di cui all’art.2215/bis del c.c , non elimina le 4 modalità sopra riportate, ma ne aggiunge una nuova, consentendo finalmente alle aziende di poter conservare in solo formato digitale le scritture contabili con un valore probatorio ex art 2709 e 2710 del c.c.;

b- la modalità di tenuta di cui all’art.2215/bis del c.c. si applica obbligatoriamente nella conservazione in formato digitale dei libri sociali obbligatori elencati all’art.2421 del c.c.( libro soci, libro delle obbligazioni, ecc. laddove espressamente dice: “I libri di cui al presente articolo, prima che siano messi in uso, devono essere numerati progressivamente in ogni pagina e bollati in ogni foglio a norma dell’art. 2215), dato appunto che per questi libri sociali è richiesta obbligatoriamente la vidimazione iniziale ex art.2215 c.c. primo comma;

c- l’art. 22 primo comma del DPR 600/1973 (registrazioni eseguite entro sessanta giorni) non si ritiene applicabile secondo le modalità di tenuta di cui all’art.2215/bis del c.c., dato appunto che siamo nell’ambito delle disposizioni civili e non fiscali.

Con il nuovo art.2215/bis del c.c. introdotto con la Legge n.2 del 28 gennaio 2009, le aziende hanno quindi ad oggi la possibilità di tenere e conservare le scritture contabili secondo cinque modalità:

1-Scritture contabili conservate su supporto cartaceo previa loro vidimazione iniziale

2-Scritture contabili conservate su supporto cartaceo senza vidimazione iniziale

3-Scritture contabili conservate in formato digitale adottando una conservazione sostitutiva di documento informatico

4-Scritture contabili conservate in formato digitale adottando una conservazione sostitutiva di documento analogico

5-Scritture contabili tenute e conservate in formato digitale adottando una conservazione sostitutiva di documento informatico avente un valore probatorio pari a quelle conservate su supporto cartaceo con vidimazione iniziale

In questo caso, l’azienda conserva le scritture contabili conferendo alle stesse un valore probatorio ex art. 2709 e 2710 del c.c., dato appunto che vengono sia correttamente tenute con apposizione trimestrale di firma digitale e marca temporale, sia correttamente conservate in formato digitale, secondo quanto previsto sia dalle disposizioni civili (art. 2220 del c.c., e D.L. n.82 del 7 marzo 2005), sia dalle disposizioni fiscali ( DMEF del 23 gennaio 2004).

In sostanza l’azienda trimestralmente produce un file privo di macroistruzioni e codici eseguibili, appone successivamente la firma digitale dell’imprenditore (o di altro soggetto dal medesimo delegato) e la marca temporale ai fini di una corretta tenuta, ed infine chiude il processo di conservazione sostitutiva, previa apposizione di firma digitale del responsabile della conservazione e della marca temporale.