Come avviene la procedura di archiviazione ottica?

Procedura di archiviazione ottica

L’archiviazione ottica di un documento analogico (pensiamo ad una fattura ricevuta da un nostro fornitore), avviene mediante l’uso di uno scanner, uno strumento informatico che permette di trasformare dati su carta in dati digitali e quindi visualizzabili sullo schermo del computer e facilmente archiviabili in supporti fisici (cd, chiavette USB, ecc.) o attraverso l’utilizzo di sistemi cloud.
Vi sono in commercio numerosi software che garantiscono un’archiviazione elettronica efficace ed efficiente nel pieno rispetto della normativa [call to action al software].
Generalmente vi sono due modalità di scansione dei documenti tramite ocr (optical character recognition – riconoscimento ottico dei caratteri) e per immagine.
Nel primo caso il software individua e riconosce i caratteri presenti nel documento e li dispone in un file di testo utilizzabile da un qualsiasi editor visuale (come Micrososft Word, ad esempio). La tecnologia attuale permette ottimi risultati: questi, tuttavia, dipendono in larga misura dal grado di conservazione del documento cartaceo originale, dalla qualità di stampa dello stesso, ecc.. Pertanto spesso sono necessarie piccole correzioni. La scansione per immagine prevede invece la trasformazione del documento cartaceo in un file di immagine, pertanto viene sempre preservato il testo di quest’ultimo.

Modalità di inserimento dei dati

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Possono essere individuate tre distinte modalità di inserimento dati nel corso di una sessione di archiviazione elettronica:

  • Modalità tradizionale: i dati vengono inseriti in sequenza, secondo l’ordinamento desunto dai documenti cartacei. i dati possono poi presentarsi in posizione fissa o variabile a discrezione dell’operatore. Questa modalità è totalmente automatizzata.
  • Modalità da immagine e modifica manuale: questa modalità prevede la trasformazione in formato digitale tramite ocr richiedendo, però, attività di correzione manuale.
  • Modalità on line: viene affidato in outsourcing l’archiviazione ottica. In questo caso una società che offre tale servizio, offre del personale, opportunamente addestrato, che riceve dalla società appaltante il servizio una prima scansione della documentazione e procede, poi, alla correzione dei documenti digitali. Questo servizio si rivela molto valido per aziende di grosse dimensioni, consentendo di ottimizzare le risorse risparmiando tempo e spazi.