Cos’è l’archiviazione ottica?

Quando parliamo di Archiviazione Ottica, intendiamo la trasformazione dei documenti da analogici a digitali. Mediante essa è possibile abolire l’uso della carta attraverso procedure stabilite dall’Ordinamento Giuridico Italiano.

Utilizzando supporti ottici è possibile archiviare velocemente e con un ridottissimo consumo di spazio tutta la documentazione rilevante di enti pubblici, aziende, contribuenti, professionisti e uffici giudiziari.

E’, inoltre, possibile la trasformazione di vecchi archivi cartacei in archivi digitali liberando preziose risorse in qualsiasi organizzazione, mantenendo nel contempo inalterata la loro dignità giuridica. Tale operazione è garantita dalla firma digitale, cioè lo strumento più adeguato a garanzia di autenticità e integrità dei documenti conservati digitamente.

L’archiviazione ottica nel dettaglio

Grazie alla riforma della Pubblica Amministrazione è ora possibile trasferire gli archivi cartacei su supporti informatici, mantenendo inalterata l’efficacia legale dei documenti digitali così creati.

Quando si parla di archiviazione ottica ci si riferisce spesso al cosiddetto documento informatico. Quest’ultimo può essere inteso sia come documento già inizialmente su supporto elettronico, sia come documento cartaceo poi convertito in formato digitale. Per garantire un flusso documentale efficace ed efficiente è necessario porre molta attenzione alla conservazione e alla classificazione dei documenti informatici: devono essere garantite integrità, identità, provenienza, reperibilità, sia in riferimento al singolo documento che a interi gruppi.

A questo riguardo rivestono particolare importanza la classificazione e la fascicolazione dei documenti.

La classificazione e la fascicolazione favoriscono la sedimentazione stabile dei documenti prodotti e acquisiti dall’Amministrazione nel corso della propria attività: solo così si assicura la possibilità per l’Amministrazione stessa e per il cittadino di accedere ad una informazione contestualizzata, che dia conto del patrimonio informativo utilizzato a supporto di una determinata attività amministrativa.

Il Testo Unico sulla documentazione amministrativa dispone infatti che in ciascuna amministrazione sia presente un servizio che si occupi della gestione informatica dei flussi dei documenti e degli archivi.